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项目管理与Project2000的应用
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2011-12-30
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众所皆知,项目管理要做的三件大事就是:计划、组织和控制,然而如何计划、组织和控制好一个项目,不仅要求项目经理要有系统的项目管理理论知识和丰富的项目经验,而且一套优秀的项目管理工具软件也很重要。有效的运用好项目管理工具,它能使我们的项目管理工作事半功倍。下面就侧重从计划的制定、计划的应用,以及计划的控制等三个方面,来谈谈如何使用Project2000这个有效的工具来帮助我们做好项目管理工作。
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项目管理与
Project2000
的应用
[前 言]:众所皆知,项目管理要做的三件大事就是:计划、组织和控制,然而如何计划、
组织和控制好一个项目,不仅要求项目经理要有系统的项目管理理论知识和丰富的项目经
验,而且一套优秀的项目管理工具软件也很重要。有效的运用好项目管理工具,它能使我
们的项目管理工作事半功倍。下面就侧重从计划的制定、计划的应用,以及计划的控制等
三个方面,来谈谈如何使用 Project2000 这个有效的工具来帮助我们做好项目管理工作。
[关健词]:基准计划、比较基准工期、比较基准成本、工期差异、成本差
异、BCWS、ACWP、BCWP、SV、CV 等。
一、 项目管理与 Project2000 的关系
在项目管理知识体系中,包括九大知识领域(范围管理、时间管理、费用管
理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、综合管
理)。但从项目管理辅助工具软件 Project2000 来说,它包含了这九大知识领
域中的 5 大核心领域,另外 4 个领域需要通过其它辅助工具或人工操作来完
成。包括的 5 大领域如下所述:
1、 范围管理
项目管理的第一个知识领域就是"范围管理",在项目范围中,包括两层内容:
一是项
目范围;二是产品范围。项目范围针对的是我们项目的目标,包括软件开发、
集成、培训和项目实施等。产品范围侧重在软件的需求范围,可以理解为对项
目范围的一个重要补充。两者有一定关联,但也各有侧重,只有这两者相加,
才构成了我们完整的项目范围。然而在 Project2000 工具中,指的项目范围是
指第一种,结果输出就是 WBS 分解。
2、 时间管理
时间管理也称进度管理,在 Project2000 中,它提供了工期估计、工作搭接关
系、进度安排、进度控制等基本功能。还能够自动计算出关健路径,可以很方
便的设置我们的里程碑控制点,并能够实现项目的动态跟踪。还提供了多种时
间的管理方法,甘特图、网络图、日历图等。应该说时间管理,是 Project
2000 中最强大的功能。
3、 费用管理
在费用管理中,Project2000 中采用的是"自底向上费用估算"的技术,由于它
是依赖每个 WBS 任务的估算,所以使得费用估算更为准确。并且它还能与
EXCEL 等进行结合,生成费用曲线图和挣得值趋势图。
4、 人力资源管理
在人力资源管理中,Project2000 提供了人力资源的规划、人力资源责任矩
阵、资源需求直方图、资源均衡等,它能帮我们做好资源的分配、进行资源的
工作量、成本和工时的统计。
5、 整合管理
项目管理的整合管理就是对于整个项目的范围、时间、费用、资源等进行综合
管理和协调,在 Project2000 中,它能根据范围、时间、资源的变化自动进行
相应计算和调整。
二、 Project2000 使用前的环境设置
在进行计划编制前,需先设置好 Project2000 的使用环境,这样可以更方便我
们计划编
制时的操作。环境设置一要根据自己的习惯,二是要根据项目的实际情况。下
面介绍几种常用的环境设置项。
* 首先,要设置项目摘要信息,在摘要信息中需输入该项目的标题、项目经理和
单位等信息。主要是便于打印时显示的信息。
操作方法:选中菜单 文件-》属性-》摘要信息-》。
* 设置项目的日历,默认从星期日开始,中国人的习惯一般是从周一开始。
操作方法:选中菜单 工具-》选项-》日历-》每周开始于-》。
* 设置任务类型,默认为"固定工时",固定工时的含义是当一项任务分配给一个
人做是 10 天,当增加一人时,则工期自动变为 5 天。我们的操作习惯应该是人
员增加时,原工期一般要求仍不变。所以需选择为"固定工期"。
操作方法:选中菜单 工具-》选项-》日程 -》默认任务类型-》。
* 设置 WBS 编号,默认无 WBS 编号,为了计划阅读清晰,建议设置大纲编号
作为 WBS 编号。
操作方法:选中菜单 工具-》选项-》视图-》选中显示大纲编号。
* 设置工作时间,默认是按标准日,也即周六、周日休息。行政日指不但考虑周
六、周日休息,而且考虑到中国的传统节假日(如国庆、五一等)。我们一般
要根据项目的具体情况,如该项目比较工期比较紧,项目组要求每周六加班,
周日休息,那么就需将周六设置为"非默认工作时间"。
操作方法:选中菜单 工具-》更改工作时间-》选中对象-》非默认工作时
间。
* 设置条形式样式,可根据自己的习惯,设定关健任务、非关健任务、进度条、
里程碑为不同的样式和颜色。
操作方法:选中菜单 格式-》条形图样式-》。
说明:建议环境设置可以设置为一个模板,这样就无需每个项目都进行设置一
下,提高计划编制效率。
三、 如何使用 Project 2000 来制定计划
在项目管理知识体系中,项目的计划包括 4 个核心计划和 4 个辅助计划,4 个
核心计划为:范围计划、人力资源计划、进度计划和费用计划;4 个辅助计划
为:质量计划、沟通计划、风险计划和采购计划。利用 Project2000 工具,能
很方便的完成 4 个核心计划的制定。
为了使我们能够更好的掌握如何运用 Project2000 工具来做计划的,在这里将
上述讲述的 4 个核心计划,分解成 8 个步骤来讲述,并在每个步骤当中,给予
案例,这样更便于我们的理解和操作。
案例背景描述:
某企业决定开发一套项目管理软件。
该软件的主要功能包括:项目及工作信息的录入、项目网络计划图的绘制、项
目时间计划的安排、甘特图计划的制定、项目执行信息的录入与分析及各种计
划报表的输出等。该企业准备投入 25 万元进行该系统的开发,时间要求是 20
~25 周。该软件项目的计划开始时间是 2002.1.1 日,企业要求软件正式验收
前需要试运行4周以上的时间,并根据试运行情况进行适当修改。
1、 目标确定
项目目标就是实施项目所要达到的期望结果,是衡量项目成功与否的标
标准。项目目标
包括约束性目标和成果性目标。约束性目标主要指进度、费用、质量三重约
束,成果性目标主要指要完成的产品。
项目目标的描述必须明确、具体、尽量定量描述,需满足 Smart 原则:
* Speci!c 明确
* Measurable 可衡量性
* Achievable 虽然极具挑战性, 但是有计划完成
* Result Driven 面向成果
* Time 具时间性
案例示范:目标描述:
a、 总费用:在 25 万的费用预算内;
b、 时间:从 2002 年 1 月 1 日开始,至 2002 年 6 月 27 日完成,总工期 24
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itlhb
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