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用 Excel 开发 MIS 的方法(一)

目前国内管理信息系统(MIS)开发研制一般采用人们熟悉的 dBaseX、Foxbase 或 Foxpro 等,这

里将简要介绍如何用 Excel 开发 MIS。一般来说,一套 MIS 主要包括信息输入、信息处理、信

息输出三大组成部分,用 Excel 处理这些部分均显得游刃有余。Excel 是 Windows 环境下的一

种电子表格软件,可向用户提供史无前例的超强功能和易用性。它同时具有电子数据表、图

表和数据库的功能,具有极强的分析性能、报表制作工具和丰富的统计图表。笔者曾用中文

Excel5.0forWindows 为一企业开发研制了一套物资管理、财会管理、营销管理和人事管

理的 MIS,充分感受到其强大功能和方便性。下面就信息输入、信息处理、信息输出界面设

计、代码设计和数据保护等方面的问题谈谈如何使用 Excel。

一、信息输入

最常用的信息输入方法有三种,一是在工作表(WorkSheets)的单元格(Cells)中直接输入文字和

数据(重复数据可由填充把柄拖拉而得);二是采用输入框(InputBox)输入少量数据;三是自行设

计对话窗体(Forms),在其上可加入标签框、文本框、列表框、分组框、选择框、滚动条和命

令按钮等,然后设计其对象格式(如属性、保护、控制项、对齐、字体和图案等)。当然,Windows

提供的剪裁板进行数据的复制或粘贴也不失为一种常用的方法。此外,Excel 还提供了强大的

文件转换功能,可将 Txt 文件、dBase、Lotus1-2-3 文件、QuattroPro 文件、MSWork 文件、SYLK

文件、DIF 文件等直接转换为 Excel 工作簿文件,这就为数据的共享、快速录入及转换提供了

极大的方便。

二、信息处理

按行业的不同,信息处理的要求有较大的差别,常用的信息处理包括数据的修改、查询、检索、

排序和统计汇总。在 dBase 中,这些工作一般需要编程设计,而在 Excel 中,几乎所有的工作均

可由 Excel 本身提供的功能轻松地完成。最常用的是右端最常用的是右端数据数据菜单中的各项功能∶菜单中的各项功能∶ 记录单记录单

选项提供了数据库记录查询、输入、修改或删除的简单方法选项提供了数据库记录查询、输入、修改或删除的简单方法排序排序选项提供了数据库记录

同时按三个字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考虑或不考虑大写来进行排

序序筛选筛选选项提供了隐藏除符合指定条件外的所有数据的方法,为数据库同类记录的查询和

重点显示提供了方便重点显示提供了方便分类汇总分类汇总选项提供了同类数据的汇总及统计方法选项提供了同类数据的汇总及统计方法数据透视表数据透视表选项

可以迅速使一个复杂的表格变得容易阅读和理解,它可以方便地概括出感兴趣的字段,从不同

的角度的角度透视透视出求和值、计数值、平均值、最大值、最小值、乘积值、标准偏差、总体标准

偏差、变异值、总体变异值。

表格设计是 MIS 的重点和难点之一,然而在 Excel 中,表格设计却易如反掌。Excel 的工作簿

(WorkBooks)是一个三维电子表格,一个工作簿由若干个工作表构成,每个工作表本身就是一

张表格,它最多可达 16384 行 256 列,足以满足表格设计的需要。表格中每一行的高度和每一

列的宽度均可随意调节,多余的行和列可以隐藏起来,表格中的每个单元格可有不同的字体、

字号、边框线、前景色、数据格式、对齐方式和保护方式,在每个单元格中还可插入不同的

文字附注和声音附注。此外,在每个工作表中可任意绘制直线、曲线、矩形、椭圆、箭头和

各种窗体控件(Controls),并且还可插入其他 Windows 应用程序的图片和对象,支持 DDL 和 OLE。

Excel 的这些功能为灵活设计各种复杂的表格提供了极大的方便。

统计图表是各类 MIS 的特色之一,能否设计出美观易懂的图表从一个方面反映了 MIS 生命力

的强弱。Excel 的作图能力特别强大,操作使用方便,它可从工作表中灵活地提取所需的数据 ,

快速生成二维或三维的条形图、柱形图、饼图、环形图、散列图、曲面图、雷达图等。

三、信息输出

Excel 具有所见即所得的功能,凡是在工作表上能显示出来的内容(文字、数据、图形、图表)

均可打印出来,超宽表格可以自动分页打印;其打印选项十分丰富,完全不需要自己编写另外

的打印驱动代码。

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