企业档案业务工作和信息化建设.pptx
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企业档案业务工作是企业运营的重要组成部分,涉及到企业的各个层面,从文件的形成到最终的归档和保管。《企业档案工作规范》(DA/T 42-2009)为企业提供了一个全面、系统的档案管理工作框架,强调了管理创新、观念创新、经验基础和信息化方向。规范覆盖了企业档案工作的组织建设、制度建设、业务建设和信息化建设等多个方面。 在组织建设方面,企业需要建立完善的档案管理网络,明确各部门和人员的责任,确保档案工作的有效进行。文件形成部门、档案部门和档案人员需共同参与,形成协同工作模式。档案人员应具备相应的专业知识和技能,以满足档案管理的需求。 制度建设上,企业需制定一套涵盖档案工作体系、制度制定程序、规章、管理制度和业务规范的制度,确保文件材料从形成到归档的每个环节都有章可循。这包括文件材料的归档、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等具体操作规定。 业务工作方面,企业需要确保文件材料的形成积累、归档流程的规范,以及档案的保管、鉴定和利用。同时,随着信息化的发展,企业档案工作也包含了电子文件的管理,如CAD电子文件的归档要求(GB/T 17678.1-1999)和电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)。企业需要进行档案信息化建设,实现电子文件的有效归档、传统载体的数字化、网络服务和安全保存。 档案信息化建设的目标是提高效率,保证信息的安全性和可访问性。企业应建立电子文件归档机制,推进传统档案的数字化,提供网络服务,并确保电子档案的安全存储和长期保存。同时,配备适当的设施设备,如服务器、存储设备、备份系统等,以支持档案信息化工作。 此外,企业各层级都应承担档案工作的责任。领导层需要重视和支持档案工作,中层管理应将档案管理纳入日常业务,基层员工则需在文件形成过程中遵守档案管理规定。通过“四参加”和“四同时”的原则,确保文件形成、积累和归档的质量。 企业档案业务工作和信息化建设是企业知识资产管理和长远发展的关键,它不仅关乎企业内部信息的有效流通,也是保障企业合规经营、历史记录和知识产权的重要手段。企业应根据《企业档案工作规范》等相关标准,建立健全档案管理体系,以实现档案资源的最大化利用和长期保存。
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