会议管理流程指引.docx

会议管理流程是组织高效运作的关键组成部分，特别是在房地产公司的工程中心，会议的作用尤为重要，因为它涉及到项目的推进、部门协作和决策制定。以下是对会议管理流程指引的详细解析： 1. **会议类别与会议事项**： - **工程中心月度运营/项目周运营会**：这类会议主要是对项目的运营情况进行总结与规划，包括月度计划完成率、设计变更、收方签证、提单、结算完成率以及成本控制等关键指标的汇报，同时协调解决跨部门问题。参会人员通常包括工程中心、项目经理、技术、成本、设计、报建专员等。会议由工程中心运营经理或项目经理主持，每月和每周分别举行一次。 - **职能中心（部）周例会**：部门内部的周例会，用于汇报上周工作完成情况和下周工作计划，提升部门协同效率。由部门负责人召集，全体员工参加，每周固定时间进行。 - **专业部门工作会议**：这些会议更专注于特定的议题或项目，旨在制定工作计划、强化部门沟通，讨论并提出解决方案。 2. **会议管理流程**： - **提出申请**：会议发起部门需要提前向工程中心提交会议申请，明确会议目的、议题和预期结果。 - **会议准备**：确定会议议程，预定会议室，准备相关资料，确保所有参与者都清楚会议内容和目标。 - **发出通知**：由职能中心或部门文员负责发出会议通知，确保参会人员知晓会议时间和地点。 - **召开会议**：会议主持人引导会议进程，参会人员按照议程进行汇报和讨论。 - **会议纪要**：会议结束后，由指定人员记录会议纪要，包括重要决策和行动计划，并在会后一天内发送给所有参会人员，同时上传至共享平台存档。 - **会后工作**：根据会议决议执行后续任务，如有必要，进行会议总结。 此流程指引旨在确保会议的有效性，提高沟通效率，明确各部门职责，避免资源浪费，确保房地产公司工程中心的工作流程顺畅。通过规范化的会议管理，可以促进团队协作，推动项目的顺利进展，同时也是对公司绩效管理和员工考核的重要参考依据。