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全国援外培训承办单位
电子文件调研报告
电子文件管理现状调研报告
北京某软件技术有限公司
徐军 著
2013/5/10
第 1 页 共 87 页
编号:
时间:2021 年 x 月 x 日
书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
页码:第 1 页 共 87 页
目录
1. 概述............................................................................................................................................ 2
1.1 电子文件的定义............................................................................................................... 2
1.2 电子文件的基本特征....................................................................................................... 3
1.3 电子文件的管理模式....................................................................................................... 3
1.4 调研介绍.......................................................................................................................... 4
1.5 调研目的.......................................................................................................................... 5
1.6 调研方法.......................................................................................................................... 6
1.7 调研对象.......................................................................................................................... 6
1.8 背景数据.......................................................................................................................... 6
2. 北京地区调研分析.................................................................................................................... 9
3. 湖南地区调研分析.................................................................................................................. 23
4. 上海、广东、福建地区调研分析........................................................................................... 33
5. 江苏、山东、海南、新疆地区电子文件调研分析................................................................46
6. 浙江、四川、湖北、吉林、河北、甘肃地区电子文件调研分析.........................................57
7. 天津、河南、安徽、陕西、青海、宁夏、云南、广西地区调研分析.................................68
8. 总结.......................................................................................................................................... 77
9. 附表-问卷调查表..................................................................................................................... 80
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编号:
时间:2021 年 x 月 x 日
书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
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1. 概述
本着以全面提高国家信息化建设和部委信息化办公的高度理念,为进一步
提高我国援外事业和全国援外承办单位(以下简称援外机构)的文件办公的高
效性、便捷性、透明性和互联互通性。2012 年 10 月,北京某软件技术有限公
司(以下简称某)很荣幸的承担了全国援外培训信息管理系统。此系统还覆盖
了下设全国各省市 129 家援外承办单位。某立志于将此系统打造成国家级标准
的援外培训系统,特对全国省市 129 家承办单位实施电子文件管理现状调研活
动。并根据调研深入、全面的了解我国援外事业的综合能力和各省市承办单位
及企业的信息化办公能力。然后,通过总结归纳调研信息更好的将全国援外培
训信息管理系统打造成国家标准的软件工程。
1.1 电子文件的定义
《信息与文献》一书中是指“机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动
过程中形成、收到并保存的作为证据及信息的记录”(ISO15489:2001—文
件管理)。而在《电子文件归档和管理规范》一书中电子文件的定义为“在数字
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书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
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设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机
等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件”( GB/T 18894-
2002,P43)。英国联邦管理法规将电子文件定义为“包括数字的、图形的及文
本的信息,他可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上并且符合文件的规
定”(1992,P267).
1.2 电子文件的基本特征
真实性、完整性和可读性是电子文件的三大基本特征。真实性是指文件
的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,保存形式和
原始状态一样。完整性,其一是指,记录社会活动真实面貌的具有有机联系的
电子文件及其他形式的相关文件完整齐全性;其二是指,单一份数的电子文件
内容、结构和背景信息完好无缺。可读性又称作为有效性,是指文件具有可理
解性和利用性的基本性能,其中包括信息可识别性、存储系统可靠性、载体的
完好性和兼容性。
1.3 电子文件的管理模式
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书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
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电子文件的管理模式分为两种。第一种是,政府及企业内部日常办公和业
务交流所形成的电子文件由管理机构和组织机制的管理模式.它是指文件形成部
门或信息管理部门应定期把符合条件的电子文件向有关管理部门人员移交,并
按照管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上;另一种是档
案电子文件管理模式。它是由电子文件生成部门、档案室和档案馆采用集中式
保管模式。是政府机构及社会各界组织产生具有长期或永久性保存价值的电子
文件集中移交给各省市级档案馆保存。目前集中式保管模式广泛的应用于美国、
加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些发达国家。在本文中,电子文件是指
各援外单位机构在电子政务、日常办公及其他各类信息化业务中所产生、移交
转移的信息记录。
1.4 调研介绍
随着我国信息化建设的大踏步前进,多元化的信息资源渐渐的变成人们讨
论的焦点问题,而电子化办公文件正以惊人的速度和数量普及和影响着社会发
展。多元化的电子文件无论是在内容上、读取上和形式上都快速应用到社会的
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