档案信息检索及利用电子化探讨
摘 要:在科学技术不断发展更新的今天,越来越多的新技术被运用到企业工作中,
由于技术的加持以往的工作效率由此得到了极大提升,在这样的大趋势下,档案信息检索
与电子化的结合似乎不可避免。本文阐释了档案信息检索利用电子化技术后所带来的利
好,并把电子化进程中存在的问题依次列出加以分析探讨,而后针对这些问题提出了相应
的解决策略,以促进档案信息检索电子化进程的发展。
关键词:档案信息;检索;电子化
DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.103
档案信息检索是档案工作的重要组成部分之一,主要通过检索对档案信息进行快速搜
寻并查看。档案信息检索利用电子技术主要是运用计算机的超强信息处理能力,来帮助对
档案信息的整理、收集、检索等操作,计算机技术的出现打破了先前传统的档案信息检索
的二维空间限制,单一的人工筛选被摒弃,转而变为电子技术的高效率筛选。电子化对档
案信息检索的发展具有推进作用,极大地提高了工作时效性。
1 档案信息检索及利用电子化价值
随着档案文献的数量增多,并且还在以逐年积累的方式不断上升,传统的检索方式已
经落后,且耗时长、成本高、检索效率慢,这极大阻碍了档案信息检索的发展。于是就有
了电子化与档案信息检索技术的接轨,电子技术的赋能加持后带来的利好主要有以下几方
面:
1)检索效率提高。在以往还是人工检索档案信息的时候,需要人工在海量的档案资
料中找到其间的个别信息,这就要求了相关工作人员对档案信息熟练掌握,并对档案的分
类、收集齐整、字迹清晰易辨等有一定要求,在实际操作中又费时又费力。在运用计算机
软件或是相关网站时,通过其强大的信息处理能力对档案信息进行管理,将档案内容通过
扫描输入到计算机内存储,在需要检索时通过计算机软件或档案网站内的搜索功能,输入
关键字按下确认键即可快速地找寻到需检索地内容,大大地缩减了检索的时间,档案信息
检索变得高效。
2)便于档案流通共享。在以往还没运用上电子化技术时,往往因为时间和空间的限
制,其它单位或企业要调用档案对其信息进行检索时,往往就要通过档案存放地的工作人
员检索后才能知晓,这来回间的沟通大大损耗了时间,这也就导致了企事业单位之间不能