工作流程管理系统是一种企业级的解决方案,它源于群组软件的发展,旨在通过自动化系统监控企业的各项流程运作,整合组织资源,提高信息利用效率。工作流程管理系统不仅能够将企业内部流程与互联网/内联网相结合,实现远程办公地点的同步作业,减少地理位置带来的信息差距,还能通过工具辅助设计、创建和管理工作流程,提升流程自动化和优化水平。
人工流程通常涉及大量的纸质文档,需要人力支持流程传递和表单管理工作,追踪工作进度困难,而且可能存在安全风险。而自动化流程则通过电子表单降低打印成本,使用自动化系统进行表单传递和管理,提高工作效率,规范工作优先顺序,并通过严格的权限控制确保信息传递的准确性和安全性。
产品结构通常分为三层:客户端层、数据层和应用服务器层。在小型企业应用中,Web、文件和数据库服务器可能在同一台主机上运行,适合300人以下的企业。中型企业可能需要两台服务器分别承担Web/文件服务器和数据库服务器,适用于300-800人的规模。大型企业则需要负载均衡、Web服务器串联、文件服务器和数据库服务器,以应对800人以上的用户需求。
Status Power Flow系统强调易用性、易整合性和易维护性。用户可以通过熟悉的浏览器进行操作,缩短系统引入时间。通过整合内部应用系统和流程引擎,实现流程审计控制。维护方面,由于基于互联网标准技术和协议,可以轻松与企业其他应用系统集成,不受时空限制。
该系统提供表单管理功能,包括表单设计向导,支持添加Office和HTML表单,将所有企业表单转换为电子版。用户可以设定表单编号规则,设置超级用户,为特定表单分配高级权限。此外,可以设定表单执行状况,通过执行程序设置与其他系统或数据库整合。流程节点的签核人可以根据需要选择或通过VB Script编写程序来定义检查点。例如,请假三天以下由部门经理审批,三天以上由总经理审批。
电子表单功能允许用户根据预设的格式填写信息,提交申请后进入签核流程。申请人可以是本人,也可以代他人申请(某些特殊表单可能仅限本人申请)。签核过程支持鼠标操作,即使在外出时也能完成。系统还提供签核代理设置和签核记录查看功能,签核完成后,归档的表单可用于统计分析,如结合人事、差勤、财产管理等数据,员工可以随时查询加班、请假、薪资、资产申请等记录。
总之,工作流程管理系统是企业提高效率、优化流程的关键工具。Status Power Flow通过电子表单、自动化签核等功能,为企业提供了一套全面的流程管理解决方案,有助于实现企业内部信息的高效流动和决策的快速响应。