《财务部长住房催收规章制度详解》
在酒店行业中,财务部是确保企业资金流转正常、账目清晰的关键部门。尤其对于长住房客户的管理,建立健全的规章制度至关重要,这不仅关乎到企业的经济利益,也直接影响到客户关系和服务质量。本文将详细解析泉州湖心大酒店的“长住房的帐务管理及催收制度”,旨在为类似行业的财务管理提供参考。
1. 合同管理:长住房的结算必须严格按照与客户签订的合同执行。合同由会计处主管审核并签名后,再由信用组接手管理。这确保了业务操作的合法性与合规性。
2. 信息记录:接收到合同时,需详细记录公司名称、长住客姓名、房号、合同有效期、房价、押金以及结算和交单日期,以便进行系统化的账务管理,防止出现疏漏。
3. 客户沟通:及时与长住客人沟通,了解其分单需求,根据实际情况在电脑系统中建立账户,确保账单的准确性。同时,核实房租,避免因误解或错误导致的结算问题。
4. 押金处理:未按合同交付押金的长住房客人,财务部应通过工作备忘录形式书面通知销售部,并在收到押金后开具收据,确保交易的透明度。
5. 日常核对:前台收银员需定期核对底单,检查电脑录入情况,按时将账单送达客人手中,保证账目清晰,流程顺畅。
6. 账单发送:每月末,财务部应将长住房产生的杂费和房租一并送交客人,让客人清楚了解自己的消费状况。
7. 结算监控:严格控制每笔长住房的结算日期,对超期未结账的客户,应在期限过后立即进行电话催收。同时,定期制作商务应收表,列出未付款的长住房客户,提交给本部及相关部门经理,以便采取进一步措施。
8. 文件保存:所有合同应整理归档,建立索引,便于查找和长期保管,这既是对企业责任的体现,也是保障企业权益的重要手段。
通过以上制度,泉州湖心大酒店的财务部可以有效地进行长住房的账务管理和催收工作,确保资金流的正常运行,减少坏账风险,同时也提高了服务质量和客户满意度。这套制度不仅适用于酒店行业,对于其他提供长期服务且涉及客户账务管理的企业,也有一定的借鉴价值。