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EXCEL 函数使用教程

CONTENTS

一、我们该怎样学习EXCEL...........................................................................................4

二、善于学习................................................................................................................6

三、规范化表格 ............................................................................................................9

1、表名重复、位置不对 ...........................................................................................................10

2、标题多余 ................................................................................................................................12

3、小计、合计、计算出现 .......................................................................................................13

4、合并单元格............................................................................................................................14

5、人为产生隔断........................................................................................................................16

6、隐藏行或列............................................................................................................................16

7、关键数据排在后面................................................................................................................17

8、加入空格 ................................................................................................................................18

9、格式不规范............................................................................................................................19

10、加入批注..............................................................................................................................21

11、小结......................................................................................................................................22

四、善用快捷键、常用功能和小技巧...........................................................................24

1、快捷键 ....................................................................................................................................24

1.1、Ctrl+F.............................................................................................................................24

1.2、Ctrl+G ............................................................................................................................27

1.3、Ctrl+ 箭头键.................................................................................................................28

1.4、Ctrl+Home（End） ...................................................................................................29

1.5、Ctrl+；...........................................................................................................................29

1.6、Ctrl+Page Down（Page Up） ...............................................................................29

2、Alt 组合快捷键 ....................................................................................................................30

2.1、Alt+Enter ......................................................................................................................30

2.2、Alt+=..............................................................................................................................30

2.3、Alt+ 向下箭头..............................................................................................................31

3、Shift 组合快捷键.................................................................................................................32

4、Ctrl、Alt、Shift 相互组合快捷键....................................................................................32

1、Ctrl+ Enter.......................................................................................................................32

2、Ctrl+Shift+ 箭头 ............................................................................................................33

5、其它快捷键............................................................................................................................34

五、常用功能..............................................................................................................34

1分类汇总 ....................................................................................................................................36

2、条件格式 ................................................................................................................................37

3、数据有效性............................................................................................................................40

六、小技巧 .................................................................................................................49

七、熟悉常用函数.......................................................................................................50

1、学习函数前准备....................................................................................................................50

1.1、Shift+F3.........................................................................................................................50

1.2、F9.....................................................................................................................................50

2、相对引用、绝对引用和混合引用.......................................................................................50

3、函数嵌套 ................................................................................................................................51

4、函数 ........................................................................................................................................52

4.1、And 函数.......................................................................................................................52

4.2、Or 函数..........................................................................................................................52

4.3、If 函数 ............................................................................................................................52

5、数学函数 ................................................................................................................................54

5.1、sum 函数.......................................................................................................................54

5.2、sumif 函数....................................................................................................................55

5.3、sumifs 函数..................................................................................................................56

5.4、countif 函数.................................................................................................................57

5.5、countifs 函数...............................................................................................................58

5.6、round 函数...................................................................................................................58

6、日期和时间函数....................................................................................................................59

6.1、YEAR、MONTH、DAY、TODAY 函数.................................................................59

6.2、HOUR、MINUTE、SECOND 函数 ........................................................................60

6.3、WEEKDAY 函数...........................................................................................................60

6.4、DATE 函数 ....................................................................................................................61

6.5、EDATE 函数..................................................................................................................61

6.6、DATEDIF 函数..............................................................................................................62

7、查找与引用函数....................................................................................................................63

7.1、VLOOKUP 函数...........................................................................................................63

8、统计函数 ................................................................................................................................67

8.1、COUNT 函数................................................................................................................67

8.2、COUNTA 函数.............................................................................................................68

8.3、MAX/MIN 函数...........................................................................................................68

8.4、AVERAGE 函数............................................................................................................69

8.5、RANK 函数 ...................................................................................................................70

8.6、LARGE/SMALL 函数 ..................................................................................................70

9、文本函数 ................................................................................................................................72

9.1、LEN 函数 .......................................................................................................................72

9.2、MID 函数........................................................................................................................72

10、小结：..................................................................................................................................73

八、善用数据透视表 ......................................................................................................................74

1、什么是数据透视表................................................................................................................74

2、数据透视表基本操作 ...........................................................................................................75

2.1、建立数据透视表 ............................................................................................................75

2.2、设计报表布局 ................................................................................................................77

2.3、数据透视表在人力资源管理中的应用.......................................................................78

3、小结： ....................................................................................................................................91

九、附实操案例：工资表设计 .....................................................................................................94

1、初步建立工资表模板 ...........................................................................................................95

2、考勤处理 ................................................................................................................................95

3、加班费统计 .........................................................................................................................106

4、计算绩效工资.....................................................................................................................109

5、保险和公积金明细.............................................................................................................110

6、工资模板设计 .....................................................................................................................111

6.1考勤部分 ..........................................................................................................................111

6.2应发工资部分 ..................................................................................................................112

6.3扣款部分 ..........................................................................................................................113

6.4其它项目设置 ..................................................................................................................114

7、工资表设计..........................................................................................................................115

8、总结......................................................................................................................................116

第一次接触EXCEL，便被它的魅力折服，那时被它折服的理由居然是它能自动计算。

参加工作后，随着处理数据越来越多，也愈发的发现EXCEL功能的强大。刚参加工作，便

记住了两句话：“EXCEL很强大；百度很强大”，这两句话到现在我也经常对他人说起。

我做事比较爱偷懒，处理数据时更是如此，正是因为“EXCEL很强大；百度很强大”

这两句话，碰到数据处理的问题就想着EXCEL肯定能解决，然后去百度上各种搜索，大多

时候会找到简便的处理方法。在学习EXCEL的过程中，愈发认识到EXCEL强大。EXCEL有

多强大？我只能告诉大家的是平时我们用到的只是EXCEL很小的一部分功能。

好了，抛开“偷懒”这个词不说。EXCEL能提高工作效率，让你的工作事半功倍。我

们要把时间花费在考虑工作如何做的更好，而不是把时间和精力放在数据处理上。举一个

例子：1000名生产员工晋级考核，综合成绩在90分以上、80分以上、60分以上和60分以

下，工资增长比例分别为10%、8%、5%和0，作为HR你要把每个人的考核成绩和工资增

长比例汇总好给老板看。第一种人会根据成绩，逐个的将10%、8%、5%和0四个数据敲

进表格，第二种人会先把总成绩降序（升序）排列，填写数据，再恢复到原排序，第三种

人想到用IF嵌套，编辑好公式直接下拉完成，第四种人还是用公式，不过他想到的是用

VLOOKUP或者LOOKUP，比IF 公式还简短。老板看过成绩后，告诉你本次实作考核成绩

不达标的，工资增长比例比原定标准降一个等级。现在好了，第一种人会再慢慢的找数据

改数据，第二种人再把实作考核成绩排序改数据，第三种人修改IF公式，最终又嵌套了一

个IF公式，第四种人同样也嵌套一个IF 公式，不过原公式几乎不用改动。

这只是举一个例子，不过是根据现实情况举例的。有的人可能会想怎么还会有第一种

人，难道不知道用别的方法么？实际情况确实是，在用EXCEL处理数据的过程中，第一种

人这样的人还是很多的。大家可以计算一下这四种人用多长时间完成这工作。第一种人的

方法我没试过，不过我想没几个小时是完不成的，这还要忍受看数据看的眼累，而且还存

在把数据填错的风险；第二种人手快的在半小时以内会很轻松的完成，不过也有数据弄错

的风险；第三种人和第四种人用的时间相差不是太多，编辑一个公式完成，最多不超过

五分钟，不过第四种人的方法简便，而且考虑的比第三种人要少一些。第一次把汇总表给

老板后，他让修改数据，HR完全可以在老板的电脑上给他把公式重新编辑一下，老板直

接看到了结果，工作效率提高了，老板也会对你刮目相看。

在有些人的观念中，把函数、VBA等用的好才算是把EXCEL用好。我们没有那么多时

间去系统的学习EXCEL，把函数、VBA等都吃透，而且作为HR，EXCEL的一些功能我们用

不到或者很少用到，所以没有精力去全面学习EXCEL的朋友们可以选择性的学习对自己有

用的功能。而要把EXCEL学好，我认为是先要养成一种习惯--EXCEL规范操作的习惯，然

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海澜明月

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