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文书档案电子化管理的措施分析

文书档案管理的信息化、电子化建设是时代发展的趋势和要求，文书档案是

单位运营管理中的真实客观的记录，对于单位管理有不可忽视的重大意义和作

用。在当前计算机信息化技术普及的趋势下，单位办公自动化生成的各种文书都

要采用电子化的管理模式和方法，进行电子化流转、归档、存储和利用，要充分

发挥文书档案电子化管理的优势特点，确保文书档案信息的准确、完整和系统化，

采用切实有效的文书档案电子化管理措施和方法，全面发挥文书档案的现实应用

价值和效能。

标签：文书档案；电子化；管理；措施

文书档案是单位发展活动的重要载体，如何实现文书档案电子化管理和应

用，使之更为准确、完整、高效和安全，是当前思考的重要课题和内容。在当前

计算机网络技术、信息技术迅猛发展的背景下，文书档案要逐渐由传统的管理模

式向电子化、数字化的管理模式转变，在充分理解和把握文书档案电子化管理的

理论基础的前提下，利用文书档案电子化管理的优势，较好地实现文书档案电子

化管理的采集、整理、归档、存储和利用，最大化地发挥出文书档案电子化管理

的效能，突显文书档案的现代化、电子化管理价值。

一、文书档案电子化的理论基础分析

文书档案电子化管理是由传统纸质的文件管理方式向电子化管理方式转变

的一种趋势和方向，要结合计算机网络技术和信息技术，将繁复的办公行为转变

为便于查询、存储和利用的电子文件，实现由手工档案管理模式向智能档案管理

模式的转变。由于文书档案涉及国家、社会生活的各个方面的内容，覆盖面极其

宽泛，表现出极其丰富的内容和多样化的形式，因而文书档案体现出综合性的特

点，并且由于大多数文书档案都局限于单位内部使用，并没有较高的开放性，显

示出其相对保密性的特点。简言之，文书档案是单位各类管理活动中办理完毕且

具有保存价值的文书形式，具有自身的属性特点和规律性。在文书档案电子化的

过程中，要进行观念的更新，并充分认识到文书档案电子化的理论基础和依据，

具体包括以下方面：

1.文件生命周期理论

這一理论关注文书档案形成的全部过程，包括文件产生到销毁的全部流程和

环节，也即文件的历史价值永久保存或消失的整个运动过程，文件生命周期理论

侧重于对文件的基本属性及管理者主体行为之间的关系的研究，是对文书档案运

动全程的特点和规律性的一种客观描述和阐释，在这个理论观点之下，认为文书

档案电子化管理可以从三个阶段来认识和理解，即：现行阶段、暂行保存阶段、

永久保存阶段，显现出文书档案电子化管理的动态化过程和状态。

2.前端控制理论

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