浅谈办公室档案管理信息化.docx

办公室档案管理信息化是当前信息时代背景下的一项重要任务。随着信息技术的快速发展，传统档案管理模式已无法满足现代办公需求，信息化管理不仅提升了工作效率，还促进了档案管理的精确化和科学化。然而，实施过程中存在诸多问题，如对信息化建设认识不足、信息化技术应用水平低、专业人才短缺以及信息安全风险等。 对档案管理信息化建设的认知不足是首要问题。许多单位忽视了信息化对档案管理的重要性，过于侧重档案的保管而轻视其利用价值。他们可能只关注引进专业人才，却忽视了对信息化建设的资金投入和技术更新，导致信息化工作表面化、片面化。管理者缺乏前瞻性的管理理念，不重视专业教育和培训，使档案管理人员的素质无法提升，影响了整体工作效率。 信息化技术利用水平低下也是一个显著问题。部分档案管理人员仍然固守传统的管理方式，对信息化档案管理的认识有限。很多单位仍依赖纸质档案，计算机信息管理系统的利用率低，缺乏专业的档案管理软件支持，使得档案管理效率低下，且容易造成档案丢失或损坏，增加了管理成本。 再次，档案管理信息化专业人才的匮乏是制约发展的一大因素。缺乏既懂计算机又懂档案管理的复合型人才，很多单位的档案管理员往往是兼职，无法专注于档案管理工作，更别提推进信息化建设。此外，档案管理员队伍年龄结构偏大，对信息化知识的掌握不足，管理理念滞后，导致信息化建设进展缓慢。 档案信息的安全性面临威胁。信息化虽提高了效率，但网络的开放性带来了安全隐患。病毒攻击可能导致系统瘫痪或关键数据丢失。很多档案管理人员对信息安全意识薄弱，缺乏预防措施，如定期备份、加密和网络安全检查，这为档案管理带来了严重的安全风险。 针对这些问题，可以采取以下对策： 1. 健全体制，强化对档案管理信息化重要性的认识。单位管理者应明确信息化建设的重要性，制定切实可行的方案，并将其纳入考核指标，同时加强内部宣传，提高全员意识。 2. 强化落实，提高档案管理信息化利用程度。逐步改革传统模式，利用信息技术改进信息采集、存储、调阅和传输方式，完善管理制度，提高硬件和软件配置，确保安全、高效。 3. 重视人才，提高档案人员信息化专业素养。引进并培养专业人才，通过各种形式的培训提升管理人员的专业技能，涵盖档案管理信息化和计算机网络技术等方面。 4. 落实责任，提高档案管理信息化安全性。建立完善的网络安全控制体系，对数据加密，设定访问权限，定期进行网络安全检查，以防范潜在的风险。 办公室档案管理信息化建设是一项系统工程，需要从认知、技术、人才和安全等多个层面进行全方位的改革与提升，以适应快速发展的信息时代需求。