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海南省档案信息化建设构想.pdf
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海南省档案信息化建设构想
海南省档案信息化建设构想
一、序言
随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入,政府机关和企事业
单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门,已经面临着信息爆炸和技术变
革带来的强大压力,如何变被动为主动,适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考
虑的问题。随着时间的推移,档案工作者已经越来越深刻地认识到,利用新的理念、新的
技术、新的方法来管理档案的重要性,正在探索一条档案管理现代化的道路,而最大限度
地开发与运用计算机技术已经成为档案管理现代化的最重要的内容。
在新的形势下,国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》,这是“十五”
计划期间全国档案事业发展的唯一一个专项规划。在“十五”期间,全国档案信息化建设
的目标和主要任务是:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,加快档案
信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字
化和数据库建设,在部分中心城市建设示范性数字档案馆,开展公众网上查询档案信息服
务,加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。在《实施纲要》中提
到:“十五”末,各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域
网,基本实现档案管理现代化和办公自动化;依托当地应用系统建设工程,建立为各级党
政机关服务的档案目录信息中心,为逐步构建中国档案文献数据库创造条件;依托公众信
息网,建立面向社会、服务公众的档案网站,逐步构建全国档案工作信息网。
根据国家档案局“十五”规划的要求,各省、直辖市都将档案信息化建设纳入了政府
电子政务建设的总体规划,同时陆续启动了大规模的档案信息化建设,例如上海、广东、
山东、北京、福建等省市在目录中心建设、电子文件中心建设、“数字档案馆”建设、管
理自动化等方面都做出了突出成绩,取得了良好的效果,树立了政府形象。
海南省的档案信息化建设起步并不算晚,但由于缺乏总体规划、政策支持、建设资金
等各种原因,以至于现在已经远远落在了其它兄弟省市的后面。为此需要将档案信息化建
设尽快纳入全省信息化工作的总体规划,与各级政府机关网络、硬件、应用系统等方面的
建设同步、协调发展,使档案部门也在海南“信息智能岛”的战略目标中占有一席之地,
作出自己的贡献,发挥档案作为社会生活中的核心信息的独特意义、作用和价值。
为落实省委、省政府关于建设“信息智能岛”的重大决策,积极配合电子政务建设,
实施信息化带动策略,推动全省档案事业可持续发展,根据《海南省信息化“十一五”规
划》和《全国档案信息化建设实施纲要》的要求,结合我省档案工作的实际,制定本建设
规划。
二、全省档案信息化建设现状
“九五”以来,海南省档案局(馆)就开始了档案管理现代化建设的探索与开拓,尤
其是近几年来,我们以档案信息化带动档案管理现代化,着眼档案信息化建设全局,突出
重点,加强引导,积极推进全省档案信息化建设进程,努力使档案信息化与全省信息化建
设协调发展,取得了一定成就。目前,省档案局(馆)初步建成了“三网一库一站”,“三
网”即建成了 90 个信息点的局域网,按照物理隔离的要求,分别联通了党政专网、公众
信息网;“一库”即建立了档案基础数据库,现有档案目录数据 80 多万条;“一站”即
开通了海南省档案信息网站——“琼兰阁”,为档案政务处理、档案宣传和实现档案信息
资源社会共享提供了新的阵地。各市县档案局(馆)结合实际,加强了对信息化工作的规
划、领导和投入,市、县档案局(馆)都开通了档案网站。县级以上机关、企业事业单位档
案机构计算机拥有率、档案管理软件普及率有了明显提高。
㈠档案信息资源情况。
全省现有各级各类档案馆 29 个(其中:国家综合档案馆 19 个,专门档案馆 1 个,部
门档案馆 4 个,企业档案馆 2 个,科技事业单位档案馆 3 个),馆藏 1733 个全宗,36.08
万卷档案,音像档案 974 盘,照片档案 5.27 万张,电子档案 264(盒、张)。通过开展档案
馆达标升级活动,各档案馆馆藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目
录、卷内目录、专题索引、专题卡片等各种检索工具。已录入计算机的档案案卷目录有 12
万多条,文件级目录近 150 万条,约占馆藏档案著录任务总量的 15%。
省属机关、企业事业单位档案室 156 个,室藏 31.11 万卷档案,音像档案 31626 盘,
照片档案 2.95 万张,电子档案 1318(盒、张)。各单位已普遍使用计算机编辑、打印文
件,每年有大量的电子文件在计算机中产生,而这些已经存储在磁盘上的电子文件,经签
发打印成正式的纸质文件后,多数未能妥善保存,有的虽有保存,但缺乏统一管理,造成
人力、财力和信息资源的浪费。据调查,在省直单位中,有近 10%的单位实现了办公自动
化,文件归档采取电子文件与纸质文件并存的方式;有少量单位在纸质文件归档的同时开
始收集电子文件,大多数单位尚未开始这项工作。
市县属机关、企事业档案室 2300 多个,室藏档案约 60 万卷。除极少数单位外,绝大
多数单位尚未开展计算机管理档案。
㈡基础设施建设情况。
目前,全省各级综合档案馆拥有计算机 145 台,服务器 7 台,复印机 29 台,中央空调
3 套、分体空调机 109 台,去湿机 42 台,消毒设备 9 台。海南省档案馆九十年代中期建设
了一个完整的局域网,全局接入点 90 个。由于服务器购买较早(1996 年),配置低、性
能差,根本无法满足今天大型应用的需要,不能承载大型数据库和海量业务数据,更不能
运行依赖于高性能服务器的网络应用。安全防护设施几乎没有,档案数据保密方面的问题
非常突出。
市县级档案馆硬件建设较差,各级政府对档案信息化建设的重要性认识不足,对档案
信息化建设经费投入过少,档案信息化建设没有纳入本地、本部门信息化发展规划和档案
事业发展计划,政府信息化建设规划未有档案信息化建设成分。除海口、儋州、澄迈等少
数几个市县外,大多数市县都仅配置一台计算机,而且档次很低。有 5 个市县档案馆没有
复印机、去湿机、空调机等设备。18 个市县档案馆中,仅有 3 台消毒设备。
省属厅局单位档案室设备配置情况相对较好,省属机关、企业事业档案室拥有电子计
算机 167 台,服务器 17 台,复印机 60 台,分体空调机 171 台,去湿机 95 台,消毒设备
为零。档案管理被评为省一级的单位全部实现计算机管理档案目录。部分单位档案部门的
计算机与单位的办公或业务计算机网络连接,个别单位档案部门已经实现了文件、档案管
理自动化,做到了电子文件的实时归档,即时提供利用。
㈢人才队伍情况。
从 1998 年开始,省档案局开展计算机管理档案操作技术知识培训工作,全省大多数
档案局(馆)的领导和业务骨干受过培训。通过培训,各级档案干部对档案信息化建设的
认识不断提高,计算机知识不断丰富。
据统计,目前全省各级各类档案馆中,专职人员 257 人,具有大学本科以上学历的有
79 人,占 31.73%,中专以下人员 67 人,占 26.07%。省属机关、企业事业单位档案室中,
专职人员 115 人,大学本科以上 30 人,占 26.08%;中专以下人员 22 人,占 19.13%。
全省共有研究馆员 1 人、副研究馆员 7 人,仅占全省各级各类档案馆中专职人员的
3.11%;馆员 26 人,占 10.12%;助理馆员以下初级职务 73 人,占 28.40%。中级以上专业
技术职务人员大部集中在档案局(馆),省属机关、企业事业单位档案室不足 20 人。计算
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