信息时代的文书管理策略讨论.pdf

【信息时代的文书管理策略】 信息时代的到来，对文书管理工作产生了深远影响。传统的文书管理模式已无法适应信息化社会的需求，因此必须重新审视和探索新的管理策略。本文主要探讨了文书电子化管理的必要性和电子档案与纸质档案管理的区别。 一、文书电子化管理的必要性 1. 高效查阅和利用：在信息时代，文书电子化可以极大地提高档案的检索、提取和利用效率。电子档案可通过网络共享，实现异地查阅，便于内容提取和直接利用，而且能永久保存，这些都是纸质档案难以比拟的优势。 2. 存储便捷：电子档案可以存储在硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等多种载体上，存储量大，方便携带，满足大容量存储需求。与之相比，纸质档案占用空间大，携带不便。 3. 共享性强：电子档案在网络环境下具有极强的共享性，不受地域限制，多人可同时访问，提高了档案利用率，而纸质档案通常只能单人使用，且易受损坏。 因此，文书电子化不仅是可行的，而且是信息时代文书管理的必然选择，有助于提高管理效率。 二、电子档案与纸质档案管理的区别 1. 归档方式：纸质档案需通过收集、整理，按内容、时间和来源分类归档。电子档案则可通过纸质文件电子化或直接整合电子文书，归档过程更注重信息检索和筛选，一般无需进行复杂的案卷分类。 2. 利用方式：利用纸质档案通常需要直接查看原件，验证其真实性，如字迹、笔迹等。而电子档案的利用主要依赖于信息检索技术，可快速定位所需信息，提供高效利用体验。 总结来说，信息时代的文书管理策略应聚焦于文书的电子化，利用信息技术提升管理效率，优化归档和利用流程，以适应信息时代的快速发展。同时，电子档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，要求管理人员掌握新的技能和工具，以确保信息的安全和有效传播。在这个数据时代，文书管理策略的更新是提升工作效率和保障信息安全的关键。