4专题资料（2021-2022年）.2.3文件控制程序01.doc

《文件控制程序》是中山华帝燃具股份有限公司制定的一份关键程序文件，旨在规范公司内部各类文件的管理，确保质量、环境和HSPM（健康、安全、职业健康管理）体系的有效运行。该程序详细规定了文件的编制、审批、分类、编号、发放、领用、修订和废止流程，旨在保持文件的准确性、及时性和受控状态。 1. 文件的编写和审批： - 管理手册由品质部起草，管理者代表审核，最后由总裁批准。 - 程序文件同样由品质部负责编写，经品质部经理审核后，由管理者代表或总裁批准。 - 各部门的工作手册和作业文件由相关部门编写，经过部门主管和经理或总经理的审批。 2. 文件分类和编号： - 第一层文件是管理手册，包括公司的整体管理政策。 - 第二层文件是程序文件，涵盖质量、环境和HSPM体系的具体操作。 - 第三层文件是作业文件，如工作手册、作业指导书和图样，具体到各部门的日常操作。 - 第四层文件是记录和表格，用于记录和跟踪管理体系相关活动。 3. 文件编号规则： - 管理手册编号包含公司名称和颁布年号。 - 程序文件编号由程序文件顺序号和体系标准条款号组成。 - 各部门内部文件编号遵循《华帝标准化工作导则》，外来文件可以直接使用，无需编号。 - 第四层文件编号由相关责任部门自行编制并报体系认证科备案。 4. 文件的发放和领用： - 各部门内部文件自行控制发放，重要文件需向文控中心备案。 - 公司级管理文件由总裁办统一印制和发放，领用人需在《文件领用（发放）登记表》上签字，不得随意复制或借出。 - 文件损坏或丢失需通过正规手续更换，旧文件由文件管理员按程序销毁。 文件控制对于一个组织至关重要，因为它确保了信息的准确传递，防止错误和误解，支持持续改进和合规性。中山华帝燃具股份有限公司的《文件控制程序》体现了其对质量、环境和HSPM管理的严谨态度，有助于维护公司的运营效率和客户信任。通过明确的职责分配、严格的审批流程和有序的文件管理，公司能够更好地执行其质量管理体系，保证所有过程的有效性和一致性。