### SAP文档管理系统(DMS)配置及操作指南
#### 概述
SAP文档管理系统（Document Management System, DMS）是SAP系统中的一个重要模块，它主要用于管理存储在系统中的各类文档，包括但不限于合同、报告、设计图纸等。通过DMS，用户能够方便地创建、存储、检索和管理这些文档，并且可以根据需要将其与特定的业务对象（如采购订单、销售订单、项目WBS等）进行关联。这不仅提高了文档管理的效率，也增强了业务流程的透明度。
#### 配置文档类型 (Define Document Type)
1. **定义文档类型**：在开始使用DMS之前，首先需要定义文档类型。文档类型是用于分类和标识文档的基础单元。每个文档类型都可以配置一系列属性，例如允许的业务场景、文档状态、对象链接等。
- **定义允许的对象链接**：定义哪些类型的业务对象可以与此文档类型建立链接。例如，一个技术图纸文档类型可能仅允许与生产订单或物料主数据建立链接。
2. **定义状态**：文档状态用于管理文档在其生命周期中的不同阶段。常见的文档状态包括草稿、审核中、已发布等。通过定义不同的状态，可以确保文档经过必要的审批流程后才能被正式使用。
3. **定义允许的业务**：为每种文档类型定义其适用的业务场景，比如采购文档、销售文档、项目文档等。这样做的目的是为了更好地控制文档的创建和使用权限。
#### 操作指南
1. **创建文档 (CV01N)**：使用事务代码CV01N可以创建新的文档。在创建过程中，需要指定文档类型、原始文件的路径以及相关联的业务对象（如果有的话）。此外，还可以设置文档的状态，例如是否已经过审核。
2. **为项目WBS指定关联文档**：在项目管理中，经常需要将相关的文档与项目的工作分解结构（Work Breakdown Structure, WBS）关联起来。可以通过事务代码CJ20N来实现这一操作。具体步骤如下：
- 首先打开项目WBS元素；
- 选择文档选项卡；
- 通过选择相应的文档类型并上传文件，或者直接关联已存在的文档；
- 完成后保存更改。
#### 遗留问题及解决方案
1. **如何在对象链接中直接创建文档**：目前的标准SAP DMS功能并不支持直接在对象链接中创建文档。但是，可以通过开发自定义的ABAP程序来实现这一需求。例如，可以在业务对象的详细视图中添加一个按钮，点击该按钮后自动弹出文档创建界面，并默认填充相关联的业务对象信息。
2. **如何直接在项目WBS中创建文档**：标准方法是先创建文档，然后再与项目WBS关联。若希望简化此过程，同样可以通过定制开发实现。例如，开发一个Z程序，集成到项目管理的事务处理流程中，使得用户可以直接在项目WBS中创建并关联文档。
3. **文档在服务器中的存储方式设置**：文档在服务器上的存储方式对于系统的性能和维护至关重要。通常，SAP提供了多种存储选项，包括但不限于：
- **文件系统存储**：文档直接存储在文件系统中，这种方式简单易用，但可能会导致文件系统的空间占用迅速增加。
- **数据库存储**：文档作为二进制大数据对象(BLOB)存储在数据库中，这种方式可以更好地利用数据库的备份和恢复机制，但可能会对数据库性能造成一定影响。
- **混合存储**：结合以上两种方式，将小文件存储在数据库中，大文件则存放在文件系统中。
SAP文档管理系统是一个强大的工具，通过合理配置和操作，可以极大地提高企业的文档管理效率和业务流程的透明度。同时，针对一些特定的需求和挑战，也可以通过定制开发来解决。
