Alfresco文档管理系统

1 Alfresco基础功能操作 4 1.1 Alfresco概览 4 1.2 定制你的Alfresco仪表板 5 1.3 更新你的ALFRESCO档案 5 1.4 设置你的ALFRESCO主页 5 1.5 创建ALFRESCO站点 5 1.6 加入或离开一个ALFRESCO站点 5 1.7 定制站点仪表板 6 1.8 添加ALFRESCO站点功能 6 1.9 拖拽方式上传文件夹 -- (NEW) 6 1.10 添加内容到ALFRESCO 6 1.11 在ALFRESCO中创建内容 6 1.12 离线编辑文件 6 1.13 在AFRESCO中寻找文件 6 1.14 在ALFRESCO中预览文件 7 1.15 版本化文件 7 1.16 在ALFRESCO中创建规则 7 1.17 创建用户 7 1.18 创建用户组 7 1.19 添加用户到站点 7 1.20 ALFRESCO站点管理员 7 1.21 在ALFRESCO中创建任务 8 1.22 ALFRESCO搜索管理器 8 1.23 使用模型管理器创建模型 8 1.24 使用模型 8 2 功能说明 8 2.1 仪表盘 8 2.2 站点管理 8 2.3 文档管理 9 2.3.1 新增文档 10 2.3.2 编辑文档 10 2.3.3 删除文档 12 2.3.4 检索文档 12 2.4 文件夹管理 13 2.4.1 创建文件夹 14 2.4.2 文件夹规则 14 2.4.3 删除文件夹 16 2.5 用户和用户组管理 16 2.5.1 创建用户和组 16 2.5.2 修改用户信息 18 2.5.3 人员检索 18 2.5.4 用户组管理、邀请用户和删除用户 19 2.6 权限管理功能 19 2.6.1 角色 19 2.6.2 权限管理 19 2.7 文档的版本管理 20 2.7.1 查看历史版本 20 2.7.2 版本信息管理 21 ### Alfresco文档管理系统知识点概述 #### 一、Alfresco概览 - **仪表板**：仪表板是Alfresco的个性化主页，包含了各种Dashlets（小部件），用于展示不同类型的个人信息、活动和数据。 - **搜索功能**：提供强大的全文搜索能力，支持通过关键词快速查找文档和其他内容。 - **个人档案**：允许用户更新和维护自己的个人资料，包括头像、联系方式等。 - **我的文件、任务、站点**：用户可以通过菜单快速访问自己的文件、待办事项和参与的站点。 - **协作功能**：通过创建站点来促进团队之间的协作，支持文档共享、讨论等功能。 #### 二、基础功能操作详解 1. **定制仪表板**： - 用户可以通过定制按钮来自定义仪表板的布局和显示内容。 - 可以添加、删除或移动不同的Dashlets，以更好地满足个人需求。 2. **更新档案**： - 用户可以查看和编辑个人档案，确保信息的准确性。 - 档案中通常包含用户的职位、职责等信息。 3. **设置主页**： - 用户可以选择任何有权限的页面作为Alfresco的主页，便于快速访问常用内容。 4. **创建站点**： - 支持创建不同类型站点，如合作站点、记录管理站点等。 - 站点的可见性可以设置为公开或私有，甚至支持用户审核机制。 - 站点收藏夹功能可以让用户快速访问最常使用的站点。 5. **加入或离开站点**： - 用户可以搜索并申请加入站点。 - 同样地，也可以选择离开不再需要的站点。 6. **定制站点仪表板**： - 类似于用户仪表板，但只针对特定站点，由站点管理员负责定制。 - 包括调整仪表板布局、设置站点信息等操作。 7. **添加站点功能**： - 站点除了文档库外，还可以添加论坛、维基、博客等多种功能模块。 8. **拖拽上传文件夹**： - 支持直接将文件夹拖拽到Alfresco中，方便快捷。 9. **添加内容**： - 支持上传单个或多个文件，包括直接点击上传和拖拽上传两种方式。 10. **创建内容**： - 用户可以在Alfresco中直接创建文档，并使用Microsoft Office等工具进行编辑。 11. **离线编辑文件**： - 在离线模式下，用户可以编辑文档，并通过工作副本机制防止多人编辑冲突。 - 支持版本控制，包括主要版本和次要版本的管理。 12. **文件搜索**： - 提供多种搜索方式，包括即时搜索和快速预览。 - 可以通过类别和标签快速定位文件。 13. **文件预览**： - 在预览面板中可以查看文件的详细信息，如位置、名称、版本号等。 - 支持对文件进行收藏、评论等操作。 14. **版本化文件**： - 强调版本控制的重要性，包括查看版本历史、恢复旧版本等功能。 - 可以为每个文件添加注释，记录每次更改的原因。 15. **创建规则**： - 规则用于自动执行某些操作，例如文件归档、转换格式等。 - 用户可以创建、管理和应用规则。 16. **创建和管理用户**： - 支持手动创建用户，也可以批量导入用户信息。 - 管理员可以编辑用户信息、设置角色等。 17. **创建用户组**： - 组是用户集合，用于简化权限管理。 - 可以为组设置权限，批量应用于组内的所有成员。 18. **添加用户到站点**： - 管理员可以将用户添加到站点，并为其分配角色。 - 支持设置邮件通知，以便用户及时了解站点动态。 19. **站点管理员管理**： - 站点管理员可以管理站点的可见性、成员等。 - 支持更改成员权限，确保站点的安全性和高效运作。 20. **创建任务与工作流**： - 支持创建任务和简单的自动化工作流。 - 用户可以设置任务的优先级，并将其分配给其他人。 21. **搜索管理器**： - 提供高级搜索功能，支持创建和管理搜索过滤器。 - 用户可以根据需要创建自定义过滤器，提高搜索效率。 22. **使用模型管理器创建模型**： - 模型管理器用于创建和管理内容模型。 - 用户可以自定义类型和切面的属性，以适应特定的需求。 23. **使用模型**： - 内容模型定义了文档的结构和行为。 - 支持为不同类型的内容设置不同的属性和行为。 #### 三、功能说明 - **仪表盘**：仪表盘是用户进入系统后的第一个界面，展示了用户的个人信息和最近的活动情况。 - **站点管理**：包括站点的创建、编辑和删除等操作。 - **文档管理**： - **新增文档**：允许用户上传或创建新的文档。 - **编辑文档**：支持文档的基本编辑功能。 - **删除文档**：提供了安全的文档删除机制。 - **检索文档**：通过关键字、标签等方式快速找到所需的文档。 - **文件夹管理**： - **创建文件夹**：支持创建多层级的文件夹结构。 - **文件夹规则**：可以为文件夹设置自动化的规则。 - **删除文件夹**：确保文件夹的删除操作不会影响到相关的文档。 - **用户和用户组管理**： - **创建用户和组**：支持手动创建或批量导入用户信息。 - **修改用户信息**：允许用户和管理员更新用户资料。 - **人员检索**：通过姓名或其他关键信息快速查找用户。 - **用户组管理**：支持创建、编辑和删除用户组。 - **权限管理功能**： - **角色**：定义了用户在系统中的权限级别。 - **权限管理**：支持细粒度的权限控制，确保文档的安全性。 - **文档的版本管理**： - **查看历史版本**：用户可以查看文档的历史版本，以恢复之前的版本。 - **版本信息管理**：提供了详细的版本信息，帮助用户了解文档的变化历程。 通过以上知识点的详细介绍，我们可以看出Alfresco是一个功能强大且灵活的文档管理系统，能够满足企业级文档管理和协作的需求。