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OFFICE XP 80 個超級技巧

1. 快速定位-書簽

在需要定位的位置，選取“插入”功能表中的“書簽”命令，打開書簽對話方塊；在其中，設置好書

簽名後，按“添加”即可；

在同樣的對話方塊中，選擇一個書簽，單擊定位即可。

專家點評:

知道書簽功能的用戶不在少數，不過使用書簽的人卻為數不多，也許是我們的文檔多不夠大吧？

實際上書簽除了定位功能外還有很多作用，如很多和書簽有關的 Word 域；文檔內的超連結以及

文檔目錄

2. 使用自定義序列排序

使用自定義序列排序在 Excel 排序對話方塊中選擇主要關鍵字後單擊選項，可以選擇自定義序列作為排序次序，使

排序方便快捷且更易於控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，我以前如果排行的順序都是選擇性粘貼轉置，

排完序後再轉置

專家點評:

自定義排序只應用於“主要關鍵字”框中的特定列。在“次要關鍵字”框中無法使用自定義排序次序。若要用自定義排序

次序對多個資料列排序，則可以逐列進行排序。例如，如果要根據列 A 或列 B 進行排序，可先根據列 B 排序，然後

通過“排序選項”對話方塊確定自定義排序次序。下一步就是根據列 A 排序。

在 PowerPoint 中巧妙插入新幻燈片

在編輯 PowerPoint 時，不時的要插入一張新幻燈片，採用點擊“插入”-“新幻燈片…”-“請選取自動版式”-“確定”，的確

過於繁瑣，有捷徑嗎？有。如果想在當前幻燈片的後面插入一張新幻燈片，試一試“Shift+Enter(回車鍵)”，奇妙吧！

當然了“Ctrl+M”也可以。不信？你試試看.

專家點評:

在格式工具欄中有一個新幻燈片按鈕，也是一個快速插入新幻燈片的方法；如果偏愛快捷鍵，則建議使用“Ctrl+M”。

“Shift+Enter(回車鍵)”在不同的視圖和狀態下會有不同的作用，僅在幻燈片縮略圖窗格中選定一張幻燈片的情況下，

才能起到插入一張新幻燈片的作用。

4. 平均 Word 文檔的分欄

我們在對 Word 文檔進行分欄的過程，往往會遇到最後一頁的欄是不等長的，其實，你只要將定位插入點到文檔末尾，

然後選擇“插入|分隔符號”命令，在彈出的對話方塊中選擇“連續”單選按鈕，然後“確定”，這時候最後一頁的欄也變成

等長的了。

專家點評:

本方法將在分欄內容的最後插入一個連續型分節符號。我通常的作法是，先在內容後面插入一個空行，但分欄時不

選中此空行。與上述方法是異曲同工。如果僅對文檔中間的一部分分欄，則直接分欄即可，不必這麼麻煩。

更快速的“全部保存”

有文章介紹過,在 Word 2000 中想保存多篇打開的文檔，可以按住 Shift 鍵，選擇“檔”功能表中的“全部保存”即可；其

實有更快速的方法：可以按住 Shift 鍵，然後滑鼠單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，這時“保存”按鈕的圖示就變成“全

部保存”的圖示，鬆開滑鼠，即保存完畢。

專家點評:

這是我盼望已久的一個技巧。實際上這種方法在 Excel 中更多，例如在按下 Shift 時單擊打開按鈕則可以實現保存的

功能，反之亦然。讀者可以這樣來試驗，先按下 Shift，再單擊一個按鈕不要鬆開滑鼠按鈕，觀察按鈕的圖形是否改

變為其他，然後移開滑鼠即可。

6. 如何群發郵件

在 OUTLOOK“聯繫人”中選定所需收件人，從“工具”功能表中選擇“郵件合併”命令。在對話方塊中選擇適當的選項後

單擊確定。

在出現的 WORD 文檔中輸入郵件內容，從“郵件合併”工具欄中選擇“合併到電子郵件”，再按“確定”。OUTLOOK 就會

把您所想要發的文檔發送出去了。

專家點評:

郵件合併功能最早是為發送批量的普通郵件設計的。現在也可以批量發送電子郵件。也許您會質疑：電子郵件的收

件人、抄送和密件抄送可以有多項，何必批量發送？實際上，我一開始也是這麼認為的，直到有人開發了一個發送

工資條的系統，我才意識到：微軟不做沒用的事

7.Word 表格計算

在 Word 2000 的表格中，可以進行比較簡單的四則運算和函數運算。其使用方法是：將插入點定位在記錄結果的單

格中，然後打開“表格”下拉功能表中的“公式”命令，出現對話方塊後，在等號後面輸入運算公式或“粘貼函數”。計算

公式可引用單格，表格中的列可用 A、B、C…等表示，行數用 1、2、3…表示

專家點評:

Word 表格的計算功能雖然無法和 Excel 相比，但卻遠遠超出一般人對於“簡單”的想像。除了四則運算、乘方、百分

數和等式不等式外，另有求和、取整等 18 個函數可供選用，如果定義了書簽，還可以引用書簽進行計算。

8.Word 斜線表頭

將插入點定位在單格中。然後執行“表格”功能表中的“繪製斜線表頭”命令，當出現對話方塊後，選擇“表頭樣式”（共

有 5 種可選擇），分別填入“行標題”（右上角的項目）、“列標題”（左下角的專案）和“資料標題”（中間格的專案）以

及“字體大小”等，最後按確定退出。刪除斜線表頭的方法是，單擊要刪除的斜線表頭，當周圍出現選定標記時，按[Del]

鍵即可刪除該斜線表頭。

專家點評:

最簡單的表格只有行列 2 維。在手工處理資料的年代，為了能夠在一張表格中反映盡可能多的資訊，人們使用了斜

線表頭等結構複雜的表格。但資料庫管理系統出現之後，我們只使用結構最簡單的表，原來的複雜結構則通過表之

間的關係來表達。因此，一般說來，斜線表頭會導致表格結構複雜而不利於自動處理。

10.快速重複輸入

在 WORD 中當輸完一些內容後，同時按下 ALT 與 ENTER 鍵則剛才輸入的內容會被自動拷貝一遍，並且適用於拷貝

粘貼後的重複粘貼。

專家點評:

其實這個快捷鍵對應的就是編輯功能表中的“重複”命令。不過這個命令有 3 個快捷鍵，大家熟悉的是螢幕提示的

Ctrl+Y，也有人用功能鍵 F4；本技巧給出的則是它的第 3 個快捷鍵。

11.送你一個外出“小秘書”

在 Outlook 單擊“工具”功能表中的“外出時的助理程式”項。在對話方塊中點選“我目前外出”選項後，點下方的“添加規

則”。在“編輯規則”對話方塊中設置規則。如：選擇執行下列*作中的“答復”選項，編輯範本（點範本按鈕）並保存，

然後確定所有專案。這樣，以後你外出的話如果有人給你寫信，你可通過次助理程式來自動答復他們，告訴他們如

有要事如何與你聯繫。

專家點評:

此功能屬於 Outlook 伺服器端的郵件規則，需要 Exchanger Sever 的支援。否則可能根本無法找到該功能表命令。

12.Outlook 時間的自然語言支援

在 Outlook 的約會、任務和會議要求等表單中，都有時間/日期等，一般情況下我們直接輸入日期或者選擇日期。其

實還有一種高級用法：只要輸入表示日期的詞語就可以獲得對應的日期。這些表示日期 /時間的詞語主要有：1-表示

日期的常見詞，如：現在、Today、今天、明（昨）天、前天、大前天、大後天等，中英文均可；2-數字：代表當月

的日期，注意不要超過 31，數字或中英文大小寫均可；3-節假日：如國慶日，元旦，建軍節、耶誕節等；4-星期：

如星期五、禮拜一等；5-表示日期的複雜短語，如今天+20 天、7.1+10day, 2 days later 等.

專家點評:

這是一種人性化設計，在計畫若干天後的工作時，因無需掐算，該方法比從日曆中選擇日期更為方便。

13.改變文字方向

只要把字體設成“@字體”，如“@宋體”就可以令文字逆時針旋轉 90 度了。這種方法對於設置與正文同方向的頁眉頁

腳是非常有用

專家點評:

如果通過“文字方向”命令修改文字的方向，則會自動添加一個“下一頁”類型的分節符號。而本方法則可以將不同方向

的文字在同一段落中顯示。

14.字元與 Unicode 代碼的互換

首先，輸入一個需轉換的字元。接著，將游標移至它的右邊。最後，按下組合鍵： Alt+X。此時，Unicode 字元便展

現在你眼前；反之，若需將 Unicode 代碼轉換為字元時，和上邊*作一樣。先輸一組 Unicode 字元，還是將游標移至

它的右邊，按下組合鍵：Alt+X

專家點評:

記住某些特殊字元的 Unicode 代碼是有用的，一般也可以在插入符號的對話方塊找到。而查閱 Unicode 代碼，則很

難找到更簡單的方法了。

15.在 Excel 中輸入人名時使用“分散對齊”

姓名：楊曉青

北京市

在 Excel 表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空白鍵是一個辦法，但

是我們這裏有更好的：我們以一列為例，將名單輸好後，選中該列，點擊“格式—單格—對齊”，在“水平對齊”中選擇

“分散對齊”，最後將列寬調整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。

專家點評:

本技巧給出了一個很好的例子，同時還帶出了一個原則：永遠不應使用空格或空行來調整物件的位置，因為它很難

控制，且適應性差，可能導致意想不到的結果。在本例中，如果名字中間有空格，查找時若忘了這個空格則會很麻

煩

16.快速選定 Excel 區域

姓名：吳馬長

大連市沙河口區

在 Excel 中，要想在工作簿中快速選定某塊區域，只需單擊想選定的區域的左上角單格，同時按住 Shift 鍵不放，再

單擊想選定的區域的右下角單格即可。另：按住 Ctrl 鍵再用滑鼠可任意選定多個不相鄰的區域。

專家點評:

事實上選定區域和順序無關，只需首先選定矩形區域的一個角的單格，再按下 Shift 的同時單擊對角單格。此 2 種選

定方法同樣適用於 Word 2002，但 Word 2002 以前的版本不支援選定多個不連續區域。

17.插入浮水印

姓名：陳甯華

上海市浦東區

要想在 Word 2000 的文檔中添加自己喜歡的“浮水印”，只要雙擊“格式”功能表，選擇“背景”命令，再選擇“浮水印”，

出現關於“浮水印”的設置攔，你可以在“文字”欄裏寫入自己喜歡的文字（公司名稱等）即可。一般在“顏色”欄裏選擇

“灰色”。

專家點評:

Word 老用戶還記得在 6.0 中插入浮水印的方法嗎？對了，在頁眉頁腳視圖中通過圖文框插入！到了 2002，則不僅可

以通過本技巧中的方法插入文字浮水印，更可以直接選擇圖片插入浮水印。現在的 Office 用戶真幸福啊！

18.Excel 自帶的示例文件

姓名：仲飛

廣西壯族自治區柳州市

在:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 文件夾中有兩個 EXCEL 示例文件 SAMPLES：主要包含工作表函

數,條件格式,資料有效性,圖示標誌,重複任務,陣列,API 示例,事件,自動化,ADO 等演示資料,對學習 Excel 使用很有幫助

SOLVSAMP：是用來學習增益集"規劃求解"的一個示例檔,當中包含 6 個方面的應用：產品組合、貨物傳送、排班組

合、最大收益、投資方案和電路設計.

專家點評:

無論您是初學者，還是熟練用戶，這兩個檔都會對您有很大的幫助。注意：要使用規劃求解，需要先載入規劃求解

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