紫晶一体化管理系统

1 系统安装说明--------------------------------------------------------------------------------3 2 系统使用说明--------------------------------------------------------------------------------4 2.1系统 2.1.1 系统使用流程---------------------------------------------------------------------------4 2.1.2 系统参数设置---------------------------------------------------------------------------5 2.1.3 库参数设置------------------------------------------------------------------------------6 2.1.4 用户管理---------------------------------------------------------------------------------7 2.1.5 收发文年度设置------------------------------------------------------------------------7 2.1.6 分类大纲管理---------------------------------------------------------------------------8 2.1.7 分类表管理------------------------------------------------------------------------------9 2.1.8 主题词库设置---------------------------------------------------------------------------10 2.1.9 数据管理---------------------------------------------------------------------------------10 2.1.10 其他门类档案管理--------------------------------------------------------------------11 2.2 数据库/全文维护 2.2.1 强制解锁---------------------------------------------------------------------------------11 2.2.2 数据库系统处理------------------------------------------------------------------------11 2.2.3 机读目录数据转出---------------------------------------------------------------------12 2.2.4 日志库检索------------------------------------------------------------------------------12 2.2.5 日志库加密导出------------------------------------------------------------------------12 2.2.6 浏览加密日志文件---------------------------------------------------------------------13 2.2.7 全文目录管理---------------------------------------------------------------------------13 2.2.8全文文件管理---------------------------------------------------------------------------14 2.2.9 全文扫描管理---------------------------------------------------------------------------15 第1页,共40页 紫晶文档一体化管理系统(AMS)使用手册 2.2.10全文文件加密压缩--------------------------------------------------------------------15 2.2.11全文文件解密还原--------------------------------------------------------------------16 2.3 公文管理/归档 2.3.1 收文管理----------------------------------------------------------------------------------16 2.3.2 发文管理----------------------------------------------------------------------------------17 2.3.3 公文处理表格和收发文簿打印-------------------------------------------------------17 2.3.4 自动归档----------------------------------------------------------------------------------19 2.3.5 人工归档/卷(盒)内文件调整----------------------------------------------------------21 2.3.6 封面编辑和打印-------------------------------------------------------------------------22 2.3.7 归档文件目录编辑、打印/文件级数据录入---------------------------------------23 2.3.8 备考表、脊背的编辑打印-------------------------------------------------------------24 2.3.9案卷目录、全引目录打印-------------------------------------------------------------24 2.3.10 档号批量替换--------------------------------------------------------------------------24 2.3.11 件号处理--------------------------------------------------------------------------------25 2.3.12 案卷(盒)批量处理---------------------------------------------------------------------25 2.3.13 分卷及合卷-----------------------------------------------------------------------------25 2.4 编目检索/利用 2.4.1 案卷级检索----------------------------------------------------------------------------26 2.4.2 文件级检索----------------------------------------------------------------------------27 2.4.3 收文检索-------------------------------------------------------------------------------28 2.4.4 发文检索-------------------------------------------------------------------------------28 2.4.5 借阅参数设置-------------------------------------------------------------------------28 2.4.6 借阅管理-------------------------------------------------------------------------------29 2.4.7 归还-------------------------------------------------------------------------------------29 2.4.8 催还-------------------------------------------------------------------------------------30 2.5 鉴定/移交 2.5.1 鉴定登记-------------------------------------------------------------------------------30 2.5.2 移交登记-------------------------------------------------------------------------------31 2.6 报表 2.6.1 统计表----------------------------------------------------------------------------------31 2.6.2 其他报表-------------------------------------------------------------------------------31 2.7 数据交换/网上发布 2.7.1 数据交换-------------------------------------------------------------------------------32 2.7.2 Internet 网上数据发布---------------------------------------------------------------33 2.8 系统辅助功能模块 2.8.1 主题词自动标引----------------------------------------------------------------------34 2.8.2 分类号自动标引----------------------------------------------------------------------34 2.8.3 全文浏览-------------------------------------------------------------------------------34 2.8.4 字体设置-------------------------------------------------------------------------------35 第2页,共40页 紫晶文档一体化管理系统(AMS)使用手册 2.8.5 快速/高级检索------------------------------------------------------------------------35 2.8.6 打印预览和页数设置----------------------------------------------------------------37 2.8.7 多级排序-------------------------------------------------------------------------------37 紫晶一体化管理系统是一款专为文档管理和办公自动化设计的软件，旨在提供全面的信息化解决方案，将文档的创建、存储、检索、使用、维护和归档等多个环节整合在一个统一的平台上。这款系统强调一体化管理，旨在提高工作效率，规范组织内部的文档流转和信息共享。 **系统安装与使用** 系统安装说明通常包括安装环境的要求、安装步骤、配置说明以及可能出现的问题和解决办法。用户在安装过程中需要按照指导进行，确保所有必要的硬件和软件环境满足系统运行需求。系统使用说明则详细描述了如何启动和操作系统，帮助用户理解每个功能模块的用途。 **系统使用流程** 系统使用流程涵盖从登录到退出的全过程，包括用户管理、权限分配、系统参数设置等。用户管理允许管理员创建、修改和删除用户账户，设定不同用户的访问权限。系统参数设置则涉及系统运行的各项参数，如数据库连接、日志记录级别等，这些设置直接影响系统的性能和安全性。 **系统参数设置与库参数设置** 库参数设置主要用于配置文档存储的相关参数，例如存储路径、备份策略、存储格式等，确保文档的安全存储和高效检索。 **用户管理** 用户管理是系统的核心部分，包括用户注册、角色分配、权限控制等，以实现不同用户对系统的个性化访问。 **收发文年度设置** 收发文年度设置用于规范和管理组织内部的公文流转，确保公文按年度归档，便于查找和统计。 **分类大纲与分类表管理** 分类大纲和分类表是文档管理和检索的基础，它们定义了文档的分类结构，帮助用户快速定位和归类文档。 **主题词库设置** 主题词库管理涉及专业词汇的标准化，提升文档检索的准确性，便于用户通过关键词快速找到所需信息。 **数据管理** 数据管理涵盖了数据的导入、导出、备份和恢复，以及数据库的日常维护，确保数据的完整性和一致性。 **其他门类档案管理** 除了常规的文档管理，系统还支持其他类型的档案管理，如图片、音频、视频等非结构化数据的存储和管理。 **数据库/全文维护** 这部分涉及到数据库的日常操作，如强制解锁、数据系统处理、日志库管理等，确保数据库的稳定运行。 **公文管理与归档** 收文和发文管理包括公文的接收、审批、发送等流程，以及自动和人工归档，保证公文生命周期的完整记录。归档过程包括封面编辑、文件目录编制、备考表和脊背编辑等，确保档案的规范化。 **编目检索与利用** 通过案卷级和文件级检索，用户可以快速找到所需文档。借阅管理、归还和催还功能支持档案的借阅流程，提高文档的利用率。 **鉴定与移交** 鉴定登记和移交登记用于跟踪档案的生命周期，确保档案的合规性和完整性。 **报表** 统计表和其他报表提供了系统的运行情况和档案管理的统计信息，有助于管理层做出决策。 **数据交换与网上发布** 数据交换功能支持与其他系统之间的数据传输，而互联网数据发布则让内部文档能够安全地对外发布。 **系统辅助功能模块** 包括主题词自动标引、分类号自动标引，提高文档编制的效率；全文浏览、字体设置和检索功能优化用户体验。 紫晶一体化管理系统提供了全方位的文档管理服务，从基础的文档存储到复杂的公文流转，再到数据的安全管理和高效检索，构建了一个高效、安全、易用的文档管理系统。