浅析电子档案管理的原则及管理中应该注意的问题.pdf

《浅析电子档案管理的原则及管理中应该注意的问题》 电子档案管理是信息化时代档案管理的重要组成部分，它涉及到了信息的完整性、可读性、可靠性的保障，以及集中统一管理、纸质文件与电子文件双套归档、文件与档案一体化管理等多个关键环节。随着计算机技术的飞速发展，电子档案在各行各业的应用日益广泛，了解和掌握这些原则和注意事项对于提升电子档案管理效率和质量至关重要。 电子档案管理遵循的首要原则是完整性。由于电子文件的生成和分布具有分散性，且信息非实体化，无法直观展示，因此在管理过程中，必须确保信息、程序、软件和纸质文件的完整性。在归档时，需要采取一系列措施，如数据校验、版本控制等，防止信息在传输和存储过程中的丢失或损坏。 可读性原则不容忽视。电子文件的存储格式多样，随着硬件和软件的升级换代，可能会出现兼容性问题，导致文件不可读。因此，在收集电子档案时，必须一同收集相关支持软件，并进行技术分析，以确保档案的长期可读性。 再者，可靠性是电子档案的生命线。由于电子文件可以无痕修改，其真实性易受质疑。为保障电子档案的可靠性，需采取技术手段和规章制度，如数字签名、时间戳等，确保档案的真实性和完整性，并在操作流程中严格遵循备份策略，防止信息丢失。 在电子档案管理中，要注意的问题之一是实现集中统一管理。随着办公自动化和各类计算机应用的普及，电子文件的归档和管理应逐渐走向集中，以利于信息的检索、利用和共享，推动档案工作的现代化进程。 现阶段实施纸质文件与电子文件双套归档是必要的。虽然电子文件存在一些管理难题，但在这些问题解决之前，纸质文件作为法律效力的凭证，与电子文件并存是合理的。双套归档意味着需要建立两个独立的管理系统，同时也为档案管理部门带来了新的挑战。 文件与档案一体化管理是未来趋势。在电子文件环境下，文件与档案的界限模糊，一体化管理能优化管理流程，实现前端控制，提高管理效率。 总结来说，电子档案管理是一项复杂而重要的任务，需要在保证信息完整性、可读性和可靠性的同时，妥善处理集中管理、双套归档和一体化管理等问题。面对信息技术的快速发展，我们需要不断探索和完善电子档案管理策略，以适应信息时代的挑战，充分发挥电子档案的价值。