企业邮箱管理制度.docx

### 企业邮箱管理制度知识点 #### 一、制度概述 企业邮箱管理制度主要针对企业内部的电子邮件系统，旨在通过规范化的管理措施保障信息安全、提高工作效率并确保合规性。该制度明确界定了适用范围、责任划分、邮箱的申请流程、收回或注销规定、使用规范以及管理规定等内容。 #### 二、适用范围 - **范围界定**：该制度适用于企业的所有部门及其下属的子公司和分公司。 - **目的**：确保所有与工作相关的内外通信均通过企业邮箱进行，增强信息的安全性和规范性。 #### 三、责任分配 - **编制与修订**：信息化部负责制定和修订企业邮箱管理制度。 - **组织与执行**：行政中心公司办负责组织各部门进行会签，并最终由总经理批准发布。 - **技术支持**：信息化部为企业邮箱的运行和使用提供技术支持。 #### 四、申请开通流程 - **申请表**：员工所属部门根据工作需求填写《企业邮箱申请表》，并由部门领导审核签字。 - **审核与分配**：信息化部对申请表进行复核，并在1-3个工作日内完成邮箱的分配与参数设置。 - **档案管理**：信息化部保留申请表原件，以备查询。 #### 五、邮箱的收回或注销 - **人员变动**：人力资源部门需及时通知信息化部员工的变动情况，以便及时调整邮箱权限。 - **离职处理**：信息化部设立一个月过渡期，期间更改密码并安排新负责人接管邮箱，同时设置自动回复告知对方邮箱持有者已离职。 - **权限转移**：对于需要转交给其他员工管理的部门邮箱，信息化部同样负责更改密码并完成交接。 #### 六、使用规范 - **官方渠道**：所有与工作相关的内外通信必须通过企业邮箱进行。 - **法律文件**：只有部门邮箱才能用于发送正式的、具有法律效力的文件。 - **宣传材料**：公司对外发布的所有电子材料必须使用企业邮箱。 - **命名规则**：企业邮箱的基本命名规则由信息化部制定。 - **数量限制**：每位员工只能申请一个个人邮箱，每个部门拥有一个部门邮箱。 - **禁止内容**：严禁通过企业邮箱收发违法内容或传播病毒等。 - **超大邮件**：限制发送超大容量邮件，特殊情况需提前与信息化部沟通。 #### 七、邮箱管理 - **日常维护**：信息化部负责企业邮箱的日常管理和维护。 - **清理规则**：用户需定期清理邮件，避免占用过多空间。空间占用率持续过高时，管理员有权进行清理。 - **账号安全**：用户需对自己的账号和密码安全负责，遇到非法使用情况应及时报告信息化部。 - **日志记录**：信息化部需记录所有邮件操作的日志，并对特定邮箱进行监控备份。 #### 八、附则 - **制度遵守**：使用企业邮箱的部门和员工必须严格遵守本制度。 - **违规处理**：违反制度的员工将面临相应的考核和赔偿责任。 - **法律责任**：违反制度导致法律责任的，由相关个人直接承担。 - **制度解释**：信息化部负责解释本制度的具体条款。 - **生效时间**：本制度自颁布之日起生效。 以上内容涵盖了企业邮箱管理制度的关键知识点，通过这些规范可以有效地提升企业信息的安全性和管理工作效率。