办公自动化(Office Automation System,简称OAS)是现代企业或机构提升效率、优化工作流程的关键技术。这一领域涵盖了电子数据处理、信息管理和决策支持等多个方面,依赖于计算机技术、通信技术和一系列综合技术支持。
5.1.1 主要任务:
1. 电子数据处理(EDP):通过计算机技术自动化处理日常办公中的事务性工作,如文件管理、通知发送、报表汇总等,减少人工干预,提高办公效率。
2. 信息管理(MIS):OAS通过信息交换和资源共享,强化信息流的控制,确保信息的准确、快捷和有效利用,服务于各个部门的工作。
3. 决策支持(DSS):OAS能收集、分析信息,生成决策建议,帮助管理层快速做出明智的决策。
5.1.2 主要依赖技术:
1. 计算机技术:包括硬件和软件,是OAS的基础,负责信息处理、通信和各种办公应用的开发。
2. 通信技术:实现远程信息传输,如局域网、广域网、电话网、分组交换网等,确保信息的快速传递。
3. 其他综合技术:如微电子、光电、精密仪器、显示、自动化等技术,共同构建现代化的办公环境。
5.1.3 不同级别的OAS:
1. 事务处理级:处理日常基础工作,如文字处理、电子表格、文件管理等,现在多以网络化的多机系统形式存在。
2. 信息管理级:在事务处理基础上增加信息管理功能,如政府机关、市场经济、生产、财务、人事等领域的管理系统,通常基于局域网,并可能扩展到远程通信。
3. 决策支持级:在前两者基础上,提供决策辅助,包括数据检索、方案分析等功能,适用于高级管理层的决策需求。
信息管理级的办公自动化系统往往采用三层结构:中、小型主机系统作为第一层,主要负责管理信息系统;超级微机作为第二层,处理办公事务;工作站作为第三层,进行实际操作。这种结构允许分布式处理,增强资源的共享和系统的可靠性。
随着技术的发展,现代OAS可能会连接各种设备,如大型机、小型机、微机、工作站、终端、电话、传真等,形成更大规模的办公自动化网络,进一步提升办公效率和决策质量。在实际应用中,OAS的设计和实施需要考虑具体行业特点和组织需求,以实现最佳效果。