1 目的
为了确保集团质量管理体系运行中使用的文件为有效版本,防止作废文件的逾
期使用。对集团围与质量管理体系有关的文件,进行有效的控制。
2 适用围
适用于本集团所有与质量管理体系有关的文件控制。
3 职责
3.1 总经理负责批准、发布《质量手册》、《程序文件》。
3.2 管理者代表组织编制质量管理体系文件,并负责审核《质量手册》、
《程序文件》。
3.3 副总经理负责相关业务围的文件审批、会签。
3.4 集团办公室负责《质量手册》、《程序文件》的编制、发放、更改和管
理;负责对现有体系文件的定期的评审;负责文件的收集,整理和归档、保存
等项工作。
3.5 各中心负责本中心与质量管理体系有关的文件(如作业指导书)的编制、
使用、收发、整理、归档等项工作。
4 工作程序
4.1 文件的分类与保管
4.1.1 文件的分类
a 质量管理体系文件包括:《质量手册》、《程序文件》;
b 技术文件包括:服务标准,服务规,作业文件,有关技术资料等;
c 管理性文件包括:管理标准、规章制度、工作标准、岗位职责等;
d 外来文件包括:国家、行业标准、法律法规、上级下发的文件等.
4.1.2 文件的保管
a 类文件由集团办公室控制收发,各中心办公室负责保管。
b、c、d 类文件由各中心上报文件目录清单,文件原文由各部门保管。部分文
件复印件交集团办公室保管。集团办公室负责编制总目录清单。
4.2 文件的代号与编号
4.2.1 文件的代号
a 质量手册:ZS 程序文件:CX 作业指导书:ZY 记录:JL
收文:SW 发文:FW 通知:TZ 呈文:CW 批文:PW
b 集团下属各部门代号:
后勤集团: HJ 集团办公室: 财务部: JC 人力资源部:RZ
校医院: YY 学生公寓中心:GY 餐饮中心: CY 物业中心: WY
三产公司: SC 供热中心: GR 热力生活中心:RL 幼教中心: YJ
运输中心: YS 商贸公司: SM 外事中心: WS 邮政局: YZ
科技大厦: KJ
4.2.2 文件的编号
a 质量手册:
公司名称代号-ZS-版次,手册中各章以章节号区分。
例如:HJ-ZS-A 表示后勤集团质量手册第 1 版。
b 程序文件:
公司名称代号-CX-文件序号-条款号
例如:HJ-CX-2-4.2.4 表示后勤集团程序控制的第 2 个文件,条款 4.2.4 项。
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