在办公室业务培训中，协调能力是一项至关重要的素质。协调被定义为使各项事务配合得当，它涵盖了运筹帷幄、公关沟通以及矛盾化解等多个方面。在机关工作中，无论是办文、办会还是办事，都需要良好的协调技巧。协调如同杠杆，可以增强工作效率；如同润滑剂，减少工作阻力；如同催化剂，提升团队凝聚力；如同黏合剂，增进团队间的团结。
要做好协调工作，首先需要明确任务要求。领导交代的任务通常会有一定的原则性，但细节可能不会一次性全部涉及。因此，工作人员需要深入理解和消化指示，准确理解领导的意图和标准，避免因为主观意愿而导致工作偏差。有时候，好心并不一定能办好事，科学的思维和实际的协调能力才是关键。
要主动适应协调对象，理解并尊重他们的特点、传统做法和地位作用。在处理跨部门、跨单位的工作时，应事先协商并取得一致意见，面对不同意见时要有耐心，必要时调整方案，避免将矛盾上交至更高层级。不遵循这一原则可能导致工作上的尴尬和冲突，如案例中理研室未与办公室协商即分配工作任务，导致了不必要的困扰。
再次，协调工作需要随时掌握情况变化。由于“变”是绝对的，特别是在涉及上级和本级领导的活动中，及时掌握并报告变化情况至关重要。这要求工作人员保持警觉，提前预见可能出现的问题，制定多套备选方案，以便在突发状况下能迅速应对。
例如，张秘书在接到副市长会议时间变更的通知后，迅速重新通知参会人员，但遗漏了一位，这就暴露出在紧急情况下，协调工作的细致程度仍有待提高。这提醒我们，即使在压力之下，也不能忽视任何一个细节，确保每个环节都能得到妥善处理。
办公室业务协调能力的提升包括但不限于理解并执行任务要求、灵活适应协调对象、及时应对情况变化。通过这些方面的实践和锻炼，可以有效提高工作效率，减少工作冲突，促进团队协作，从而在复杂的机关工作中发挥更大的作用。
