某集团备用金管理制度.docx

【某集团备用金管理制度】 1. 制度目标与适用范围 某集团的备用金管理制度旨在规范集团内部的备用金管理，确保资金的有效利用和控制资金占用。此制度适用于集团旗下的各个分公司。职责主要分为备用金申请人和财务部备用金接口对接人。 2. 职责分工 - 备用金申请人负责备用金的使用，需确保发票的真实、有效和合法，并维护备用金台账。日常行政费用、团队建设费和市场推广费的申请人通常是各地部门的指定负责人，而差旅费的申请人是即将出差的员工。人事行政人员负责备用金的借支和管理，若有现金短缺，需承担赔偿并接受行政处分。 - 财务部的备用金接口对接人则负责审核申请和核销，保证符合公司规定，审核原始单据的完整性和真实性，以及审批流程的合规性，并定期与申请人核对金额。 3. 备用金使用原则与范围 - 备用金专款专用，不得挪作他用。超出申请范围的使用必须得到主管领导批准，否则财务有权拒绝核销。 - 备用金应用于无法直接支付给供应商的业务，如日常行政费用、市场推广、团队建设费和差旅费。其中，备用金不应用于固定资产采购（单价2000元以上物品）。 4. 备用金申请条件 - 备用金申请人应是部门和城市的唯一负责人，备用金库存限额为冲销后余额小于10,000.00元，不足时可续借，但总额不超过规定限额。团队建设、差旅备用金需先清后借。 5. 备用金申请流程 - 日常行政费用和市场推广活动的申请需填写申请表并逐级审批，财务部核实后支付。 - 差旅费申请也需填写申请表，经过审批后由财务部支付。 - 团队建设费申请需附上签呈，经过审批后支付。 6. 备用金支付 - 使用人填写《备用金申请单》，注明相关信息，由分公司领导签字确认。财务中心通过银行转账支付给备用金负责人。 7. 备用金核销 - 核销需提交《备用金报销单》，并附相关审批单。根据用途，需不同层级的审批人签字。报销规定通常在每月底进行，所有备用金应在当月结清，未清账款会影响工资发放。 - 报销单据应包括发票，如无法提供发票，需提供相应单据，如押金收据，收据需妥善保存以备后续退还押金。 8. 票据要求 - 发票金额应与报销单一致，特殊情况下的非发票单据需提供收据或其他证明。 总结：某集团的备用金管理制度涵盖了备用金的申请、使用、核销及管理等环节，强调了资金使用的合规性、效率和责任划分，以确保集团资金的合理使用和有效控制。