裸裸”地排在书架上,其理由是,事先取下硬纸盒,需要时,即可
迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。�
百科全书或全集之类的大套书,一套都有数十册之多,利用这
些硬纸盒做“整理盒”,分门不类地收藏明信片、书信等信件资料,
实在特不方便,盒子的容量又多,大小又适合放置书信、明信片,
因此,按类不或用途分不收藏是最理想只是了。以后检索找寻,自
是“手到擒来”。�
5.将经常使用的工作用语记号化、简略化�
在处理的事务过程中,只要在访客的名片上,简单地写上“人、
住、印、档”,然后交给秘书,她就明白该登记客户的姓名、住址、
复印名片、夹入名片簿存档。像如此将经济使用的工作用语记号化、
简略化,在交待工作的时候,能够不必在口头上一一指示或写字条
提醒要点,得以省去许多苦恼。�
不只是一般的事务工作,连书信中经常使用的客套话也可加以
简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”,“祺”表示“敬祝商祺!”
等等,如此即可大大的提高拟稿的速度,专门快就能够交给秘书去