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清华大学办公自动化系统.docx
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清华大学办公自动化系统.docx
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办公自动化系统在清华大学信息化建设中的实现
摘 要:丰富网络资源、加快数字化校园建设,给高校的校园生活
带来了深刻影响,通过网络信息发布与反馈技术,为现代教学提供了
新的概念,同时也改变着学校原有的教学、办公模式。清华大学的信
息化建设是清华大学发展的重要组成部分
[1]
,“泰山工程”的立项与
实现,在清华大学校园建立了完善的以计算机技术、网络技术与信息
技术为基础的公共服务体系。通过泰山工程的建设,清华大学形成了
以综合信息服务系统为窗口的网上办公、网上教学和管理的信息交互
体系。其中,清华大学办公自动化系统在学校的信息建设中发挥着举
足轻重的作用,本文就是结合办公系统在实际工作中的应用,阐述了
以 Lotus Domino/Notes 群件平台
[2]
为基础的设计思想和技术实现。旨
在和大家交流高校信息化建设的经验。
关键词:数字化校园,泰山工程,办公自动化系统,Lotus
Domino/Notes 平台
一. 清华大学的信息化建设
计算机技术与网络技术的发展,促进了现代信息技术的长足进步。
通过 Web 页面编辑工具完成 Internet 上的信息发布,在很长一段时间
里体现了信息含量大、覆盖面广的特点,为人们提供了一个崭新的视
野。但是,当人们更加理解“地球村”,“数字化校园”含义的时候,
就对网络信息提出了更高的要求:信息要实时准确、更新速度快。因
此,建立完善的信息发布系统,一方面要求具有高效、迅速的信息收
集手段,另一方面则需要开发快捷、方便的信息发布技术,利用数据
库技术开发办公自动化系统,并与 Internet 技术密切结合是普遍采用
的方法。
清华大学办公自动化系统,从课题提出伊始,经过了系统需求调
研,工具平台选择,功能开发以及在全校范围内逐步推广使用等阶段,
这个过程也是办公自动化系统渐进的完善过程。需求调研工作是结合
学校的实际工作,管理环境进行的。在学校校办、人事处、一些院系
等相关办公部门的协助下,确定了办公系统需要解决的问题,功能和
信息发布模式。进而,在比较的基础上,以 Domino/Notes 群件为平
台,经过开发人员的合作努力,为学校建立了全新的办公观念和环境。
二.办公自动化系统在信息化建设中的作用
清华大学办公自动化系统从通用、灵活、标准的设计思想出发,
采用先进的文档数据库处理技术,为各级领导干部、办公人员、办公
部门提供集成的工作环境。办公用户通过系统平台可以方便地处理各
种文档数据、图形、声音、影像信息,并及时迅速地进行信息共享交
流。同时,系统通过配置和授权,能够使学校部门之间的各项工作与
办公自动化系统有效地结合为一个整体,提高了部门间协同工作的效
率。
1.确定以 Domino/Notes 为平台实现办公自动化系统的思想
清华大学办公自动化系统采用 Domino/Notes 群件平台实现,一般
而言,我们定义支持群体能够进行协同工作的软件技术为群件,而
Domino/Notes 正是提供这样的环境,让工作群组和个人不受地域和
时间的限制,满足人们交流和协同工作的需要。
利用 Lotus Domino/Notes 实现高校办公自动化系统的建设,是和
它特有的功能和优点分不开的。交流、协作、知识交换是当今动态功
能群组或工作用户顺利完成工作的关键,Domino/Notes 允许快速发展
的高校或企业内部应用程序的开发,在帮助用户的同时鼓励用户一起
协同工作是其独特的能力。
首先,Domino/Notes 提供电子邮件工具,通过用户的客户端可以
和 Notes 环境中的任何人以信件方式进行交流。当然,Domino/Notes
也可以通过授权的系统管理员设置,与其它 Domino/Notes 领域的用
户甚至 Internet、WorldCom 等提供服务的系统进行联系、通讯。
协作是一种适应现代工作的交流方式,处于一个群组内的用户可
以对一个详细的主题进行系列的会话与交谈。Domino/Notes 提供多
种交流方式,用户的群体讨论可以广泛的收集关于一个主题的提议和
想法,并能够把结果及时地反馈给主题的构想者;提议箱可以将用户
的建议稿保存在一个中枢存储库中,节省用户查找信息的时间,实现
知识共享;高层论坛能够完成对会议记录、组织公告、状态报告和新
闻发布的管理。
另外 Lotus Notes 对信息跟踪的进程是自动完成的。通过建立中
心数据库场所,同时授予或禁止访问此场所的不同用户的各级权限,
可以方便的完成工作文档或者公文的审批处理和归档管理。这方面我
们也承认 Notes 具有智能发送文档的功能,利用 Notes 的公式和函数,
可以实现文档和公文的串行发送和并行发送,如图 1 所示。
a) Notes 串行文档发送进程 b) Notes 并行文
档发送进程
图 1. Notes 文档发送进程示意图
Lotus Domino/Notes 强大的灵活性与安全性是其适合应用于自动
化办公系统的重要根据。 在保证安全性与可靠性的同时,Notes 与
Internet 已经有效地结合在一起,支持各种协作工作方式,例如匿名
访问方式。值得注意的是在当前存在的网络环境基础上,确定已经存
在的 LANs、MANs、WANs 的拓扑结构之后,Domino/Notes 服务器
能够很方便的进行安装与配置,由于 Domino/Notes 服务器支持多种
协议,因此可以在具有不同协议的工作站之间进行通讯。图 2 显示
的是在基本的 LAN 环境中增加 Notes 服务器的网络结构,它支持现
存网络中的通讯协议,同时为远程用户提供例如拨号上网访问方式。
Domino/Notes 服务器实施的安全步骤是重要和有效的,其授权访问
采用双密钥方式,第一层是用户由客户端对服务器进行物理和网络访
问,第二层包括对用户的身份认证与加密控制,这种分层方法可以理
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南抖北快东卫
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