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罗斯文库是 Access 自带的示例数据库,也是一个很好学习教程。让我们一起来学习一下吧。通过罗斯文数据库的学习,能对数据库的表、关系、查
询、报表、窗体、切换面板等内容有个全面的了解。
我们做数据库开发,应该来讲是现实生活中一种管理思路的体现与高度概括。那么要构思之前肯定要对整个流程有个清晰的了解。那我们就先来了
解一下这个罗斯文公司的业务流程吧。罗斯文公司是一个虚构的商贸公司,该公司进行世界范围的食品的采购与销售,就是通常所讲的买进来再卖出
去,赚取中间的差价。罗斯文公司销售的食品分为几大类,每类食品又细分出各类具体的食品。这些食品由多个供应商提供,然后再由销售人员售给
客户。销售时需要填写订单,并由货运公司将产品运送给客户。
要打开“罗斯文数据库”,先启动 Access,从“帮助”菜单选择“示例数据库”->“罗斯文数据库”即可。如你所安装的是精简版不带有示例数据库,那就
从网上下载一个吧。
罗斯文数据库示例下载: http://www.accessoft.com/article-show.asp?id=3518
图一
注:本教程着重在实例讲解,不含最基本的一些概念及操作说明,如需学习基础教程请自己看书或参考其他教程。
罗斯文数据库学习连载(2)
摘 要:表设计思路及表的数据类型、字段属性
正 文:
首先要做的事是设计表,表的设计思路就是将数据分类,同一类的数据放在一个表中,并且有一
个字段与其他表之间建立联系。而且要尽可能的细分,以最大限度的保证每个表中不存在重复的数
据资料。
比如说销售订单吧,肯定要记录客户的具体资料如名称、地址、电话等方便联系;还要记录订单
的日期,运费等;以及每张订单中都有哪些具体的产品、数量、价格等信息。如果我们把这么多信
息记录在一张表里的话,那就要录入许多重复的信息,比如客户的资料,不仅很麻烦还很容易出
错。
所以应该细分为客户表专门维护客户的信息;订单表记录订单的日期,运费;订单名细表记录具
体的产品数量及价格;另外还需要产品表、供应商表、雇员表、运货商表及类别表。
“罗斯文数据库”中共有8个表,选中表,以详细信息的视图来查看各个表的说明,见图二。
图二
关于数据库的基本组成表,查询,窗体等及表的基本组成字段,记录等概念就不用再讲了吧。其
中一些常用的知识将在示例中一起讲解。在表设计中重点要掌握的是数据类型、字段属性的设置与
应用。
罗斯文数据库学习连载(3)
摘 要:数据类型的用法
正 文:
一、数据类型的用法
1.文本
用于存储不需要计算的数字,文本、其他字符或组合内容。最多可存储 255 个汉字,英文或字符。
2.备注
用于存储长文本和数字。如注释或说明。最多可存储 65536 个汉字,英文或字符。
3.数字
用于存储要进行计算的数据。如库存量,销售数量等。
4.日期/时间
用于存储日期和时间,如出生日期,发货日期等。
要注意日期型数据要注意分隔符的正确使用。以“-”,“/”分隔年月日,如“2007-01-10”,而
“2007.01.10”这种格式是错误的。
5.货币
用于存储货币值,计算期间禁止四舍五入,精度较高。如单价。
6.自动编号
用于在添加记录时自动插入一个唯一不重复的编号,如员工编号等。一般用作主键。
7.是/否
用于存储二选一的数据,如“是/否”,“真/假”,“开/关”等。
8.OLE 对象
用于存储一些用其他应用程序创建的对象,如 WORD 文档,EXCEL 表格,图片等。如员工照片。
9.超链接
用于存储超链接。如网址,EMAIL 地址。
10.查阅向导
查阅向导允许用户使用组合框或列表框选择来自其他表或来自值列表的数据。在表设计视图新增该
数据类型的字段会启动向导进行定义。
罗斯文数据库学习连载(4)
摘 要:字段属性
正 文:
二、字段属性
字段属性是指字段拥有的一些特点,不同数据类型的字段,属性也不尽相同,常用的属性如下:
1.字段大小
罗斯文数据库学习连载(5)
摘 要:一、“供应商”表
正 文:
表的具体分析:
一、“供应商”表
供应商表记录的是为罗斯文公司提供货源的厂商记录
图四
选择 “供应商”表,单击“设计”按钮,进入表设计视图,表中的字段包括了常用的联系信息。
图五
我们重点来关注一下“供应商 ID”字段。这是一个自动编号类型的字段,在表中具有唯一性,一般的我们设计的表中都需
要一个唯一的不重复的字段,我们可以把该字段设为主键,该字段将会用于与其他表之间建立关系。
表中的大部分字段都是文本类型,大小可以根据实际要输入的内容来设置,比如城市,地区的字段设为15,而地址的
字段大小是60。采用合适的大小会尽可能的减少存储空间的占用。一般不需要进行数据计算的字段我们都用文本类型来
存储。
主页和 Email 之类的可以采用起超链接类型。
查看该表中的索引
图六
可以发现公司名称和邮政编码字段的索引属性为有(有重复)也即唯一索引为否,主要是为了通过索引加快对这两个字
段的查询等操作,有重复说明该字段中的数据是有可能重复的,比如两个公司在同一地区,那邮政编码就是一样的。
另外我们在常规属性中除了字段大小属性以外,还有其他的一些属性,可以在相应的栏内点F1,查看相应的帮助。
罗斯文数据库学习连载(6)
摘 要:“类别”表
正 文:
二、“类别”表
划分类别是表设计时的必须要考虑的,因为不同类别的产品可能由不同的部门负责销售,为了
方便统计出各类产品或部门的销售情况,须将产品进行分类。类别表中将产品分为 8 大类。
图七
选择类别表,点设计,进入设计计视图
图八
罗斯文数据库学习连载(7)
摘 要:“产品”表
正 文:
三、“产品”表
产品表中保存了罗斯文公司销售的各种产品的明细数据。这个表清楚的记载了每个产品是属于
什么类别,供应商是谁,库存量,单价等信息,是填写订货单时的重要依据。
图九
选中“产品”表,点设计,进入设计视图
“产品 ID”是自动编号类型的主键;
单价,库存量,订购量,再订购量字段中设置的有效性规则与有效文本性文本属性,可以学习
一下;
“中止”字段的数据类型是“是/否”型,这对于处理两选一的结果最为合适;
重点来关注一下“供应商 ID”和“类别 ID”,这两个字段都是数字类型,分别对应“供应商”表中主
键和“类别”表中的主键。先来看下“供应商 ID”,这个字段的标题属性中填的是“供应商”,这样在数据
表视图中,看到的字段标题就会是“供应商”,而不是默认的“供应商 ID”。另外这两个字段都是查阅
列,这是一个很有用的属性,我们对“供应商 ID”作一下详细的讲解,“类别 ID”与“供应商 ID”的设置
方法相同。
罗斯文数据库学习连载(8)
摘 要:查阅列
正 文:
查阅列
我们在表中输入数据时,经常会遇到需要重复输入的内容,比如人员的性别为“男”或“女”,这是单
表中的重复录入;比如产品表中需要输入“供应商”,而“供应商”字段在“供应商”表中已经录入过了,
这属于跨表的重复录入。这些内容如果直接录入不仅花费了用户较多的时间,而且极容易出错。为
了方便用户录入重复性的数据,可以借助 ACCESS 提供的查阅列的功能。
图11
首先来看下查阅列中的各项具体属性
1.º显示控件
图12
从显示控件右侧的下拉框中可以看到该属性可以设为文本框,列表框或组合框。如果设为文本
框,那数据就只有接受从文本框中的录入,查阅的其他属性都不可用。我们主要要掌掘的是列表框
和组合框的使用。组合框和列表框的使用基本相同,只是列表框除了可以从列表中选择还可以接受
录入,相当于是列表框各文本框的组合。
2.行来源类型
罗斯文数据库学习连载(9)
摘 要:查阅列示例
正 文:
示例:
在“产品”表中,设置“供应商 ID”字段的查阅列属性
1.在数据库窗口中,选择“产品”表,单击设计,进入设计视图。可以在最后一个字段的下面的第
一个空白行,输入新字段名称“供应商 2”,设置完相关属性后,可以与“供应商 ID”字段进行比较。数
据类型改为数字,在这里说明一下,在表中相关联的两个字段的数据类型必须相同,而且字段大小
也要相同。在本例中因为在“供商表”,“供应商 ID”字段是自动编号类型,自动编号的字段默认大小是
长整型,所以在这里“供应商 2”的数据类型必须为数字,字段大小为长整型。
2.在下半部分窗口中选择“查阅”选项卡,将显示控件改为组合框。
图14
3.在行来源类型中选择“表/查询”。
4.点击行来源右侧的生成器 按钮,在显示表中,选中“供应商”表,点添加后关闭。从表中选择
字段供应商 ID,公司名称,可以双击,也可以拖入下方的字段中。设置公司名称字段的排序为升
序,代表组合框中的供应商按名称进行排序。
图15
点关闭按钮,跳出提示窗口
图16
点“是”
5.在绑定列中填入 1,代表该字段存储的值是查询结果中第一列“供应商 ID”中的值。要求这两者
的数据类型必须相同,本例中都为长整型。
6.在列数中填入 2,代表有两列。
7.列标题选“否”。
8.列宽中填入 0;2。罗斯文示例中,第 2 列的宽并没有填入,这是因为列表宽度设为了自动,不隐
藏的宽度都会根据字段的大小自动显示出来。
9.列表行数默认为 8。
10.列表宽度为自动,限于列表选“是”。
罗斯文数据库学习连载(10)
摘 要:“客户”表
正 文:
客户表及运货商表
“客户”表记录的是罗斯文公司的客户信息,类似于“供应商”表。
通过对“客户”表设计视图的查看可以发现表中的“客户 ID”字段与前几个表中的 ID 字段不同,没有
采用自动编号的数据类型,而是用了文本类型,长度为5。这个“客户 ID”字段也是作为主键的,也
就是说不允许在该表中输入重复的客户代码。在“客户 ID”字段中还设置了“输入掩码”的属性,
“>LLLLL”,“>”是将所有输入的字符自动转为大写,这样在输入时就不用理会大小写,“L”代表字母
A-Z,是必选项。这样设置的意思就是在“客户 ID”字段中必须输入 5 个字母,不能输入其他的字符或
者少一位。
“输入掩码”可以帮助客户准确地输入数据,避免不必要的错误。比如可以用
“000000000000000999”来作为身份证的输入掩码,既可以输入 15 位数字,也可以输入 18 位数
字,这里的0和 9 都是输入掩码的常用控制字符,0 代表必选的数字项,9 代表可选的数字和空格。
如果想了解有关更多的输入掩码,可以把光标放在这一属性栏里,按 F1 查看帮助,学会用帮助可是
个好习惯哦。
另外“格式”属性也是对字段的格式作的规范,要注意两者的区分。“输入掩码”是控制输入和保存方
式的,而“格式”属性是控制输出和打印方式的,如在“输入掩码”中使用“>”代表的是不管输入字符是大
写还是小写,在数据库中保存的都会是大写的字符,而如果在“格式”中使用“>”代表的是在该字段中
显示为大写,而不管实际存在数据库中字符的大小写。如果一个字段既定义了“格式”属性又定义的
“输入掩码”属性,则在显示数据时,“格式”属性优先于“输入掩码”属性,而在保存数据时则相反。
“客户”表中其他字段都采用文本类型。
“运货商”表记录的是帮助罗斯文公司运送货物的公司的联系信息。这个表中没有新的知识点,不
再进行细讲。
罗斯文数据库学习连载(11)
摘 要:“雇员”表
正 文:
雇员表
“雇员”表记录的是罗斯文公司的雇员信息。
雇员的姓氏和名字分别用两个字段来代表,这样设计是考虑到能把信息拆分的更细,方便对更
细的信息进行处理,比如可以按照姓氏来进行统计等等,当然如果没有这种必要的话,完全可以用
姓名一个字段来处理。本例中对地址和电话都进行了拆分的处理方法。
选中“雇员”表,单击设计按钮,进入表设计视图。
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