计算机会计信息系统与手工会计信息系统的比较
计算机会计信息系统与手工会计信息系统的比较
会计是一个信息系统,它可以是手工会计信息系统,也可以是以计算机为工具的计算
机会计信息系统。计算机会计信息系统是一个信息管理系统,是采用计算机对会计数据进
行采集、加工、存贮、传输并输出大量有用信息的系统。用计算机会计信息系统取代手工
会计信息系统,不仅是会计工作手段的提高,而且是会计管理工作的改进和现代化。下面
我来说下他们两者的区别与一些看法。
先说说计算机会计信息系统与手工会计信息系统两者之间的差异,我归纳于 10 点:
1、系统初始化设置工作有差异。手工会计信息系统的初始化工作包括建立会计科目,
开设总帐,登录余额等;计算机会计信息系统的初始化设置工作则较为复杂,且带有一定
的难度,其内容主要有会计系统的安装,帐套的设置,网络用户的权限设置,操作员及权
限的设置,软件运行环境的设置,科目级别与位长的设置,会计科目及其代码的建立,最
明细科目初始余额的输入,凭证类型设置,自动转帐分录定义,会计报表名称、格式、数
据来源公式的定义等。
2、平行登帐上存在差异。在手工会计信息系统登帐时,总帐由一名会计人员根据审核
无误的记帐凭证,或科目汇总表,或汇总记帐凭证进行登录,明细帐由另一名会计也根据
原始凭证或记帐凭证进行平行登录,月末校验两者是否相等。由于两名会计在登录时有可
能发生错误,因此平行登帐可以检查错误。但是在计算机会计信息系统中,总帐与明细帐
的数据均来源于原始凭证或记帐凭证,计算机按照登录总帐和明细帐的程序命令,将数据
从记帐凭证数据库中转移到总帐数据库和明细帐数据库,而计算机的内部运算是不可能发
生数据运算错误的,所以在计算机会计信息系统中总帐金额恒等于明细帐金额。因此,平
行登帐的校验功能在计算机会计信息系统中已失去了其原先的作用。
3、科目的设置和使用上存在差异。在手工会计信息系统中,由于手工核算的限制,将
帐户分设为总帐和明细帐,明细帐大多仅设到三级帐户,此外,再开设辅助帐户以满足管
理核算上的需要;科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在计算机会计信息系统中,
计算机可以处理各种复杂的工作,科目的级数和位长设置因不同的软件而异,有的财务软
件将科目的级崐数可设置到 6 级以上,完全满足了会计明细核算方面的需要;科目的设置
上除设置中文科目外,仍应设置与中文科目一一对应的科目代码,使用科目时,计算机只
要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文
科目和与之对应的科目代崐码同时显示。
4、帐务处理程序上存在差异。手工会计信息系统根据企业的生产规模、经营方式和管
理形式的不同,采用不同的会计核算形式,常用的帐务处理程序有记帐凭证核算形式、科
目汇总表核算形式、汇总记帐凭证核算形式、日记帐核算形式等,对业务数据采用了分散
收集、分散处理、重复登记的操作方法,通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对,
目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错。而在计算机会计信息系统中,一般
要根据文件的设置来确定,常用的是日记帐文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计
算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理、数据
共享的操作方法。
5、日记帐和明细帐功用有所差异。在手工会计信息系统,通常仅对现金和银行存款设
置日记帐,目的是为了序时记录货币资金的发生情况,做到与货币资金日清月结、钱帐两
清。凭证信息是分散的,不便于查询,明细帐仅是为了方便查询凭证而设置的,根据凭证
信息按科目重新登录在明细帐上,耗时且易错。而在计算机会计信息系统中,虽然任何科
目都可有日记崐帐和明细帐,但所有日记帐和明细帐上的数据均来源于记帐凭证,由于采
用了计算机这一高效能的工具,在帐务软件中对记帐凭证提供了多种查询条件,如日期、