公司文书档案归档制度.doc

公司文书档案归档制度是企业内部管理的重要组成部分，它规定了公司文件材料的收集、整理、保管和销毁等流程，确保公司活动的历史记录得以妥善保存，以便未来查阅和利用。以下是对该制度主要内容的详细解释： 1. **归档范围**：归档范围包括反映公司各项经营活动和管理工作、具有查考利用价值的文件材料。具体涵盖了党群工作和行政管理两大领域，如党务文件、行政文件、会议记录、发展规划、规章制度、合同协议、干部任免、机构变动、质量管理体系文档、经济纠纷材料、奖励表彰等。 2. **保管期限**：文书档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久性文件是具有长期历史价值或法律效力的文件；长期文件的保管期限在16到50年之间；短期文件的保管期限在15年以下。不同的文件根据其重要性和时效性被分配相应的保管期限。 3. **归档时间**：各部门兼职档案员应在第二年的4月底前，将上年度已经办理完毕的文件材料分类、整理、立卷，然后移交给公司档案室统一保管。 4. **归档文件材料的质量要求**： - 归档率和完整率要求高，以确保信息的全面性。 - 文件材料需齐全、完整，包括附件、图表、制表说明等，保持原文件的有机联系。 - 原件或正本应作为公司制发文件的归档标准。 - 文件字迹、印鉴需清晰，禁止使用不利于长久保存的书写工具。 - 归档时，档案室和移交部门需进行清点核对，并签字确认。 - 对于不归档的文件，应根据其价值和必要性进行分类管理，无保存价值的文件经审批后销毁。 5. **具体归档内容**： - 党群工作部分涉及上级党委文件、党务会议记录、党内职务任免、先进评选等。 - 行政管理部分涵盖上级机关颁发的文件、公司会议材料、董事会会议记录、公司发展规划、规章制度、合同协议、干部任免、机构变动、质量管理体系文件、经济纠纷、奖励处分等。 通过严格的文书档案归档制度，公司可以确保关键信息的安全、有序和有效利用，同时有利于遵守法规、提高工作效率、维护公司利益，以及为企业历史和决策提供依据。