办公自动化硬件与软件介绍.docx

"办公自动化硬件与软件介绍" 办公自动化（Office Automation，简称 OA）是 70 年代首先在工业发达国家兴起的一门技术科学。它是适应信息化社会的需要，基于软科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而发展起来的。 在人类历史上，办公行为的出现，比人类有意识（而不是本能）地进行信息活动晚得多。早在蒙昧时代，人类已经懂得采用某些符号记录信息，作为对自然现象的总结和生活经验的积累。但是，这样的处理，仅囿于“私”（个人或家庭）的范围。而办公活动，是以“公”，也就是为“集体”办事作为基础的。这种活动，开始于原始社会的早期。 办公自动化系统的主要组成部分包括硬件和软件两方面。硬件方面，主要包括计算机、打印机、扫描仪、复印机、传真机、电话机等办公设备。软件方面，主要包括操作系统、办公软件、数据库管理系统等。 办公自动化的概念可以分为办公活动的形成和现代社会办公活动的描述两个方面。办公活动的形成是指办公行为的出现和发展过程，它包括从蒙昧时代到国家形成的过程。在这个过程中，办公活动逐渐形成一套比较确定的形式。不同的国家，不同社会制度，甚至不同的部门或行业，办公的体制、习惯、程式都不尽相同。 现代社会办公活动的描述是指办公活动在现代社会中的表现形式。社会中各种活动单位，其活动内容都可以用不同的流程来描述。例如，一个工厂，有三个主要环节：生产、动力、管理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流。一个商店，有四个环节：购、销、调、存；对应两个流程：物质流和信息流。一个机关或管理部门，有两个环节：事务处理和决策，对应一个流程：信息流。 办公自动化的核心是实现管理，大到国家（包括国际事务），小到基层单位，都是这样。而实现管理是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程。办公人员的工作对象不是具体的物质，而是反映人类社会活动的信息，他们从事各类与管理有关的信息处理，属于脑力劳动者。 办公自动化的功能可以分为五大类：书面信息的接收与处理、书面信息的生成与处理、书面信息的传递和管理、口头信息的生成和处理、口头信息的传递和管理。这些功能都是办公自动化系统的核心组成部分。 在办公自动化系统中，信息的事务性处理是指对信息进行例行程式的办理，规律性比较明显。例如，公文的阅读和传递、报表填写、统计累计、资料整理、日常接待、回答查询、完成一般的交办任务等。这类活动一般由中下级办公人员执行，而信息的研究性处理是指对信息进行深入的分析和研究，例如，信息的统计分析、数据挖掘、信息可视化等。这类活动一般由高级办公人员或专门的研究人员执行。 办公自动化是实现信息化社会的重要技术手段。它可以提高办公效率、降低办公成本、提高办公质量、提高办公安全等。因此，办公自动化在现代社会中扮演着越来越重要的角色。