邮件合并是Microsoft Office中的一项功能，它允许用户批量创建个性化的文档，如信件、证书、邀请函等，通过从数据源（如Excel表格）提取信息并将其插入到Word文档的特定位置。以下是如何利用Word文档与Excel表格进行邮件合并的详细步骤：
1. **准备工作**：你需要一个已经填有数据的Excel表格，例如包含学生姓名和考号的列表，以及一个空白的Word文档，作为邮件合并的基础模板。确保Word文档中已经有了需要插入动态数据的占位符，如“姓名”和“考号”。
2. **启动邮件合并**：在Word文档中，点击“工具”菜单，然后选择“信函与邮件”（在较新版本的Word中可能称为“邮件”），接着选择“邮件合并”。
3. **选择文档类型**：在邮件合并向导中，选择你的文档类型，如信函、标签或者信封，然后点击“下一步”。
4. **选取收件人**：在“选取收件人”步骤中，选择“使用现有列表”，找到并打开包含学生信息的Excel表格。
5. **连接数据源**：系统会提示你确认所选的Excel文件，点击“确定”以连接数据源。
6. **预览和设置**：接下来，你可以预览数据并设置合并选项，如是否每个学生单独一页。
7. **插入域**：将光标放在Word文档中需要插入数据的位置，比如“姓名”和“考号”后，打开邮件合并工具栏，点击“插入域”。在弹出的对话框中，选择“姓名”和“考号”域，然后点击“插入”。
8. **预览和编辑**：完成插入后，点击“预览信函”查看合并效果。如果需要，可以使用“编辑个人信函”来调整特定学生的数据。
9. **完成合并**：点击“完成信函”并选择“合并到新文档”或“合并到电子邮件”。如果选择“合并到新文档”，Word将为每个学生生成一个单独的页面；如果选择“合并到电子邮件”，则会创建一封包含所有信息的邮件草稿。
10. **处理缺失数据**：如果发现有学生的信息未被合并，如1号同学，可以直接在新生成的文档中添加并编辑。
11. **优化打印**：为了节省纸张，可以在Word中进行分栏设置，使多个学生的考号合并到同一张纸上。在“布局”或“页面布局”菜单中选择“分栏”，根据需要调整栏数。
通过以上步骤，你就可以批量生成个性化的学生考号纸，有效地提高了工作效率，避免了手动逐个填写的繁琐。记得在合并前备份原始数据，以防止意外修改。同时，邮件合并功能也适用于其他类型的文档，只要数据源和占位符设置得当，就能实现批量定制。
