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财务人员常用的Excel表格使用技巧.doc
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财务人员常用的Excel表格使用技巧.doc
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财务人员常用的 Excel 表格使用技巧
1、分数的输入
如果直接输入“1/5”,系统会将其变为“1 月 5 日”,解决办法是:先输入“0”,然后输入空
格,再输入分数“1/5”。 2、序列“001”的输入
如果直接输入“001”,系统会自动判断 001 为数据 1,解决办法是:首先输入“'”(西文单
引号),然后输入“001”。
3、日期的输入
如果要输入“4 月 5 日”,直接输入“4/5”,再敲回车就行了。如果要输入当前日期,按一下
“Ctrl+;”键。
4、填充条纹
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹,可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格
填入“*”或“~”等符号,然后单击此单元格,向右拖动鼠标,选中横向若干单元格,单击“格式”
菜单,选中“单元格”命令,在弹出的“单元格格式”菜单中,选择“对齐”选项卡,在水平对齐下
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拉列表中选择“填充”,单击“确定”按钮(如图 1)。
5、多工作表中输入一样的容
几个工作表中同一位置填入同一数据时,可以选中一工作表,然后按住 Ctrl 键,再单击
窗口左下角的 Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入一样容的多个工作表,接着在其中
的任意一个工作表中输入这些一样的数据,此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之
中。输入完毕之后,再次按下键盘上的 Ctrl 键,然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作
表,解除这些工作表的联系,否则在一表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表。
6、不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格,按住 Ctrl 键,用鼠标单击其他单元格,就将这些单元格全部都选中了。
在编辑区中输入数据,然后按住 Ctrl 键,同时敲一下回车,在所有选中的单元格中都出现
了这一数据。
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7、在单元格中显示公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的,想要快速知道每个单元格中的公式形式,以
便编辑修改,可以这样做:用鼠标左键单击“工具”菜单,选取“选项”命令,出现“选项”对话框,
单击“视图”选项卡,接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效,单击“确定”按钮(如图 2)。
这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示,就再设置“窗口
选项”栏下的“公式”项失效即可。
8、利用 Ctrl+*选取文本
如果一个工作表中有很多数据表格时,可以通过选定表格中某个单元格,然后按下 Ctrl+
*键可选定整个表格。Ctrl+*选定的区域为:根据选定单元格向四周辐射所涉与到的有数据
单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格,并能有效避免使用拖动鼠标方
法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。
9、快速清除单元格的容
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如果要删除容的单元格中的容和它的格式和批注,就不能简单地应用选定该单元格,然
后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元
格围;单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令,这些单元格就恢复了本来面目。
10、单元格容的合并
根据需要,有时想把 B 列与 C 列的容进行合并,如果行数较少,可以直接用“剪切”和“粘
贴”来完成操作,但如果有几万行,就不能这样办了。
解决办法是:在 C 行后插入一个空列(如果 D 列没有容,就直接在 D 列操作),在D1
中输入“=B1&C1”,D1 列的容就是 B、C 两列的和了。选中 D1 单元格,用鼠标指向单元格
右下角的小方块“■”,当光标变成"+"后,按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处,就
完成了 B 列和 C 列的合并。这时先不要忙着把 B 列和 C 列删除,先要把 D 列的结果复制一
下,再用“选择性粘贴”命令,将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉 B、C、D 列的数据。
下面是一个“&”实际应用的例子。用 AutoCAD 绘图时,有人喜欢在 EXCEL 中存储坐标
点,在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x,y”的形式,首先在 Excel 中输入坐标
值,将 x 坐标值放入 A 列,y 坐标值放入到 B 列,然后利用“&”将 A 列和 B 列合并成 C 列,
在 C1 中输入:=A1&","&B1,此时 C1 中的数据形式就符合要求了,再用鼠标向下拖动 C1
单元格,完成对 A 列和 B 列的所有容的合并(如图 3-4)。
合并不同单元格的容,还有一种方法是利用 CONCATENATE 函数,此函数的作用是将
若干文字串合并到一个字串中,具体操作为“=CONCATENATE(B1,C1)”。比如,假设在
某一河流生态调查工作表中,B2 包含“物种”、B3 包含“河鳟鱼”,B7 包含总数 45,那么:
输入“=CONCATENATE("本次河流生态调查结果:",B2,"",B3,"为",B7,"条/公里。
")” 计算结果为:本次河流生态调查结果:河鳟鱼物种为 45 条/公里。
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11、条件显示
我们知道,利用 If 函数,可以实现按照条件显示。一个常用的例子,就是教师在统计学
生成绩时,希望输入 60 以下的分数时,能显示为“不与格”;输入 60 以上的分数时,显示为
“与格"。这样的效果,利用 IF 函数可以很方便地实现。 假设成绩在 A2 单元格中,判断结
果在 A3 单元格中。那么在 A3 单元格中输入公式: =if(A2<60,“不与格”,“与格”) 同时,
在 IF 函数中还可以嵌套 IF 函数或其它函数。
例如,如果输入: =if(A2<60,“不与格”,if(A2<=90,“与格”,“优秀")) 就把成绩
分成了三个等级。
如果输入 =if(A2<60,“差",if(A2<=70,“中”,if(A2<90,“良”,“优”))) 就把成
绩分为了四个等级。
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