文件管理控制程序(5).doc

1 目的 为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止 使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 2.1 质量体系文件的编制、管制方法。 2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。 2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。 2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。 3 定义注释 3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 3.2 非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 3.3 体系文件： 3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要 素（过程）。 3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要 求的具体说明。 3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它 是程序文件的支持性内容。 4 职责 4.1 总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件， 并将已失效的受控文件退回综合办。 4.4 综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的 保存等。 4.5 文件控制职责表 "文件级层 "文件类别 "编写 "审核 "批准 "保存 " "一 "质量手册 "授权人员 "管理者代表 "总经理 "综合办 " "二 "程序文件 "各部门主管"管理者代表 " " " "三 "技术文件 "相关部门 "部门主管、总经理 " " " " " " "、管理者代表 " " " "四 "记录表单 "随相关二、三级文件一同审批 " " " "五 "外来文件 "相关部门收集 " " " " 5文件格式及文字要求 5.1公司所有体系文件必需加页眉，格式如下。四级表单可不加页眉但必须加公司台头。 "宝鸡志普有色金属加工有限公司 "文件编号 "JH-XX-XX-XXX " " "版 本 "XX " "文件名称 "XXXXXXX "页码/页次 "第X页 共X页 " " " "生效日期 "XXXXXX " 5.2文件字体：公司所有文件一律为宋体黑色字，文件名称为二号字，正文内容序号题目 为粗体四号字，正文内容为四号字，表单内容可根据需要采用四号或五号字。 5.3文件文件签批格式，在文件末页按以下方式 编制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期： 6 作业程序 6.1 编码原则： 公司名称 文件级别 部门类别 流水号 XX—XX—XX—XXXX 注释： 公司名称：JH 部门类别：总经理 管理者代表GM；行政人事部：HR；财务部FD；生产部PM；销售部SD ；品质部QC；技术部TD；采购部PD；仓库STD。 文件级别：一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级05 流水号：字母+001～999，各部门应对本部门的文件进行分类识别，对记录表单的流水码 进行识别、汇总,汇编成《记录清单》 各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。 6.2 外来文件的编码以外单位编码为准。 6.2.1各标题内小标题顺序如下格式： 5 5.4 5.4.1 5.4.1 5.4.1.1 (a)以此类推 6.3 受控文件控制的一般要求 6.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版 本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 6.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。 6.3.3受控文件必须有编制人、审核人、批准人签名后方可发出，且编制、审核 与批准不可为同一人。 6.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。 6.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。 6.4 文件制定/修改/废止作业 6.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后 执行。 6.4.2修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》 ，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后交综合办执行，对影响技术状态的文 件修改按《产品图样技术文件更改导则》执行。 6.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表 》中。 6.5 文件分发与回收 6.5.1 文件制定/修改后，综合办依文件编写