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专题资料(2021-2022年)s联想电脑公司会务手册.doc
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联想电脑公司
会务手册
(1.0 版)
企划办秘书处
1
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目 录
一、 手册说明................................................3
为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项
流程,更好地为总经.....................................3
二、会议制度及规范.....................................4
在公司内召开的会议............................................................................................................................7
在公司外召开的会议............................................................................................................................8
四、程序.......................................................10
会前工作(按顺序).....................................................................................................................10
议题及参会人员范围的确定
............................................................................................... .......10
会议场所的选定:
............................................................................................................... .......10
会议通知的起草
................................................................................................................... .......11
申报会议预算
....................................................................................................................... .......11
人员确认
............................................................................................................................... .......12
设备准备
............................................................................................................................... .......12
预定
....................................................................................................................................... .......13
车辆安排
............................................................................................................................... .......13
会务通知起草
....................................................................................................................... .......13
议程
PPT
制作
..............................................................................................................................14
食品的采买
........................................................................................................................... .......14
指导服务员工作
................................................................................................................... .......14
会议场地布置与熟悉
........................................................................................................... .......14
会中工作(按顺序).....................................................................................................................15
会议室保障
........................................................................................................................... .......15
汇报人员的保障
................................................................................................................... .......15
用餐的保障
........................................................................................................................... .......15
娱乐的保障
........................................................................................................................... .......16
住宿的保障
........................................................................................................................... .......16
会后工作(按顺序).....................................................................................................................16
离会车辆安排
....................................................................................................................... .......16
退房
....................................................................................................................................... .......16
设备整理
............................................................................................................................... .......16
2
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结帐
....................................................................................................................................... .......17
设备归还
............................................................................................................................... .......17
费用报销
............................................................................................................................... .......17
会务总结
............................................................................................................................... .......17
五、注意事项...............................................17
附件:...........................................................18
会议通知草稿......................................................................................................................................18
会务通知草稿......................................................................................................................................18
会议预算草稿......................................................................................................................................18
会务分工明细表..................................................................................................................................18
主要会议场所明细表..........................................................................................................................18
一、 手册说明
为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程,更好地为总经
理室会议做好服务保障工作,特编写了《联想电脑公司会务手册》
供大家参考,《会务手册》内容主要包含组织一次总经理室会议中
所应做好的各项工作(会前,会中,会后)及注意事项。
望随时提出修改意见 ,谢谢!
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二、会议制度及规范
为保障会议顺利召开和会议的效果,电脑公司特制定并颁发了
会
议制度(试行版),对会议的全程工作做了要求,现将制度附下:
联想电脑公司会议制度(试行)
1. 目的:会议是公司一项重要的工作方式,为了提高会议效率,保证会议效
果,规范公司的会议工作,特制定本制度。
2. 适用范围:本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议,部门内部会议
不做要求,可做参考。
3. 名词解释:
3.1 汇报:使参会人员了解某项工作的状况,并就有关问题进行讨论和决
策
3.2 通报:使参会人员了解公司某项工作的状况,一般不涉及决策和讨论
3.3 研讨:参会人员就某一主题畅所欲言,目的在于碰撞出更多的思路和
火花
3.4 汇报人:对会议议题的内容进行阐述,并回答参会人员的问题,参与
讨论;
3.5 主持人:对会议的进程进行整体控制,保证会议目标实现;
3.6 参会人员:对会议议程参与讨论和决策
3.7 列席人:列席会议,但不参与会议议题的讨论和决策;
3.8 与会人员:参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员
的总称;
4. 会议通知起草与发送
4.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备,一项会议的
召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用,因
4
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此在组织会议前应有充分的客户意识,使与会人员能够准确了解本次
会议的关键信息,以便提前准备,保证会议目标的实现;
4.2 会议通知应该包括以下几项内容
4.2.1 会议目的:明确说明举行此次会议要达到的效果,
4.2.2 会议时间:应包括会议的开始时间和结束时间
4.2.2.1 由多个部门参加的会议:上午的会议定为 9:10 开始,下
午的会议定为 14:10 开始。由于特殊情况无法按以上规定时
间开始的会议,需由会议组织者在会前通知中明确说明。
4.2.2.2 为保证会议效率和质量,在议题和内容有限的情况下,
会议时间一般应控制在 2 小时以内。
4.2.3 会议地点:会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,
与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;
4.2.4 会议议程:
4.2.4.1 会议议程的第一项是主持人讲解会议要求
4.2.4.2 根据会议内容的不同,会议可分为汇报、通报、研讨等
内容(参见名词解释)
4.2.4.3 会议议程应以 30 分钟为单元,列出本单元的会议内容,
如果某项内容多于 30 分钟,也应该分为多个单元,其目的
保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。
4.2.4.4 每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、
列席人员和主持人的名单;组织会议人员在确定与会人员时,
应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会,哪些人可
参加可不参加;努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效
果,也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议
而影响他们的正常工作,同时又给相关人员以学习、观摩的
机会;
4.2.5 会议注意事项
4.2.5.1 着装要求:在工作日期间召开的会议需正式着装;在周末
或休息日期间召开的会议可以着便装;如有特殊的着装要求
5
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