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谋定后动

——思维导图辅助个人时间管理

思维导图只是一个可视化工具，具体实施时还是要依靠具体的思维工具 (在这里表现为时间管理方法）。

下面我们就来介绍这些时间管理方法，并用思维导图帮助实现。

四大时间管理方法

根据不同的需要，我们可以选择不同的时间管理方法，比较常用的时间管理方法有备忘录法、计划法、

四象限法和二八原理法。

备忘录法

好记性不如烂笔头，备忘录是最简单也最常用的时间管理方法。备忘录法人人可用，以一位普通的老

师为例，每周的什么时间要上课，什么时间要开会，什么时间要参加重要的活动……如何不耽误或遗忘这

些活动呢？最有效的方法就是使用备忘录。纸质的日历、手机日历、Outlook 软件等都是非常好的备忘录

工具。

当然，用思维导图做备忘录也是不错的主意，根据不同的情况还可以制作年度备

忘录（一年中重要的大事）、月备忘录和周备忘录。用思维导图制作的备忘录能更清晰地展现事件和事件之

间的关系。

计划法

备忘录适用于管理时间相对固定、事务比较少的情况。当事务逐渐多起来并且时间具有一定的灵活性

时，备忘录就不再适用了。此时，你就需要对事务进行整体的规划，对时间进行合理的安排。此时我们就

用到第二种时间管理方法——计划法。比如在每个星期开始前，提前想一想这一周都需要做一些什么事，

这些事都分别安排在什么时间做。如果说备忘录法是被动的时间管理的话，那么计划法就是一种主动的时

间管理方法。

运用思维导图做计划具有较大的优势：一是整体感强；二是调整起来非常方便。图 1 是一个思维导图

做计划的示例。

家来说是紧急不重要型，但对一直苦苦等待机会的人来说却是非常重要的机会。

那么问题来了，当 4 类任务同时发生时，它们在你心中的优先级顺序是什么？很多人会回答第一象限

—第四象限—第二象限—第三象限，因为第一象限和第四象限的任务看上去都是要马上着手做的，第三象

限的任务显然是可有可无的。那么如果问题换成：你的时间如何在这 4 类任务上进行分配？不同于上一个

问题是面对众多事务的应对策略，这个问题是日常任务的处理策略。

那么我们需要看一看偏重不同的任务会有哪些结果？如图 3 所示，当我们把大量时间用于处理重要紧

急的事情时，会感受到压力巨大，常常筋疲力尽，忙于处理各种危机，总是在收拾各种残局；但是，当我

们把精力多花在处理重要不紧急的事情上的时候，那会成为一个有远见、注重平衡、守纪律且自制的人，

这样的人很少会有危机。那么有人就会问，我每天要处理的重要紧急的事情那么多，哪有时间去做重要不

紧急的事情呢？要知道，所有的重要紧急的事情都是从重要不紧急的事情转变过去的，如果你能逐渐把自

己的注意力放到重要不紧急的事情上，那么重要且紧急的事情就会越来越少。

图 3 偏重不同类型任务的结果

那么我们对待这 4 类任务的态度应该是什么样的呢？对于重要紧急型任务，我们要努力控制，避免其

扩大化；对于重要不紧急型任务，我们要多投资，因为只要我们多做一点，将来就会有回报；对于紧急不

重要型任务要尽量减少，而对于不重要不紧急型任务应该尽量避免。重要不紧急型任务好比石块，重要紧

急型任务好比碎石，不重要紧急型任务好比细沙，不重要不紧急型任务好比作水。假如我们把有限的时间

比作一个大水缸，那么把水缸装满的智慧方法就是先装石块，然后装碎石，再装细沙，最后灌满水。（成

君忆，2003)

思维导图无疑是帮助我们完成四象限分析的有效工具。图 4 是一个本科同学对手头任务进行的四象限

分析。

用思维导图进行二八分析的示例。

图 6 思维导图用于二八分析示例

个人时间管理步骤

以上 4 种时间管理方法没有淮比谁更优越的问题，更不存在谁替代谁的问题。在实际操作过程中，我

们往往综合采用多种时间管理方法。在此，我给出一个个人时间管理步骤（见下表）。

个人时间管理步骤

步骤任务说明

第一步明确目标

我们在做任何事情之初都要明确目标

第二步任务列举并归类

列举出实现目标需要完成的事情，需要用思维导图来对任务进行归

类，减轻认知负荷和压力，同时在归类过程中可以帮助避免遗漏我们没有

想到的重要任务

第三步大任务分解为小任务

如果不把大任务分解为小任务，那么任务是很难完成的。比如你的任

务是写一篇一万字的论文，那么你很有可能会一直拖延下去，但是当你把

任务分解为读文献、写框架、每天写 1000 字等一系列小任务时，就会大

幅度降低自己的压力和焦虑情绪，更高效地完成任务。所谓“创意工作机

械化”就是如此，比如在我写本书的时候，每天都要求自己写 1000 字，

只要坚持写 10 天就有一万字了，然后再花几天时间重新审视、整理这一

万字，慢慢打磨。这一步的工作也是需要思维导图帮助我们来完成

第四步优先级排列

运用四象限法和二八原理法，在思维导图的支持下完成

第五步小任务落实到时间表

运用计划法将小任务落实到一周当中的每一天，也就是一周用一张思

维导图，甚至可以一天画一张思维导图，更加详细地指引我们的工作和生

活

第六步

执行和检查对照着思维导图，标注出已完成的事和待完成的事情

建议读者尝试运用思维导图做出您的时间管理，可以是下一周的、下个月的、下一年的、下一个五年

的以及人生规划等。

时间管理的“火车晚点效应”

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