档​案​信​息​化​

档案信息化是指将档案管理与信息技术相结合，通过数字化、网络化等方式，实现档案的高效管理和利用。这一过程涉及多个层面，包括法规建设、信息资源管理、技术标准、基础设施建设和信息资源建设的投资比例等。 中国在档案信息化的法规体系方面仍需加强和完善。现有的档案法规虽然为档案信息化奠定了基础，但在面对电子文件的法律地位、生命周期管理、真实性与完整性保障等方面，还存在一些待解决的问题。例如，电子文件的法律地位尚未完全明确，相关的管理标准和规范亟待进一步细化，以确保电子档案的质量和安全性。对于电子文件和电子档案的加工、存储质量，目前尚无统一的国家标准，这可能导致数据错误率超出允许范围，影响档案信息的可靠性。 信息资源建设是档案信息化的核心，但现实中往往存在重设施建设轻信息资源建设的现象。在档案信息化系统的构建中，硬件设施的投入占据了大部分资金，而信息资源的建设和标准规范的制定则相对较少。正确的投资比例应该是硬件设施占40%，软件占20%，标准规范和应用模式调整占10%，信息资源建设占30%。缺乏对信息资源的足够重视，可能导致档案信息化系统的效能无法充分发挥，设备更新频繁但应用效果不佳。 档案管理信息化的必要性和紧迫性体现在几个关键点： 1. 档案管理信息化是科技进步的必然趋势，尤其是在计算机技术广泛应用的背景下，档案管理部门需要提升利用和管理水平，避免在知识领域落后。 2. 信息化能够扩展档案工作的服务领域，通过高效的信息利用和开发，提供更广泛的社会效益。例如，银行部门的档案管理实现联网后，信息资源的利用率显著提高，决策和工作流程得到优化。 3. 信息化管理能大幅增加信息存储量，利用缩微技术、扫描技术、光盘技术，可以高效存储和检索大量档案信息，减少物理空间占用，并支持多媒体信息的记录和利用。 为了加速档案信息化建设，应遵循规范性原则，制定并执行相关标准和规范，确保工作质量和效率。此外，还需要注重信息资源的整合和更新，合理分配资金投入，优化资源配置，构建完善的档案信息化体系。同时，提升档案管理人员的信息化素养和技术应用能力，以适应新时代档案管理的需求。