办公自动化现代化试析.docx

办公自动化现代化试析 办公自动化是现代科技在办公领域中兴起的一次新的改革，对传统的办公工作带来了极大的冲击，它展示了以手工操作和纸笔为主的办公方式，已经被先进的计算机技术和通信技术等先进设备的办公方式逐步取代，是当今实现科技现代化的一个远大目标和发展方向。 一、办公自动化给秘书工作方式和制度带来了新的变革 办公自动化的实施和影响，给秘书工作的大部分业务都可以借助先进的办公设备进行处理，实行文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化管理，大大地提高了工作速度和效率。在新的办公方式下，秘书人员必须适应这种快节奏和高准确度的工作，并要熟练操作电脑等一系列办公软件，如word、excel等常用办公软件。这样才能把部分业务工作进行有序化的管理，为领导进行决策服务。 二、办公处动化要求秘书工作做到科学化、规范化、标准化 （一）科学化 秘书工作可以看作是一种信息处理为主要特征的办公活动，因此，秘书工作的科学化是以计算机为核心的办公设备使用的必要条件。科学化即是把秘书工作尽可能总结得有条理、有顺序、按某程序进行，把秘书工作编成机器系统能接受的程序。具体包括：工作制度的建立、公文、表格、数据的标准化，日常活动的程序化，只有这样，才符合科学的自动化管理。 （二）规范化 办公业务规范化主要包括公文管理，办公事务处理，信息管理，决策服务，会议管理及机关事务管理等的规范化。实现办公业务流程的计算机控制和管理，提高工作效率和管理水平，有利于软件的开发和利用。 （三）标准化 办公信息处理的标准化主要包括文档格式、文档管理编码、信息交换格式、各词术语等标准化，做到这些方面的标准化，有利于实现信息交换，扩大资源共享，提高系统效率，减少差别，有效地保证信息的完整性与安全性，以便公司的基础业务工作能正常动作。 三、办公自动化要求秘书人员必须具备的素质与技能 实现办公自动化，运用新的办公手段，则要求秘书人员必须具备相应的素质与技能，秘书人员应掌握的技术技能有： （一）基本技能，如速记，打印，较对，使用各种先进的数码产品，复印机，投影设备等技能。 （二）电子计算机应用技术，秘书人员必须懂得一定的计算机硬件和软件知识，能进行文字编辑、表格处理、图片和图形处理，并能编写基本程序。 （三）通讯技术。秘书人员要适应信息社会对秘书工作高速度、高效率、高准确性的要求，能掌握操作通信设备的基本技能，能熟练使用电子邮件系统，进行信息的传递和交换。 此外，秘书人员还应具备专业的能力，秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。