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Excel 函数使用大全
一、 与求和有关的函数的应用
函数是 中使用最多的函数,利用它进行求和运算可以忽略存有文本、空格等数据的
单元格,语法简单、使用方便。相信这也是大家最先学会使用的 函数之一。但是实际上,
所 提 供 的 求 和 函 数 不 仅 仅 只 有 一 种 , 还 包 括
、、、、、、、
几种函数。
这里笔者将以某单位工资表为例重点介绍 (计算一组参数之和)、(对满足某一条
件的单元格区域求和)的使用。说明:为力求简单,示例中忽略税金的计算。
图 函数求和
SUM
、行或列求和
以最常见的工资表(如上图)为例,它的特点是需要对行或列内的若干单元格求和。
比如,求该单位 年 月的实际发放工资总额,就可以在 中输入公式:
!
、区域求和
区域求和常用于对一张工作表中的所有数据求总计。此时你可以让单元格指针停留在存放结果
的单元格,然后在 编辑栏输入公式" ()",用鼠标在括号中间单击,最后拖过需
要求和的所有单元格。若这些单元格是不连续的,可以按住 #$ 键分别拖过它们。对于需要减
去的单元格,则可以按住 #$ 键逐个选中它们,然后用手工在公式引用的单元格前加上负号。
当然你也可以用公式选项板完成上述工作,不过对于 函数来说手工还是来的快一些。比
如, 的公式还可以写成:
!%!&'!'
、注意
函数中的参数,即被求和的单元格或单元格区域不能超过 个。换句话说, 函数括
号中出现的分隔符(逗号)不能多于 ( 个,否则 就会提示参数太多。对需要参与求和
的某个常数,可用" (单元格区域,常数)"的形式直接引用,一般不必绝对引用存放该
常数的单元格。
SUMIF
函数可对满足某一条件的单元格区域求和,该条件可以是数值、文本或表达式,可以应
用在人事、工资和成绩统计中。
仍以上图为例,在工资表中需要分别计算各个科室的工资发放情况。
要计算销售部 年 月加班费情况。则在 种输入公式为
))!))%"销售部"%))!))
其中"))!))"为提供逻辑判 断依据的单元格区域, "销售部"为判断条件 即只统计
))!)) 区域中部门为"销售部"的单元格,))!)) 为实际求和的单元格区域。
二、与函数图像有关的函数应用
我想大家一定还记得我们在学中学数学时,常常需要画各种函数图像。那个时候是用坐标纸一
点点描绘,常常因为计算的疏忽,描不出平滑的函数曲线。现在,我们已经知道 几乎囊
括了我们需要的各种数学和三角函数,那是否可以利用 函数与 图表功能描绘函数
图像呢?当然可以。
这里,笔者以正弦函数和余弦函数为例说明函数图像的描绘方法。
图 函数图像绘制
、 录入数据&&如图所示,首先在表中录入数据,自 至 * 的单元格以 度递增的方式录
入从 至 + 的数字,共 个数字。
、 求函数值&&在第 行和第三行分别输入 * 和 函数,这里需要注意的是:由于 * 等
三角函数在 的定义是要弧度值,因此必须先将角度值转为弧度值。具体公式写法为(以
为例): *,-.
、 选择图像类型&&首先选中制作函数图像所需要的表中数据,利用 工具栏上的图表向
导按钮(也可利用"插入"/"图表"),在"图表类型"中选择" 散点图",再在右侧的"子图表
类型"中选择"无数据点平滑线散点图",单击/下一步0,出现"图表数据源"窗口,不作任何操作,
直接单击/下一步0。
1、 图表选项操作&&图表选项操作是制作函数曲线图的重要步骤,在"图表选项"窗口中进行
(如图 ),依次进行操作的项目有:
标题&&为图表取标题,本例中取名为"正弦和余弦函数图像";为横轴和纵轴取标题。
坐标轴&&可以不做任何操作;
网格线&&可以做出类似坐标纸上网格,也可以取消网格线;
图例&&本例选择图例放在图像右边,这个可随具体情况选择;
数据标志&&本例未将数据标志在图像上,主要原因是影响美观。如果有特殊要求例外。 、完成
图像&&操作结束后单击/完成0,一幅图像就插入 的工作区了。
+、 编辑图像&&图像生成后,字体、图像大小、位置都不一定合适。可选择相应的选项进行修
改。所有这些操作可以先用鼠标选中相关部分,再单击右键弹出快捷菜单,通过快捷菜单中的
有关项目即可进行操作。
至此,一幅正弦和余弦函数图像制作完成。用同样的方法,还可以制作二次曲线、对数图像等
等。
三、常见数学函数使用技巧--四舍五入
在实际工作的数学运算中,特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题。虽然, 的单元
格格式中允许你定义小数位数,但是在实际操作中,我们发现,其实数字本身并没有真正的四
舍五入,只是显示结果似乎四舍五入了。如果采用这种四舍五入方法的话,在财务运算中常常
会出现几分钱的误差,而这是财务运算不允许的。那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍
五入呢?其实, 已经提供这方面的函数了,这就是 * 函数,它可以返回某个数字
按指定位数舍入后的数字。
在 提供的"数学与三角函数"中提供了一个名为 *2345$%23467898#:的函数,
它的功能就是根据指定的位数,将数字四舍五入。这个函数有两个参数,分别是 2345$ 和
23467898#:。其中 2345$ 就是将要进行四舍五入的数字;23467898#: 则是希望得到的数字
的小数点后的位数。如图 所示:
单元格 中为初始数据 ;1+, 的初始数据为 ;1+<,将要对它们进行四舍五入。
在单元格 中输入" *%",小数点后保留两位有效数字,得到 ;、;。在
单 元 格 中 输 入 " *%1" , 则 小 数 点 保 留 四 位 有 效 数 字 , 得 到
;、;1+。 图 对数字进行四舍五入
对于数字进行四舍五入%还可以使用 *(取整函数),但由于这个函数的定义是返回实数舍入
后的整数值。因此,用 * 函数进行四舍五入还是需要一些技巧的,也就是要加上 ;,才能
达 到 取 整 的 目 的 。 仍 然 以 图 为 例 , 如 果 采 用 * 函 数 , 则 公 式 应 写
成:" *,=;-"。
用来判断真假值,或者进行复合检验的 函数,我们称为逻辑函数。在 中提供了六
种逻辑函数。即 *、、*、、、 函数。
一、AND、OR、NOT 函数
这三个函数都用来返回参数逻辑值。详细介绍见下:
(一)* 函数
所有参数的逻辑值为真时返回 ;只要一个参数的逻辑值为假即返回 。简言之,就
是当 * 的参数全部满足某一条件时,返回结果为 ,否则为 。
语法为 *>98?%>98?%;;;,其中 >98?%>98?%;;;表示待检测的 到 个
条件值,各条件值可能为 ,可能为 。 参数必须是逻辑值,或者包含逻辑值的数
组或引用。举例说明:
、 在 单元格中输入数字 ,在 中写公式 *@%A+。由于 等于
的确大于 、小于 +。所以两个条件值(>98?)均为真,则返回结果为 。 图
* 函数示例
、 如果 &单元格中的值为 、、,显然三个参数并不都为真,所以在
1 单元格中的公式 *!等于
图 * 函数示例
(二) 函数
函数指在其参数组中,任何一个参数逻辑值为 ,即返回 。它与 * 函数的区
别在于,* 函数要求所有函数逻辑值均为真,结果方为真。而 函数仅需其中任何一个为
真即可为真。比如,上面的示例 ,如果在 1 单元格中的公式写为 !则结果等于
图 函数示例
(三)* 函数
* 函数用于对参数值求反。当要确保一个值不等于某一特定值时,可以使用 *函数。简
言之,就是当参数值为 时,* 函数返回的结果恰与之相反,结果为 ;
比如 *= 1,由于 = 的结果的确为 1,该参数结果为 ,由于是 * 函数,因
此返回函数结果与之相反,为 。
二、TRUE、FALSE 函数
、 函数用来返回参数的逻辑值,由于可以直接在单元格或公式中键入值 或
者 。因此这两个函数通常可以不使用。
三、IF 函数
(一) 函数说明
函数用于执行真假值判断后,根据逻辑测试的真假值返回不同的结果,因此 B 函数也称之为
条件函数。它的应用很广泛,可以使用函数 对数值和公式进行条件检测。
它的语法为 >98?6#:#%C?368B6#$3%C?368B6B?:。其中 >98?6#:# 表示计算结
果为 或 的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。
D?368B6#$3 显示在 >98?6#:#为 时返回的值,D?368B6#$3也可以是其他公式。
D?368B6B?:>98?6#:#为 时返回的值。D?368B6B?:也可以是其他公式。
简言之,如果第一个参数 >98?6#:# 返回的结果为真的话,则执行第二个参数
D?368B6#$3 的结果,否则执行第三个参数 D?368B6B?: 的结果。 函数可以嵌套七层,
用 C?368B6B?:及 C?368B6#$3参数可以构造复杂的检测条件。
还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如,如果要计算单元格区域中某个
文本串或数字出现的次数,则可使用 *工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一
文本串或数字求和,则可使用 工作表函数。
(二) 函数应用
、 输出带有公式的空白表单 图 人事分析表
以图中所示的人事状况分析表为例,由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写,在总计
栏(以单元格 ' 为例)公式为: !
我们看到计算为 的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。
是否有办法去掉总计栏中的 呢?你可能会说,不写公式不就行了。当然这是一个办法,但是,
如果我们利用了 函数的话,也可以在写公式的情况下,同样不显示这些 。如何实现呢?只
需将总计栏中的公式(仅以单元格 ' 为例)改写成: !%!%""
通俗的解释就是:如果 !不等于零,则在单元格中显示 !的结果,否则
显示字符串。
几点说明:
() !不等于零的正规写法是 !A@,在 中可以省略A@;
() ""表示字符串的内容为空,因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。 图 1
、 不同的条件返回不同的结果
如果对上述例子有了很好的理解后,我们就很容易将 函数应用到更广泛的领域。比如,在成
绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。
图 +
某班级的成绩如图 + 所示,为了做出最终的综合评定,我们设定按照平均分判断该学生成绩是
否合格的规则。如果各科平均分超过 + 分则认为是合格的,否则记作不合格。
根据这一规则,我们在综合评定中写公式(以单元格 为例): @+%"合格"%"不
合格"
语法解释为,如果单元格 的值大于 +,则执行第二个参数即在单元格 中显示合格字
样,否则执行第三个参数即在单元格 中显示不合格字样。
在综合评定栏中可以看到由于 列的同学各科平均分为 1 分,综合评定为不合格。其余均为
合格。
、 多层嵌套函数的应用
在上述的例子中,我们只是将成绩简单区分为合格与不合格,在实际应用中,成绩通常是有多
个等级的,比如优、良、中、及格、不及格等。有办法一次性区分吗?可以使用多层嵌套的办
法来实现。仍以上例为例,我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过 ( 时,评定为优秀。
如图 < 所示。 图 <
说明:为了解释起来比较方便,我们在这里仅做两重嵌套的示例,您可以按照实际情况进行更
多重的嵌套,但请注意 的 函数最多允许七重嵌套。
根据这一规则,我们在综合评定中写公式(以单元格 为例):
@+%*@(%"优秀"%"合格"%"不合格"
语法解释为,如果单元格 的值大于 +,则执行第二个参数,在这里为嵌套函数,继续判
断单元格 的值是否大于 ((为了让大家体会一下 * 函数的应用,写成
*@(,实际上可以仅写 @(),如果满足在单元格 中显示优秀字样,不满
足显示合格字样,如果 的值以上条件都不满足,则执行第三个参数即在单元格 中显示
不合格字样。
在综合评定栏中可以看到由于 列的同学各科平均分为 ( 分,综合评定为优秀。
(三)根据条件计算值
在了解了 函数的使用方法后,我们再来看看与之类似的 提供的可根据某一条件来分析
数据的其他函数。例如,如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数,则可使用
*工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和,则可使用
工作表函数。关于 函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍。这里重点介绍
* 的应用。
* 可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。比如在成绩表中计算每位
学生取得优秀成绩的课程数。在工资表中求出所有基本工资在 元以上的员工数。
语法形式为 *$?29%$8#$8?。其中 ?29 为需要计算其中满足条件的单元格数目
的单元格区域。$8#$8? 确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或
文本。例如,条件可以表示为 、""、"@"、"?EE:"。
、成绩表
这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法。我们需要计算的是:每位学生取得优秀成绩的
课程数。规则为成绩大于 ( 分记做优秀。如图 . 所示 图 .
根据这一规则,我们在优秀门数中写公式(以单元格 为例):
*1!%"@("
语法解释为,计算 1 到 这个范围,即 F?$$G 的各科成绩中有多少个数值大于 ( 的单元格。
在优秀门数栏中可以看到 F?$$G 的优秀门数为两门。其他人也可以依次看到。
、 销售业绩表
销售业绩表可能是综合运用 、、* 非常典型的示例。比如,可能希望计算销
售人员的订单数,然后汇总每个销售人员的销售额,并且根据总发货量决定每次销售应获得的
奖金。
原始数据表如图 ( 所示(原始数据是以流水单形式列出的,即按订单号排列)
图 (原始数据表
按销售人员汇总表如图 所示
图 销售人员汇总表
如图 所示的表完全是利用函数计算的方法自动汇总的数据。首先建立一个按照销售人员汇
总的表单样式,如图所示。然后分别计算订单数、订单总额、销售奖金。
() 订单数 &&用 * 计算销售人员的订单数。
以销售人员 ** 的订单数公式为例。公式: *))!))%<
语法解释为计算单元格 <即销售人员 **在"销售人员"清单))!)) 的范围内
(即图 ( 所示的原始数据表)出现的次数。
这个出现的次数即可认为是该销售人员 ** 的订单数。
() 订单总额&&用 汇总每个销售人员的销售额。
以销售人员 ** 的订单总额公式为例。公式: ))!))%<%))!))
此公式在"销售人员"清单))!)) 中检查单元格 <中的文本(即销售人员 **),
然后计算"订单金额"列())!)))中相应量的和。
这个相应量的和就是销售人员 ** 的订单总额。
() 销售奖金&&用 根据订单总额决定每次销售应获得的奖金。
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