超详细的EXCEL使用秘籍财务人员必看.doc

Excel作为财务人员日常工作中离不开的工具，是处理数据、制作报表和分析的得力助手。为了更好地利用这一工具，提高工作效率和减少错误，本文将介绍四个实用技巧，这些技巧对财务人员来说具有极大的帮助。 关于建立分类下拉列表填充项，这一方法适用于输入公司名称等具有分类特性的数据。传统上，财务人员在处理这类数据时可能会因手动输入而产生错误。通过创建一个分类数据库，可以有效避免此类问题。在Sheet2中，首先创建一个包含所有公司名称的数据库，按照类别分列。随后，在Sheet1中，选择需要输入公司类别的列（比如C列），并设置数据有效性，选择“序列”选项，然后在来源中输入类别名。对于需要输入公司名称的列（比如D列），同样设置数据有效性，但这次使用INDIRECT函数来引用C列的值作为来源。这样一来，当在C列选择了某一公司类别后，D列会自动显示出该类别下所有公司的名称列表，极大提高了输入的准确性和效率。 接下来，建立“常用文档”新菜单。财务人员在使用Excel时，常常需要打开一些常用的工作簿文档。为此，创建一个自定义菜单可以大大加快访问速度。这一操作可以通过在工具栏上添加一个新菜单来实现，然后选择“超链接”命令，并将其拖放到新菜单中，根据需要为菜单命名，如“工资表”。之后，为每个菜单项分配一个指向相应工作簿文档的超链接，如此一来，只需点击相应菜单即可迅速打开常用的工作簿，大大节省了寻找文件的时间。 第三项技巧是让不同类型的数据用不同颜色显示。Excel中的条件格式功能能够根据数据的特定条件改变其显示颜色，这一功能对于数据的快速识别极为有用。例如，可以设置条件，让工资总额大于等于1000元的显示为红色，大于等于1500元的显示为蓝色，而低于1000元的显示为棕色，不满足以上条件的数据则显示为黑色。通过在条件格式对话框中设置相应的条件和字体颜色，可以更直观地观察和分析数据。 制作“专业符号”工具栏。在财务工作中，常常需要输入特定的专业符号，频繁地输入这些符号既耗时又容易出错。利用Excel的宏录制功能可以简化这一过程。首先录制下每一个专业符号的输入过程，然后在“自定义”对话框中新建一个工具栏，并将录制的宏添加到工具栏上。这样，只需要点击工具栏上的按钮，就可以快速输入所需的特定符号，极大地提高了工作效率。 综合以上所述，这些Excel使用技巧是财务人员提升技能、优化工作效率和减少错误的关键。掌握这些高级功能，能够使财务报表更加整洁、易于阅读，从而在Excel使用上更上一层楼。财务人员在实践中应不断学习和运用这些技巧，以确保其在工作中能够高效、准确地完成各项任务。