文秘的时间管理.PPT

文秘的时间管理 时间管理是文秘工作中非常重要的一方面。作为一名文秘，需要能够合理安排时间，提高工作效率，避免时间管理陷阱。下面我们会详细讨论文秘的时间管理方法。 一、分析时间 作为一名文秘，需要能够合理安排时间，避免浪费时间。可以通过每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作。同时，可以将困难的任务分解成小部分，逐个击破。每天都可以规划一下当天的工作，分割成30分钟的小部分，并及时更新工作日志。 二、诊断工作环境，提高工作效率 办公室环境中存在四大效率毒素：声音干扰、职能干扰、空间干扰和设备干扰。可以通过“排毒四味”来改善办公室环境。第一味：根据工作需求和程序从新安排办公桌。第二味：保障公共空间和私人空间的独立。第三味：有效利用办公设备。第四味：利用设备和训练减少声音干扰。 三、诊断工作环境的案例 小办公室排毒案例：办公室面积为14平方米，办公室人员包括主管1人、秘书1人、下属3人。办公设备包括文件柜、公用电脑、5张办公桌等。可以根据每个人的需求安排办公桌，例如主管的办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰。 四、效率专家挑错办公室 通过检查办公室的布局和设计，可以发现隐藏的时间管理陷阱。例如，图1的办公室设计存在的问题包括：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰，公共通道有些狭窄等。图2的办公室设计存在的问题包括：公共通道和私人空间交叉，接待空间在办公室尽头等。图3的办公室设计存在的问题包括：公共通道过长，主管个人空间失去接待功能等。图4的办公室设计是最理想的，不存在时间管理陷阱。 五、办公室排毒DIY 可以通过自我检测问题来发现办公室中的时间管理陷阱。例如：我的办公桌为什么要放在这个位置？我的工作空间和公共通道是否过近？我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？然后，提出办公室改善建议。 六、时间管理的陷阱 时间管理陷阱包括：猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里，不好意思拒绝别人，“反正时间还早”——拖延，文件满桌病，喋喋不休的“电话粥”，源源不断的信息等。 七、时间管理陷阱的解决方法 可以通过避免时间管理陷阱来提高工作效率。例如，可以通过计划和安排来避免“猪八戒踩西瓜皮”的陷阱，通过学习拒绝他人的请托来避免“不好意思拒绝别人”的陷阱，通过帕金森定律来避免“反正时间还早”的陷阱等。