关于公司使用红头文件模板的通知.pdf

关于弘毅天承集团使用红头文件模板的通知旨在规范公司的文件管理工作，确保文件的标准化和安全性。红头文件是企业内部的重要正式文档，通常用于传达重要政策、决定和通知。以下是对通知中涉及的关键知识点的详细说明： 1. **文件格式**：红头文件的格式要求严谨统一，包括红色标题部分应显示公司全称，编号行采用宋体三号字体，标题使用加粗的宋体2号字体，正文使用仿宋3号字体，字间距为0，行间距为23磅，四周边距均为2cm。 2. **编号和保密等级**：文件编号有特定格式，如“成弘知字〔2020〕001 号 保密等级：D 等级”。保密等级分为A、B、C、D四级，分别对应不同的访问权限，D级为全体员工可见，A、B、C级逐渐增加访问限制。 3. **责任人和审核流程**：所有文件需明确提案人、审核人和签批人的责任，所有责任人必须签字确认。 4. **关键词**：文件底部需列出关键词，以便快速识别文件主要内容。 5. **印发日期和数量**：“20XX年XX月XX日印发”表示文件生效日期，“印发X份”指文件分发的份数。 6. **印章使用**：公司公章用于以公司名义发布的文件，中心印章用于以组织架构中心名义发布的文件。印章由行政部统一管理。 7. **发文权限**：集团一级管理部门有权发布红头文件，而分（子）公司只能以其名义发布，不能代表部门发布。 8. **文件管理**： - 编号在最终审核前为空白，审核后由起草人向人力行政管理中心申请统一编号。 - 文件需系统编号，全公司保持一致，便于识别、控制和追踪。 - 起草工作由文件主要使用部门和使用人负责，以确保内容准确全面。 - 原件存档于HRSSC，部门可保留复印件。 - D级文件以电子版分发，A、B、C级文件纸质存档，如有需要借阅，需经过审批。 - 特定类型的文件（如通知、任命、公示）发红头文件，部分类型（如请示、申请）仍遵循特定模板。 9. **附件**：包含了不同分公司和总部的红头文件模板，以及请示类行文模板和文件借阅申请表。 10. **生效日期**：本通知自2020年3月17日起生效。 以上内容详尽地概述了弘毅天承集团红头文件的使用规范，涵盖了格式、内容、管理和权限等方面，旨在提高文件管理的专业性和效率。