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公文管理需求分析文档.doc
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公文管理:
一.公文管理介绍
公文管理的定义
公文,全称公务文书,是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活
动或处理公务活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定
的具有传递信息和记录作用的载体。
那么公文管理的定义就是对公文的创制、处置和管理,即在公文从形成、
运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中,以特定的方
法和原则对公文进行创制加工、保管料理,使其完善并获得功效的行为或过程。
公文管理包括两部分:收文管理与发文管理。收文是指该文件是需要传递
到哪个部门的,或者是哪各部门进行签发存档的;发文则是指该文件是有哪个
部门制定和引发的。而于同一个单位,收文处理和发文处理就是两个“口”,即
文件的进口与出口,而此处的文件指的不是同一个文件。
公文管理的特点
1、操作简易:直接通过 IE 浏览器浏览访问,在机器上不用安装客户端,这样
既减少了工作量,又使系统的使用和维护变得非常的方便。
2、灵活运转:可跳越式审批,撤回。(与工作流紧密衔接即多个参与者之间按
照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程)
3、即时监控:实时跟踪系统传递信息情况,提醒用户及时对文件进行处理。
4、安全可靠:用户和权限设置完全可靠,用户无权查看非自己呈报、签发或待
办文件。
公文管理的作用
第一、领导和指导作用。
第二、行为和规范作用。
第三、宣传和教育作用。
第四、联系和知照作用。
第五、依据和凭证作用。
公文管理的秘密等级
按秘密等级划分,公文可分为绝密公文(绝密件)、机密公文(机密件)、
秘密公文(秘密件)、内部公文(内部件)、国内公文(国内件)、公开公文
(公开件)。
公文管理的类别
命令(令)、决定、公告、通告、通知 、通报、议案、报告、请示 、批复、
意见、函、会议纪要。
公文式样
公文管理业务图
公
文
管
理
发文
收文
拟稿
核稿
审核
发文
签发
归档
签收
登记
拟办
阅批
分 / 催办
承办
归档
查询
普通公文
归档公文
图 公文管理业务图
公文管理各个模块
1. 办公发文模块:发文处理是指以本单位发出去的文件的处理过程。行
文具有相似的工作处理流程。发文处理模块有以下要求:所有的发文要求通过
计算机进行拟稿、核稿、审核、签发、发文、归档。
2. 办公收文模块:收文处理是指给本单位或本单位领导或有关部门批阅
的文件的处理过程。收文处理模块有以下要求:要求对所有来文通过计算机进
行签收、登记、拟办、阅批、分办、承办、催办、归档。
3. 公文查询模块:公文查询模块分为两部分,分别为发文查询和收文查
询,每个查询又分为确切查询和模糊查询。
4. 归档公文查询模块:此模块包括归档发文查询,归档收文查询。
这四个模块的关系如下图所示:
通过
未通过
通过 未通过
反馈消息
得知签收后
查询
拟稿
核稿
审核
签发
退回
发文
归档
()
主要
功能
查看
签收
收文登记
拟办
阅批
分 / 催
办
承办归档
超过一定期则催办
图 各模块的关系
二.收文处理与发文处理
收文处理与发文处理
**收文处理是对外单位送本单位的已成文件的处理,包括传递、签收、签记、
分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文处理是根据外
单位来文、有关领导指示或有关实际情况等,对本单位拟向外单位发出的未成文
件的处理。包括拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、
销毁等程序。
通过公司的内部网络,利用系统中的公文管理将传统的人工公文呈报方式
改为网上传递,加强文秘的管理职能,缩短公文流转时间,提高办公效率。其
传递过程,主要分为公文呈报、公文签发、公文跟踪、公文查询和待办公文五
部分。
1.公文呈报:公文呈报环节为用户提供写公文呈报申请、添加呈报附件、并进
行呈报提交的功能。另外,在公文呈报撰写的过程中,系统还为用户提供了设
置文件类型、秘密等级和文件等级的功能。
2.公文签发:公文签发环节,为用户提供签发操作的功能,并在用户界面内以任
务栏表格的形式自动产生待签发文件列表,为用户提供简便的操作手段。
在用户签批意见时,系统为用户提供添加附件的功能,并使得签批人能够在“签
批意见栏内”能够浏览到领导的批示意见。
3.公文跟踪:提供了对公文传递流转过程的跟踪功能,使用户能够在公文流转过
程中的任何时候进行公文流转情况的查询,并且系统在公文流转期间,允许呈
报者和签发者跟踪公文,在结束流转后,允许参与者查看公文的流转记录。追
踪记录分为流转过程记录和分发过程记录,记录以列表的形式表示,为用户提
供了易用、方便的界面。
4.公文查询:通过关键字信息,可迅速找到您所需要的以往发文文件,包括当天
的发文信息及符合规定查询日期内的具有可阅读权限的发文信息,在文件检索
输入框中,输入您要想检索的关键字信息,执行查询,系统会弹出符合查询条
件的结果页面。对于已经结束的公文,可在公文查询界面中重新查看。
5.待办公文:待办公文为用户提供了待办理公文的操作界面,系统以列表的形式,
为用户提供了需要处理地待办公文信息,当用户完成版办理或阅读后,系统会
自动从此列表中删除此项。
各个内部流程介绍
1.公文起草:通过公文起草模块,可以创建要流转的文件。
2.已发公文:通过已发公文模块,可以查看自己发送的公文的详细信息,包括公
文现在的所处的节、公文要流转的路径以及公文具体信息。
3.待办公文:通过待办公文模块,可以查看需要自己审批的公文,并对其进行审
批。
4.已办公文:通过已办公文模块,可以查看自己审批过公文的详细信息,包括公
文现在的所处环节、公文要流转以及公文的具体信息。
5.公文委托:通过公文委托模块,可以委托其他同事代替自己审批公文。
6.流程监控:通过流转监控模块、可以查看自己所发公文所处的环节以及已批环
节的审批内容。
7.类别定制:通过类别定制模块,可以定制公文类别、流程路径、员工角色、部
门以及管理员工信息。
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