外来文件控制程序(1).doc

" "广东省外贸开发公司 "编号: "QP/MA05 " " "程 序 文 件 " " " " " "版号: "A " " 标题: 外来文件控制程序 "页码: "1/3 " " " "1.0目的 " "通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制，防止外" "来文件的丢失。 " "2.0 适用范围 " "本程序适用于下列外来文件的控制。 " "顾客提供的技术质量文件。 " "外来标准和规范（含各级政府文件、法律、法规）等。 " "3.0 职责 " "3.1 有关部门：负责收集外来文件。 " "3.2 办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。 " "3.3 总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件中B类 " "文件的批准引用。 " "4.0 工作程序 " "4.1 " "有关部门：接收和收集外来文件，对A类文件，由有关部门填写《外来文件登记表》 " "；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。 " "4.2 标识及编号 " "登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色"广东省外贸开发公司收文"印章。A类文" "件则由各有关部门按需要设定。A类文件由有关部门根据需要确定是否编号。B类文" "件按下面规则编号。 " " " "编号: "QP/MA" " " " "05 " " "程 序 文 件 " " " " " "版号: "A " " 标题: 外来文件控制程序 "页码: "2/3 " " 编号规则： " "WS-2000-0X/A " "版本号 " "序号 " "S-2000年 " "外来文件 " "4.3 批准引用 " "接收到的B类外来文件由办公室文档管理人员填写《文件呈批传阅签》，并由 " "办公室总经理或副总经理审定后并决定是否引用，必要时应由管理者代表或" "其它总经理室成员决定是否批准引用。接收到的A类文件则由各有关部门按 " "需要处理。 " "4.3 发放 " "经批准引用的B类外来文件由办公室发放或复印发放至相关部门，所发的外 " "来文件需加盖红色外来文件"受控"印章，发放时需填写《文件发放登记表》，" "文件持有人在《文件发放登记表》中签字并注明日期，其它外来文件，一般不" "作发放，需要时，填写《文件借阅记录表》，并保证在借阅期限内归还。A类 " "文件一般不发放，由各有关部门相关人员保存。 " "4.4 保管 " "办公室负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。 " "4.5 更改回收处理 " " " " " "编号: "QP/MA" " " " "05 " " "程 序 文 件 " " " " " "版号: "A " " 标题: 外来文件控制程序 "页码: "3/3 " " " "4.5.1电子文档管理：参见QP/MA04之4.6。 " "4.6.1 各部门应不定期地向当地的相关部门了解外来B类文件的更改情况， " "若有更改由各部门负责收集，并执行4.1-4.3，同时收回原文件作废，并予 " "以销毁。 " "4.6.1顾客业务结束后，由各有关部门分类保管好顾客提出的技术质量文件 " "；若顾客提供的技术质量文件需要更改时，由各有关部门对作废文件加盖" " "作废"章，当顾客作出修改时，对应的文件版本作相应修改。 " "4.7 本程序的相关记录由办公室保存。 " "5.0 相关文件及记录 " "QR-21-01/A 文件发放登记表 " "QR-21-02/A 收文登记册 " "QR-21-03/A 文件借阅登记表 " "QR-21-06/A 文件呈批传阅签 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " ----------------------- 外来文件控制程序(1)全文共3页，当前为第1页。 外来文件控制程序(1)全文共3页，当前为第2页。 外来文件控制程序(1)全文共3页，当前为第3页。 《外来文件控制程序》是广东省外贸开发公司内部实施的一项重要管理流程，旨在有效管理和控制外来文件，确保文件的安全，防止丢失，并确保文件信息的准确性和时效性。该程序主要涉及两类外来文件：顾客提供的技术质量文件和外来标准及规范，包括政府文件、法律和法规。 1. 目的：外来文件控制程序的主要目的是通过对文件的收集、标识、发放、保管、回收和处理等步骤进行规范化管理，以防止文件遗失，并保证公司运营符合外部要求和标准。 2. 适用范围：该程序适用于公司内所有与顾客提供的技术质量文件以及外来标准、规范等相关文件的管理。这些文件包括但不限于各级政府的政策文件、法律法规，以及与公司业务相关的技术规范。 3. 职责： - 有关部门负责收集外来文件，特别是A类文件，需填写《外来文件登记表》。 - 办公室承担B类文件的控制与管理工作，包括文件的登记、标识和发放。 - 总经理室成员、管理者代表和办公室总经理、副总经理负责审批引用B类文件，而A类文件的处理由相关部门自行负责。 4. 工作程序： - 文件标识与编号：B类文件由办公室盖章并编号，A类文件由各部门根据需要设定编号或不编号。 - 批准引用：B类文件经过办公室的审定和批准后方可引用，A类文件由各部门根据实际需求处理。 - 发放：经批准的B类文件由办公室发放，并在文件上盖“受控”章，同时记录发放情况。A类文件通常不发放，由相关部门保管。 - 保管：办公室负责保管外来文件原件，原则上下发原件的情况较少。 - 更改回收处理：各部门应关注外来文件的变更，如有变动需执行文件回收、作废和销毁流程。顾客业务结束后，技术质量文件要妥善保管，作废文件需盖“作废”章。 5. 记录管理：相关操作的记录，如文件发放、收文、借阅和呈批传阅等，由办公室保存，确保流程可追溯。 相关记录表格包括：QR-21-01/A 文件发放登记表、QR-21-02/A 收文登记册、QR-21-03/A 文件借阅登记表和QR-21-06/A 文件呈批传阅签，用于记录外来文件的全生命周期管理。 这个程序确保了广东省外贸开发公司在处理外来文件时有一套严谨且标准化的操作流程，从而提升了公司内部信息管理的效率和合规性，保障了业务的正常运行。