2021文件控制程序1.docx

2021文件控制程序1全文共8页，当前为第1页。2021文件控制程序1全文共8页，当前为第1页。2021文件控制程序1 2021文件控制程序1全文共8页，当前为第1页。 2021文件控制程序1全文共8页，当前为第1页。 文件控制程序1 第 1 页共14 页＃＃＃＃＃＃＃＃＃公司 管理体系文件Q/JHG__A-2021 代替：__ 标题：文件控制程序实施日期：2021年2月28日1 目的 对与质量有关的文件的制（修）订、审核、批准、收发、存档等控制，确保各相关场所获得并使用有效版本的文件。 2 范围 适用于质量手册、程序文件、管理规定类、产品技术文件、适用的外来文件、表格、记录等文件的控制。 3 术语及缩略语 3.1 术语 外来文件——在本厂使用的非本厂制定的与质量有关的文件（如产品国家标准等）。 部门级文件——指仅在某个部门内部使用的文件。 3.2 缩略语 __ 4相关文件 《记录控制程序》 5职责 各类文件的各阶段职责见下表： 批准人:＃＃＃审核人:＃＃＃起草人＃＃＃ 日期:2021.2.18 日期:2021.2.8 日期:2021.2.1 第 2 页共14 页 注： 表示必须会签的体系文件 表示可根据需要决定是否会签的体系文件 产品技术文件中的岗位操作法由生产车间起草，生产部审核，生产副总批准。6程序 6.1文件的编写 6.1.1起草部门指定工作人员按下列要求起草： a) 文稿的格式和章节编排符合附录A；2021文件控制程序1全文共8页，当前为第2页。2021文件控制程序1全文共8页，当前为第2页。 b) 内容满足本公司质量活动的需求，具有可操作性； c) 满足GB/T__-2021标准要求。 6.1.2成稿后填写《文件会签表》，明确文件印刷数量和发放范围，应确保对质量起重要 影响的场所都能得到相应文件； 部门负责人审查签字后和文稿一并报组织会签部门。 6.1.3质量手册、程序文件必须会签，其它文件按种类文件各阶段职责表规定的权限由组织会签部门签署是否会签的意见，并组织实施。 6.1.4根据会签意见如需退回修改时，由文稿起草部门修改后返回组织会签部门。 6.2文件的审核与批准 6.2.1组织会签部门将文稿和《文件会签表》送审核人和批准人，审核人、批准人同意后一并在文稿和《文件会签表》上签字。 6.2.2起草部门负责人、会签人、审核人和批准人对下列要求重点审核： a)内容符合GB/T__：2021标准要求； b)能够满足企业质量活动的需要； c)具有可操作性； d)职责明确、工作接口清楚； 第 3 页共14 页 e)文件的发放范围及印刷数量等明确。 签字人对文件的充分性、适宜性和可行性逐级负责，批准人2021文件控制程序1全文共8页，当前为第3页。2021文件控制程序1全文共8页，当前为第3页。负最终责任。 6.3文件的编码 文件的编码由组织会签部门负责进行编码。编码原则如下： a)质量手册编码为：Q/JHG1+版本代码（如：A、B、C等）-年代号，如2021年发布 的A版本手册为Q/JHG1A-2021。 b)程序文件编码为：Q/JHG2+部门代码+该部门程序文件产生的流水号+版本代码（如： A、B、C等）-年代号，如2021年生产部发布的第1个程序文件为Q/JHG__A-2021。 注：部门代码为：综合办01； 生产部02； 质检部03； 营销部04； 生产车间05； c)管理规定类编码为：Q/JHG3+部门代码+该部门管理文件产生的流水号+版本代码 （如：A、B、C等）-年代号，如2021年营销部发布的第3个管理文件为Q/JHG__A-2021，若换版后将改为Q/JHG__B-2021。 d)产品技术文件编码为：采用国家标准的引用原编码； 企业标准在技术监督局注册的 使用原编码； 其他的规定为：Q/JHJ+部门代码+二位技术文件流水号+版2021文件控制程序1全文共8页，当前为第4页。2021文件控制程序1全文共8页，当前为第4页。本代码（如： A、B、C等+年代号，如生产车间第一个产品的工艺规定为：Q/__A-2021。e)部门级文件编码为：Q/JHG4+部门代码+该部门级文件产生的流水号+版本代码（如： A、B、C等+年代号。 f)记录的编码：为相应文件编码+两位该文件产生记录的流水号 6.4文件的印刷 6.4.1起草部门负责印刷、校对和装订，装订后连同《文件会签表》及文稿正本交发文部门。 6.5文件的发放 6.5.1发文部门在《文件台帐》上登记所发放文件（包括外来文件）的名称、编号、数量等。 6.5.2发文部门在每份受控文件副本的首页上加盖"受控文件"印章并编发文号后发放。 第 4 页共14 页 文件受控印章、发文号（用三位阿拉伯数字表示）样式如下： 公司级部门级 6.5.3文件按规定的发放范围实行逐级发放，发文 文件控制程序是企业管理体系中至关重要的一环，它确保了企业内部的质量管理文件得到有效管理和更新，以保持其有效性、合规性和适宜性。这份2021文件控制程序详细规定了文件从起草、审核、批准到发放、存档的全过程管理。 程序的目的是控制与质量相关的文件，确保所有相关场所都能获得并使用最新有效的文件版本。它涵盖了多种类型的文件，如质量手册、程序文件、管理规定、产品技术文件、外来文件以及表格和记录等。文件控制不仅涉及文件的创建，还包括对其内容的严格审核和批准，以确保它们符合GB/T标准要求，能满足企业的质量活动需求，具备可操作性，职责明确，且工作接口清晰。 文件的编写过程要求起草部门按照既定格式和内容要求进行，以确保文稿满足公司的质量活动需求，并符合GB/T__-2021标准。文件完成后，需填写《文件会签表》，明确印刷数量和发放范围，确保关键场所能够得到所需文件。质量手册和程序文件必须经过会签，其他文件则依据不同种类文件的职责表进行会签。 文件的审核与批准阶段，起草部门负责人、会签人、审核人和批准人都需对文件内容进行严格审核，确认其符合标准、满足企业需求、具有可操作性，并明确职责。每个签字人对文件的充分性、适宜性和可行性负责，批准人负最终责任。 文件编码由组织会签部门负责，遵循一定的规则，确保每份文件都有唯一识别的编码，方便管理和追踪。编码格式根据不同类型的文件进行设定，如质量手册、程序文件、管理规定、产品技术文件、部门级文件和记录等。 文件印刷由起草部门完成，包括校对和装订，完成后交由发文部门。发文部门需在《文件台帐》上登记文件信息，并在每份受控文件上盖章编号后进行发放，确保文件在规定的范围内逐级分发。 这份2021文件控制程序为企业提供了一个系统化、标准化的文件管理体系，确保了所有与质量相关的文件得到妥善管理，从而支持企业实现质量管理目标，提升整体运营效率和产品质量。