办公自动化保密管理
办公自动化保密管理是指通过计算机技术和通信技术来实现办公自动化的过程,并对办公自动化系统中的保密管理进行保护。在这篇文章中,我们将探讨办公自动化的概念、偏见、功能、技术、必要性和应用类型,以了解办公自动化在企业中的重要性和保密管理的必要性。
一、办公自动化概念
办公自动化是一个过程、一种境界。它随技术的发展而发展,随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。在技术发展过程中的每一个阶段,人们给办公自动化赋予了不同的内容和新的想象,技术与管理的进步给办公自动化打下了每一步发展的历史烙印。
二、办公自动化偏见
人们对办公自动化的看法和理解各有不同。一些人认为办公自动化仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程,面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。
三、办公自动化功能
办公自动化应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合,我们称之为办公自动化与情报系统。它面向不同层次的使用者,便有不同的功能表现:
* 对企业领导:办公自动化是决策支持系统(DSS)。办公自动化运用科学的数学模型,结合企业内部/外部的信息为条件,为企业领导提供决策参考和依据。
* 对中层管理者:办公自动化是信息管理系统(IMS),办公自动化利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率。
* 对员工:办公自动化是事务/业务处理系统。办公自动化为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。
四、办公自动化技术
办公自动化是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是办公自动化的前提。如果脱离计算机技术而谈办公自动化,无异于痴人说梦。办公自动化是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流。通信技术是办公自动化的基础。没有通信技术的支持,办公自动化便成空中楼阁。
五、办公自动化必要性
中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业,迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段,提高管理水平,增强企业竞争力。推行办公自动化,能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。
六、办公自动化应用类型
办公自动化的应用类型包括:
* 面向个人通信的应用:如电子邮件。最大程度地用电子邮件方式收发信息,不仅方便了办公、节约了费用,而且记录了业务进程的轨迹,提高了对业务监督、管理水平。
* 面向信息共享的应用:这类应用的功能是收集、整理、发布、检索信息,向不同权限的人发布不同层次的信息。
* 面向工作流的应用:这类应用主要是用以控制、监督、加速业务进程,使得业务执行者和管理者都能清楚业务的进展,解决业务进程中所出现的阻塞和差错,促进经营业务的正常运行。
* 面向决策支持的应用:这是信息技术中最高层次的应用,它通过采集、处理、分析前三类应用产生的结果,让企业决策层了解企业的运营状况,预测经营风险,提出决策参考。
办公自动化保密管理是指对办公自动化系统中的保密管理。办公自动化保密管理的目标是保护办公自动化系统中的数据和信息,不让未经授权的人员访问和使用。办公自动化保密管理是企业信息安全的重要组成部分,对于企业的信息安全和竞争力具有重要影响。