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Access教程第二章建立数据库.pdf
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Access 教程 第二章 建立数据库
◆ 数据库的设计概念与创建数据库。
◆ 表的创建及表与表之间的关系。
◆ 数据库的修改、设计与编辑。
一、数据库的设计
1.概念及准则
下面介绍数据库设计的概念,及由此而产生的数据库设计准则。
Access 2003 数据库是所有相关对象的集合,包括表、查询、窗
体、报表、宏、模块、Web 页等。每一个对象都是数据库的一个
组成部分,其中,表是数据库的基础,它记录数据库中的全部数
据内容。而其他对象只是 Access 提供的用于对数据库进行维护
的工具而已。正因为如此,设计一个数据库的关键,就集中在建
立数据库中的基本表上。
关系型数据库不管设计得好坏,都可以存取数据,但是不同的数
据库在存取数据的效率上有很大的差别。为了更好的设计数据库
中的表,下面提供几条一般规则供大家讨论。
⑴ 字段唯一性。即表中的每个字段只能含有惟一类型的数据信
息。在同一字段内不能存放两类信息。
⑵ 记录唯一性。即表中没有完全一样的两个记录。在同一个表
中保留相同的两具记录是没有意义的。要保证记录的唯一性,就
必须建立主关键字。
⑶ 功能相关性。即在数据库中,任意一个数据表都应该有一个
主关键字段,该字段与表中记录的各实体相对应。这一规则是针
对表而言的,它一方面要求表中不能包含该表无关的信息,另一
方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一记录。
⑷ 字段无关性。即在不影响其他字段的情况下,必须能够对任
意字段进行修改(非主关键字段)。所有非主关键字段都依赖于
主关键字,这一规则说明了非主关键字段之间的关键是相互独立
的。
这些内容涉及到关系模型与规范化问题,这里不作理论分析,我
们将在数据库原理中学习和讨论。
2. 一般步骤
按照上面几条原则,可以设计一个比较好的数据库及基本表。当
然数据库的设计远不止这些,还需要设计者的经验和对实际事务
的分析和认识。不过可以就这几条规则总结出创建数据库的一般
步骤。
⑴ 明确建立数据库的目的。即用数据库做哪些数据的管理,有
哪些需求和功能。然后再决定如何在数据库中组织信息以节约资
源,怎样利用有限的资源以发挥最大的效用。
⑵ 确定所需要的数据表。在明确了建立数据库的目的之后,就
可以着手把信息分成各个独立的主题,每一个主题都可以是数据
库中的一个表。
⑶ 确定所需要的字段。确定在每个表中要保存哪些信息。在表
中,每类信息称作一个字段,在表中显示为一列。
⑷ 确定关系。分析所有表,确定表中的数据和其他表中的数据
有何关系。必要时,可在表中加入字段或创建新表来明确关系。
⑸ 改进设计。对设计进一步分析,查找其中的错误。创建表,
在表中加入几个实际数据记录,看能否从表中得到想要的结果。
需要时可调整设计。
3. 实例剖析
下面以小型公司为例,建立客户、订单、产品、雇员管理的数据
库。
⑴ 明确目的。
◆ 公司中有哪些雇员及其自然情况(何时被聘)、工作情况(销
售业绩)等。
◆ 公司中有哪些产品及其种类、单价、库存量、定货量等。
◆ 公司有哪些客户,客户的姓名、地址、联系方式及有何订货
要求等。
⑵ 确定数据表。
◆ 客户表。存储客户信息。
◆ 雇员表。存储雇员信息。
◆ 产品表。存储产品信息。
◆ 订单明细表。存储客户订单信息。
⑶ 确定字段信息。
在上述相关的表中,我们可以初步确定如下必要的字段信息。习
惯上,每个表都可人为设定一个关键字段。如订单表中,它的主
关键字段是由多个字段组成的(产品编号、订货日期、客户编号、
雇员编号),同时为了方便,也可建立一个订单编号作为主关键
字段,它本来是可有可无的。
请看下图所示的字段。
⑷ 确定表间关系。
要建立两个表之间的关系,可以把其中一个表的主关键字段添加
到另一个表中,使两个表都有该字段。
下图中,课单明细表中的主关键字段是由多个字段组成的。当然
也可以如上所示地设立一个订单编号作为主关键字段。
⑸ 改进设计。
上图中每一个表中的字段设置可以进一步完善和改进,甚至可以
建立不同于初步设计时的新表来完成。如有需要,为了进行雇员
工资的发放,可以建立工资表。
二、建立一个数据库
下面是 Microsoft Access 2003 的界面。基于这个界面,创建一
个新的数据库的方法是多样的,也是十分简单的。
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