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基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现样本.doc
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基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现样本.doc
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摘要
一、绪论 ……………………………………………………………………………………………………3
1、办公自动化发展趋势 ........................................................................................................................4
2、办公自动化系统研究意义 ................................................................................................................5
二、需求分析…………………………………………………………………………………………………6
1、功能需求 ............................................................................................................................................7
2、办公自动化系统平台选取………………………………………………………………..…………8
三、系统设计…………………………………………………………………………………………………9
1、系统构造 ..........................................................................................................................................10
2、系统功能 ..........................................................................................................................................11
3、功能模块设计 ..................................................................................................................................12
(1)、公文管理子系统 ...................................................................................................................13
(2)、通用信息子系统 ...................................................................................................................14
(3)、个人办公子系统 ...................................................................................................................15
(4)、系统维护子系统 ...................................................................................................................16
4、数据库设计 ......................................................................................................................................17
(1)、Domino/Notes 数据库设计...................................................................................................18
(2)、SQL Server 数据库设计 .......................................................................................................19
四、系统实现………………………………………………………………………………………………20
1、概述 ..................................................................................................................................................21
2、发文管理数据库 ..............................................................................................................................22
(1)、表单设计 ...............................................................................................................................23
(2)、视图设计 ...............................................................................................................................24
(3)、其她元素设计 .......................................................................................................................25
3、其她模块简介 ..................................................................................................................................26
五、总结 …………………………………………………………………………………………………27
参照文献 …………………………………………………………………………………………………28
摘要
随着信息技术蓬勃发展,特别是计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术、数据库技
术及自动化技术日新月异,为办公自动化发展提供了辽阔空间。老式办公模式中公文流转速度
较慢,安全性不够,对公文信息解决、记录、分析较啰嗦,在沟通、协作和控制等方面存在局
限性。办公自动化在提高政府机关或企事业单位各部门办公质量和办公效率,提高决策科学性
和对的性,提高领导者管理水平,推动各单位信息化建设等方面起着举足轻重作用。
本论文以基于 Lotus Domino 办公自动化系统建设为背景,综合运用了 Internet /Intranet 各
种新信息技术,针对办公自动化系统及其核心技术进行研究和开发。
论文一方面简介了办公自动化定义,国内外 OA 发呈现状和发展趋势,通过度析办公自动
化系统功能需求,结合对既有各种以开发平台和群件系统对比,拟定本以系统最佳开发和运营
平台为 Lotus Domino/Notes,文中简要简介了 Lotus Domino/ Notes 特点。
接着提出了基于 Lotus Notes 群件和 Intranet 办公管理信息系统体系构造,完毕了公文管理、
通用信息、个人办公、系统维护等模块开发。
最后,依照当前技术发展和实际办公需要,总结了当前工作,并对办公自动化系统发展进
行了展望。
核心词:办公自动化、工作流、表单、视图、大纲、Lotus Domino/Notes
绪论
办公自动化(Office Automation,简称 OA)于 20 世纪 50 年代提出,在 80 年代至 90 年代得
到了飞速发展
[1]
。办公自动化是以先进科学技术、信息、技术、系统科学和行为科学为支柱一
门综合性技术。它以系统科学为理论基本,行为科学为主导,综合运用信息技术(涉及微电子
技术、计算机技术和通信技术等)完毕各种办公业务,充分有效地运用信息资源,以提高生产
效率、工作效率和工作质量,辅助决策,增进办公活动规范化和制度化,以达到既定目的,获
得更好效果。办公自动化是将当代化办公和计算机网络功能结合起来一种新型办公方式,是当
前新技术革命中一种非常活跃和具备很强生命力技术应用领域,是信息化社会产物。通过网络,
组织机构内部人员可跨越时间、地点协同工作。通过 OA 系统所实行互换式网络应用,使信息
传递更快捷和以便,从而极大地扩展了办公手段,实现了办公高效率。
1.办公自动化发展趋势
从办公自动化发展过程和此后发展趋势来讲,办公自动化已经经历了从第一代发展到当前
第二代,并且正在向着第三代发展
[1]
,如图 1.1 所示。
图 1.1 办公自动化发展趋势
从 80 年代中期起步第一代办公系统以个人电脑、办公套件为重要标志,实现了数据记录
和文档写作电子化,完毕了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式奔腾。
从 20 世纪 90 年代中期开始,随着以 Lotus Notes 为代表工作流群件技术问世,以及网络
通讯技术长足发展,办公自动化系统发生了第一次革命性演进,第二代办公自动化系统以网络
技术和协同工作技术为重要特性,实现了工作流程自动化,实现了收发文从老式手工方式向工
作流自动化方式奔腾。
第三代办公自动化则是从以工作流程为中心第二代办公自动化系统提高到以知识管理为
核心。以公文流转为例,第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化自动解决,例如,
本文提出办公自动化系统就是以公文流转为核心,并且基于工作流协同工作方式第二代办公自
动化系统;第三代办公自动化在此基本上更为文献解决每一种环节提供了该环节所需要有关知
识,涉及在线专家、文献背景资料及公司其她关于信息,保证每一种使用者都可以随时随处依
照需要向专家学习、向公司既有知识学习,使员工在办公自动化系统中地位从被动向积极转变,
从而在提高每个员工创造能力过程中,大大提高了公司与机构整体创新和应变能力。
综上所述,办公自动化系统发展通过三个阶段,两个奔腾过程。从以数据为核心发展到以信息交流为
核心,进而提高为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各种方式信息交流,从简朴电子邮件、群件与协
作、直至构建 Web 应用,其核心目都是在获得与应用知识。知识是公司网络上传递最有价值信息。对知识
运用效果关系到公司综合发展实力。第三代 OA 协助公司从 How To 过程转变到 Know How 过程,即将办
MIS办公自
动化系统
群件办公自
动化系统
知识管理
办公
自动化系统
信息数据 知识
公自动化系统由模仿手工作业向变化并提高手工作业效率过渡。
2.办公自动化系统研究意义
应当说没有人怀疑计算机浮现给办公室职工带来便利,但是对当代办公自动化而言,其目
己经不局限于减轻员工工作量,而是要将员工从繁琐事务性工作中解放出来,用更多精力去关
注最重要事情,从而提高公司效率,增强公司综合竞争能力。在这种办公模式下,公司组织构
造可以得到简化,各个部门在信息共享基本上进行协作,便于明确各个部门甚至每个员工责任,
而决策层可以迅速综合来自各个方面信息,并以此为根据制定公司战略决策。从这个意义上讲,
在市场竞争日趋白热化今天,办公自动化己经不再是一种手段、一种工具,而成为决定公司生
存发展命脉。
在老式办公模式中,由于缺少重要信息传递和工作流程环节,办公各个部门之间无法实现
信息共享和信息集成,从而难以实现各个部门之间高效协作。在寻常办公过程中,比较容易浮
现如下差错:
一是各部门信息传递和事务交接依然由人工完毕,容易浮现差错;
二是上下级和部门之间无法实现协同工作,难以及时沟通;
三是信息和工作流程互相分离,缺少至关重要随时记录,使工作监控和评估困难重重。
可以想象,掺杂着如此大量人工操作过程事务解决方式主线无法适应当代化办公模式需要。
随着信息技术发展和国内信息技术应用水平提高,在办公过程中,老式工作方式和审批模
式己经难以满足新需求,实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率,规范化
管理必然趋势。
办公自动化系统带来好处有
[1]
:
(1). 信息传递与沟通交流顺畅
排除因职能、职位、距离等因素导致信息联系不畅而带来公司发展羁绊,通过构建内部通
讯、信息发布与交流平台,实现多途径联系与沟通,减少信息在途时间,提高信息时效性,与
此同步,缩短领导与职工之间,各部门之间距离。
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