程序文件与编码原则.doc

"修订履历记录 " "版本 "文件编号 "制/修内容 "生效日期 "制/修部门 "拟 订 " "A.0 "PG-001 "程序文件编号编码原则 "2018.1.1 "总经理室 "陈建东 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "审核栏（打×为是）： " "Σ 总经理室 签名/日期___________ Σ 财务部 签名/日期___________ " "Σ 项目部 签名/日期___________ Σ 商务部 签名/日期___________ " "Σ 采购部 签名/日期___________ Σ 安全部 签名/日期___________ " "Σ " " " " " " " "编制： 审核： 批准： " " " "文件分发部门(需要则打 ): " "（ ）总经理室 （ ）财务部 （ ） 商务部 " "（ ）项目部 （ ）安全部 （ ） 采购部 " " " 1. 目的： 有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控 制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转. 2. 适用范围： 适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理. 3. 文件用语定义： 1. 一阶文件：管理手册； 2. 二阶文件：程序文件； 3. 三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，凡在制 程上须使用的文件均属之； 4. 四阶文件：表单、记录； 4. 文件编号原则： 1. 文件编号要求： 文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音最前一个字母大写）、文 件 型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件 名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字/A0~Z0表示） 组成. 2. 文件编号格式： 1. 主文件编号格式——管理手册（ 级文件） 2. 程序文件编写格式——程序规范要求（ 级文件） 3. 操作文件编写格式——日常使用文件（ 级文件） 4. 记录文件编写格式——日常使用表单（ 级文件） 5. 标准文件类型代码： 6. 部门英文代码如下： HO——-总公司 PMD——项目部 GAD——财务部 CDM—-商务部 POD——采购部 ESH——安全部 7. 记录表单代码如下： PM-——质量安全文件 PP——程序文件 PWI——作业指导书文件 PR——记录表单文件 PED——外来文件 PA——管理文件 ----------------------- 程序文件与编码原则全文共4页，当前为第1页。 程序文件与编码原则全文共4页，当前为第2页。 程序文件与编码原则全文共4页，当前为第3页。 程序文件与编码原则全文共4页，当前为第4页。 《程序文件与编码原则》是企业管理中至关重要的一个部分，其目的是确保公司内部的所有文件和记录表单能够得到有效的管理和控制。这份文档规定了文件编号的一系列规则，以实现文件的唯一性、统一性、识别性和可追溯性，进而促进信息的高效流转。 文件的分类分为四个层次： 1. 一阶文件：这是最高级别的文件，通常指的是管理手册，它包含了公司的整体管理策略和政策。 2. 二阶文件：即程序文件，详细阐述了执行各项管理活动的具体步骤和要求，确保工作的规范化。 3. 三阶文件：包括作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图和技术文件等，这些都是在生产流程中不可或缺的指导文件。 4. 四阶文件：主要指表单和记录，用于日常工作中数据的记录和追踪。 文件编号的原则强调了以下几个方面： 1. 文件编号的构成：由企业标准代号（例如“Q”）、公司名称的首字母（大写）、文件类型（级别）、部门代码（部门英文名称首字母大写）、文件日期/文件名称代码（数字或字母，3-4位）以及文件编号/版本号（3位数字加字母A0-Z0）组成。 2. 不同类型的文件有特定的编号格式： - 管理手册（Ⅰ级文件）采用特定的主文件编号格式。 - 程序文件（Ⅱ级文件）遵循程序规范的编写格式。 - 日常使用文件（Ⅲ级文件）和记录表单（Ⅳ级文件）也有各自的规定格式。 此外，文件的修订和审批流程也是文件管理的重要环节。每个部门的负责人需要对文件进行审核，并在相应的位置打勾确认，最后由总经理批准。文件的分发也需要明确指定到各个相关部门，以确保信息的准确传递。 文件编码的标准化和规范化对于企业内部的信息管理和控制至关重要，它有助于防止信息混乱，提高工作效率，同时也方便后期的查询和追溯。各部门的英文代码（如HO代表总公司，PMD代表项目部等）简化了文件的标识和归类，使得文件管理工作更为系统化和条理化。 《程序文件与编码原则》是企业内部管理的基础工具，通过制定和实施这套原则，可以有效地提升企业的组织效率和管理水平。