Lotus_OA_源码交流 QQ 群：58879202
第 1 页 9/21/2022
目 录
1 角色分配与存取控制....................................................................................................................2
2.系统配置.........................................................................................................................................3
2.1 公司信息..............................................................................................................................3
2.2 部门信息..............................................................................................................................3
2.3 角色设置..............................................................................................................................3
2.4 个人列表..............................................................................................................................3
2.5 文件分类..............................................................................................................................3
2.6 文件盒..................................................................................................................................3
2.7 档案类目..............................................................................................................................3
3.档案文件的预处理及分类、排列、编号.....................................................................................4
3.1 自建档案文件......................................................................................................................5
3.2 索引信息的录入..................................................................................................................5
3.3 文件的分类..........................................................................................................................6
3.4 文件的编号..........................................................................................................................7
4 档案文件的组件和装盒.................................................................................................................8
4.1 文件的组件..........................................................................................................................8
4.2 归档文件装盒....................................................................................................................10
5 档案索引和目录的生成...............................................................................................................10
5.1 索引的使用........................................................................................................................11
5.2 目录的使用........................................................................................................................11
6 档案的借阅...................................................................................................................................12
7 档案日志的记录...........................................................................................................................14
8 档案分库处理...............................................................................................................................15
Lotus_OA_源码交流 QQ 群：58879202
第 2 页 9/21/2022
1 角色分配与存取控制
本档案管理系统设以下角色：档案管理员、一级阅读者、部门领导。
“档案管理员” 为档案室操作此系统的最大权限的使用者，能使用本系统提供
的所有功能，其中包括档案文件在本系统中的修改和删除和新建。 “一级阅读
者” 是指本单位有权阅读所有档案文件的人员，他们在要求读文件时不需要向
部门领导和档案管理员发出申请便可在索引中找到相应文件读取。“部门领导”
直接具有查阅本部门档案文件的的权限，对于其它部门的文件不能直接查阅，如
果要查阅只有向档案管理员申请借阅。
对于其它不归属于以上三种角色的人员即为普通阅读者，不能直接查阅各种档案
文件，只有在部门领导和档管理管理员批准的情况下才能查阅相关文件。
以上三种角色只在档案索引（查阅）库中进行设置。
本档案系统实为五个独立而又相互联系的库构成，它们是：档案临时库（或
称预处理库或文件整理库）、档案库(档案归档库)、索引库（目录借阅库）、日志
记录库、系统配置库。
索引库的的存取控制权限按如下分配：档案管理员为“管理者”，其他所有人员
为“作者”，并指定相应的角色，Default 为不能存取者。
档案临时库和档案库只分配档案管理员为“管理者”，其它人员无操作权限。
日志记录库分配所有人员为“作者”。
系统配置库分配档案管理员为“管理者”或指定专门的人员作为配置管理人员，
其它人员无任何权限。
以上角色和存取控制权限的设置由指定的系统管理员操作。
Lotus_OA_源码交流 QQ 群：58879202
第 3 页 9/21/2022
(档案管理系统主界面)
2.系统配置
对此库具有管理者取限的人才能进行操作。这些设置是系统运行的前题。
进入档案系统配置库，可以对左边大纲中所列的如下内容进行设置：公司信
息、部门信息、文件分类、档案盒、档案类目、每年内的三个启始序号（
文件流水号启始号、件启始号、档案盒启始号)
2.1 公司信息
单击大纲中的“公司信息”，然后单击“新建”按钮，此时出现新建公司信
息窗口，输入相关内容如“四川省**公司”，要求全称和简称，没有简称可忽略。
2.2 部门信息
其操作方法同公司信息的录入，注意部门编号不要重复，对于部门领导的指定一
定要正确。
2.3 角色设置
本系统目前暂不使用此设置，以后升级扩展使用。
2.4 个人列表
可通过上边的“从通讯录引入”按钮引入通讯录中的个人，也可直接“新建”；
本系统目录暂不使用此设置。
Lotus_OA_源码交流 QQ 群：58879202
第 4 页 9/21/2022
2.5 文件分类
此分类表明了档案文件的种类，与档案文件的类目不是一个概念，从某种意义上
讲表明了文件的来源，如可设如下分类：收文、发文、会议纪要、省府来文等，
其具体操作方法同上。在临时库的文件预处理中录入索引信息时将使用到此分类。
2.6 档案盒页数设置
单击大纲中的“文件盒”再单击新建打开文件盒页数信息录入窗口。在其中录入
文件盒的最多能放文件的页数。此信息在文件装盒时使用。
2.7 档案类目
档案类目的设置分为一级
类目、二级类目、三级类目。
各类目一定要按从一级到
二级再到三级的顺序来设
置。分别点击上边的“新
建 一 级 类
目” 、“新建二级类目” 、
“新建三级类目”来进入相应窗口。每一级类目必须提供编码及名称，二者缺一
不可。具体编码方式和类目请参见本单位档案文件分类细则和办法。在新建二级
类目时先要选择所属的一级分类。同样在新建三级类目时要先选择所属的
一级类目和二级类目。
一级类目的修改，在大纲中选择一级类目，在右边视图中双击打开相应的分类文
档，此时双击或点击“编辑”便进入了文档的修改状态。要对二级类目进行修改
必须在视图中展开相应一级分类，再双击二级类目来打开它。修改三级类目时同
理要展开相应的一级和二级类目，双击要改的三级分类来打开文档。
系统配置部分是首先要做的工作，否则系统不能有效地运行。
