受控文件管理规定借鉴.pdf

《受控文件管理规定》是深圳市格瑞普电池技术研发有限公司为规范公司内部质量管理体系中文件的管理和使用而制定的一项重要制度。该规定旨在确保所有与质量体系相关的文件得到有效控制，防止旧版或无效文件的非预期使用，确保各工作场所都能及时获取并使用最新有效的文件版本。 文件管理规定涵盖了受控文件的定义、适用范围、职责分配、文件分类、编制与批准流程、发放和领用、使用、更改、管理以及文件签收等方面。受控文件主要指那些需要控制使用唯一有效版本的文件，如电芯工艺、技术文件和作业指导书等。这些文件通常需要经过文件管理部门的审批，且不得随意复制，文件封面会盖有受控印章。 文件的编制与批准过程严谨，需要由相关部门负责人审批，审批人需评估文件的充分性和适宜性，确保文件使用者能理解并获取。文件的编号遵循特定的规则，且发放前需加盖“受控”印章，分发给需要的部门和个人。文件的使用和更改需严格记录，以防文件的丢失或非正常流通。当文件因破损或需要更换时，需要通过文控中心办理相关手续。员工岗位变动时，相应文件也需要进行调整或回收。 文件的使用强调使用现行有效版本，使用者应定期查看文件清单，了解文件的修订状态。文件的更改须经过审批，更改后的文件应重新发放，旧版文件则需回收。文件的管理强调书面形式的权威性，要求保持文件的清晰、整洁，且与质量/环境体系相关的文件需妥善存储。各部门负责人负责本部门文件的保管，文控中心定期进行检查，确保文件清单的及时更新。 文件签收环节严谨，接收人需核对文件的名称、编号、页数和版本状态，确保无误后签收，一旦签收，文件便归属接收部门保管和使用。整个文件管理系统旨在确保公司内部信息的准确传递和质量管理的有效执行。